Ao longo dos artigos sobre produtividade no blog, tenho insistido para os freelancers terem controle na quantidade de tempo que trabalham. Dou esse conselho porque sei o quanto é difícil controlar o número de horas que trabalhamos quando temos projetos aliciantes pela frente ou quando não existe tempo para terminarmos uma tarefa. Por vezes, a motivação para trabalhar é tanta que acabamos por ficar produzindo durante horas seguidas, sem darmos espaço para os amigos ou para praticar esporte. No fundo, perdemos o contato do mundo que não está ligado aos nossos negócios.
Mas até que ponto essas horas seguidas de trabalho estão afetando a sua produtividade? Ou seja: por mais que queira atingir um objetivo, o seu corpo tem limites e por isso em pouco tempo a sensação de cansaço pode começar a afetar a sua performance. O segredo estará sempre em conseguir descobrir qual é o seu limite e até que ponto estará trabalhando no máximo das suas capacidades.
O QUE FAZER QUANDO SOMOS OBRIGADOS A TRABALHAR MUITAS HORAS?
Vamos ser sinceros: em certos momentos da nossa vida vamos ser obrigados a trabalhar mais do que aquelas horas que definimos. Existem projetos que assim o exigem. No entanto, temos sempre de ter um cuidado especial para tornarmos essas horas de trabalho extra em algo produtivo. Digo isto porque vejo exemplos de pessoas que dizem trabalhar mais para finalizar um objetivo, mas que acabam desperdiçando esse tempo com tarefas que pouco contribuem para a evolução do projeto.
No Japão eles chamam a isso de “Karoshi”, que significa “trabalhar até à morte”. Esse termo apareceu quando os trabalhadores daquele país começaram a adquirir a cultura de produzirem durante dez a doze horas por dia. Com esse novo hábito, começaram a surgir doenças de coração e relacionadas com o stress no trabalho. Mas mais do que trabalhar mais horas, é necessário saber aproveitá-las na sua totalidade. Caso contrário, estará apenas a prejudicar a sua saúde e a perder tempo sem ter resultados práticos com isso. Veja logo abaixo, algumas dicas que podem ser úteis quando você é obrigado a trabalhar mais horas.
TENHA METAS
Uma das formas de se consegui focar com maior intensidade quando tem mais horas de trabalho pela frente é diminuir essas tarefas em objetivos mais curtos. Pensar que tem de trabalhar dez horas por dia no seu site apenas porque tem de ser, é um erro. Tente analisar:
- Quantos textos tem para escrever
- Quantas partilhas vai inserir em redes sociais
- A que horas vai verificar o email
- Saiba o que vai fazer pela manhã, tarde e noite
- Quanto tempo irá perder pesquisando novas informações
Ao saber todas as suas “mini-metas” e o que tem para fazer ao longo das suas próximas horas, obriga-o a ficar mais focado no que tem para concluir. Neste caso estará seguindo um caminho, impedindo a sua cabeça de pensar em tarefas mais vagas. Escolha o que tem para fazer e comece a desenhar o seu dia.
OLHE PARA O FUTURO
Outra das formas de você manter a produtividade em períodos de maior trabalho é ter uma visão do futuro, daquilo que você pretende para o seu negócio. Ao saber o que quer dentro de um ou dois anos, sentirá maior vontade de atingir essas metas. O meu conselho é que agarre numa pequena folha de papel e escreva apenas cinco pontos que você quer ver melhorados no seu trabalho até final do ano. Apesar de estar sobrecarregado com tarefas, ao ter uma imagem mental daquilo que pretende, irá sentir que todo esse esforço extra terá,no futuro, uma recompensa fantástica.
Se tiver algumas dúvidas nesse ponto, aconselho que dê uma leitura no nosso artigo sobre os objetivos que definimos para 2012. Nesse post, demos a conhecer o que pretendíamos para os próximos 365 dias. Quando me sinto um pouco mais cansado e fatigado pelo trabalho, dou sempre uma olhada nestas minhas metas e ganho forças para dar mais aquele pequeno passo, mas que faz a diferença no meu dia.
FOCO COM A TÉCNICA DE POMODORO
Quando sou obrigado a trabalhar um grande número de horas, a técnica de Pomodoro é sem dúvida o meu principal aliado. Aumento sempre cada pomodoro (na maioria dos casos chega a uma hora), mas defino que tenha de fazer intervalos regulares. Caso contrário, ficaria trabalhando horas a fios mas com uma produtividade reduzida, o que vai contra todos os meus princípios enquanto trabalhador. Mas para conseguir tirar o melhor proveito desta técnica, o leitor precisa de ter uma coisa: foco. Durante aquela hora, deve evitar ao máximo distrações como as redes sociais ou os celulares. Se precisar de ajuda nesse aspeto, utilize um software ou uma aplicação.
ACORDE MAIS CEDO
Acordar mais cedo traz um grande número de benefícios: é mais saudável, obriga a que tenho uma rotina de trabalho “normal” e ajuda a que esteja mais concentrado. Quando tenho de trabalhar mais horas, tento sempre acordar mais cedo do que o normal, visto que prefiro trabalhar pela manhã. Além disso, é bem menos provável você ser interrompido às sete do que à uma da manhã. Existe sempre aquele amigo no Facebook ou no Skype que gosta de ficar acordado até mais tarde. Mas com certeza, você dificilmente terá um amigo que goste de acordar mais cedo para ir perturbar quem está trabalhando. Se você é daquelas pessoas que tem dificuldade em acordar cedo, ficam aqui algumas dicas que o podem ajudar:
- Pense nas desculpas habituais que costuma dar (está frio, não estou acostumado ou “só mais um pouco”) e ignore-as
- Saia da cama logo depois do despertador tocar
- Prepare tudo na noite anterior. Além das tarefas, prepare também as roupas ou o seu material de trabalho. Assim fica mais fácil você sair da cama para ir cumprir o seu objetivo
- Dê alguma recompensa a si mesmo
SIMPLIFIQUE
Por vezes trabalhamos mais horas, não porque necessitemos disso, mas sim porque complicamos aquilo que à partida é fácil. Ficar respondendo o tempo todo a emails, ter dezenas de softwares para gerir tarefas ou fazer vários trabalhos ao mesmo tempo podem ser alguns dos seus motivos para ficar tanto tempo na frente do computador. Para ganhar tempo, o melhor que pode fazer é simplificar todos os processos. Veja alguns conselhos:
- Se está com muito trabalho, um papel e uma caneta podem ser suficientes
- Faça uma tarefa de cada vez. Quando essa estiver concluída, passe para a seguinte
- Desligue o som do seu celular em períodos de mais trabalho
- Mantenha o seu ambiente de trabalho organizado, evitando confusões com documentos
- Aponte todas as ideias que tiver no Evernote, deixando o seu cérebro mais livre de stresss
EVITE REPETIÇÕES
Quando temos mais tarefas, significa que temos de aproveitar o nosso tempo ao máximo. Caso contrário, iremos passar horas a mais na frente do computador, acumulando cansaço. Mas para conseguir ganhar alguns minutos preciosos, o leitor deve evitar ao máximo a repetição de tarefas. Aquele texto que você escreve para o seu site deve ser escrito apenas uma vez ou aquele site que você está construindo deve tentar ser finalizado à primeira. Além disso, tente eliminar o número máximo de tarefas, dividindo-as em blocos de tempo. Ou seja: verifique o email menos vezes, vá ao Facebook uma vez por dia ou tente fazer as reuniões de forma consecutiva. Quanto menos tempo perder na troca de uma tarefa para a outra, melhor.
Como pôde verificar, por vezes é mesmo necessário trabalharmos mais horas. Contudo, isso não quer dizer que tenha de fazê-lo de um modo pouco produtivo. Trabalhar mais cansa e por isso a qualidade com que passamos essas horas é determinante. Respondendo à pergunta do título, é possível sermos produtivos trabalhando mais horas, desde que consigamos cumprir alguns princípios básicos. No entanto, deixo um alerta: o exagero do número de horas de trabalho pode ser prejudicial, especialmente a longo prazo. Por isso, tenha consciência que trabalhar mais e ser produtivo, deve ser um objetivo com alguns meses, e não algo para o resto da vida.
E você, sente que a sua produtividade cai quando necessita de trabalhar mais horas? Que técnicas utiliza para manter o foco?
Abraço