Produtividade 02/09/2013

Todoist: O melhor aplicativo de 2013 para a gestão de tarefas!

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Ainda há bem pouco terminei o meu longo relacionamento com o Wunderlist. Depois de vários anos com esta excelente ferramenta, chegou o momento de dizer adeus. Os motivos são vários mas os principais estão ligados aos problemas de sincronização. Muitas vezes inseria tarefas no celular e elas demoravam vários minutos a aparecerem na versão web. Além disso, essa sincronização muitas vezes não acontecia. Então decidi procurar por outras ferramentas. Comecei pelo Asana. Confesso que até gostei mas depois apareceu outra ferramenta que me deixou empolgado: o Todoist.

Depois de várias semanas testando, fazendo perguntas no fórum e verificando se esta seria a ferramenta certa, decidi “oficializar” esta ferramenta para a gestão do meu dia-a-dia. E para que você conheça um pouco mais do Todoist resolvi fazer um pequeno resumo para vocês. Quer você seja um freelancer, um empreendedor ou apenas um curioso sobre a gestão do tempo, este aplicativo será certamente uma excelente ajuda!

SIMPLICIDADE É TUDO!

Uma das coisas que mais me agradava no Wunderlist era a sua simplicidade. Em poucos cliques as tarefas estavam apontadas. Isso é uma vantagem muito grande, pois impede que a gestão das tarefas demore muito tempo. E foi essa característica que encontrei no Todoist. Em poucos segundos crio uma tarefa, defino uma data ou crio um projeto.

O segundo ponto positivo do Todoist é que ele funciona em TODOS os dispositivos! Quer você tenha um iPhone, um celular Android ou um Mac você encontrará sempre uma app do Todoist. Até tem uma extensão para Chrome que funciona muito bem! O design em todas as plataformas é praticamente igual, o que também facilita muito o processo.

MAS COMO FUNCIONA O TODOIST?

Tal como acontece com todos os aplicativos para gestão de tarefas, o Todoist permite que você crie vários projetos e que depois adicione tarefas a esses mesmos projetos. Na imagem abaixo eu defini uma tarefa que seria a de escrever um texto sobre o Todoist para o projeto Escola Freelancer. Vejamos como fica:

Todoist - adicionar projeto

Este é apenas o primeiro passo para começar a utilizar o Todoist. Depois você poderá dividir a sua conta em vários projetos e ir inserindo várias tarefas lá. Outro dos pontos que me agrada muito no Todoist é o fato do usuário poder ver a sua organização em vários formatos: Hoje, atrasado, 7 dias ou etiquetas. Isso é um fator muito importante pois assim você pode ver o que deixou por fazer, o que vai ser feito hoje ou até mesmo o que tem para fazer nos próximos sete dias. Você poderá ainda visualizar as suas tarefas por projeto, se pretender.

Inserir datas e horários é também muito fácil. Vejamos como fazer:

como adicionar dia no Todoist

Inserir dias e horários é algo normal mas o Todoist conta ainda com mais alguns pormenores que o tornam único! Você poderá dizer que uma tarefa pode ser repetida:

  • todos os dias
  • de segunda a sexta-feira às 20:00
  • todos os dias à 1 da tarde
  • cada 7º dia do mês
  • todos os sétimos dias de maio (por exemplo)
  • a cada 3 dias começando na próxima segunda-feira
  • todos os dias às 14:30 começando a 1 de janeiro
  • todos os dias da semana
  • todo o último dia do mês
  • todas as segundas-feiras

E por aí vai! Esta opção é algo único no Todoist e é muito útil em algumas tarefas repetitivas. Imagine que você quer lavar o seu carro de três em três meses, por exemplo. Você pode definir no Todoist que essa tarefa será repetida de três em três meses. Isso é genial! O mesmo pode ser feito para a limpeza da geladeira, o contato com o cliente e muito mais.

De todas as tarefas você poderá ainda definir subtarefas, deixar apontamentos ou até mesmo fazer o upload de ficheiros que estejam relacionados com essa mesma tarefa.

Outro ponto interessante é o fato de você puder adicionar prioridades nessas mesmas tarefas. O Todoist permite até quatro graus de prioridades. Para isso basta que você adicione !p0, !p1, !p2 e !p3. Veja a imagem logo abaixo:

definindo prioridades no Todoist

Definir prioridades permite que você veja uma prioridade com cada cor ou que procure no próprio aplicativo as tarefas consoante a sua relevância. Se você quiser pesquisar apenas as tarefas de prioridade 1 poderá fazê-lo, por exemplo.

OUTRAS FUNCIONALIDADES DO TODOIST

Existem outros pormenores que eu considero bastante interessantes no Todoist. O primeiro de todos é que ele está completamente em português. O segundo é que ele todas as manhãs ele envia um boletim diário com as tarefas que você tem de realizar nesse dia. Esse resumo chega diretamente para o seu email.

E as notificações, como funcionam?

Tal como todo o bom gestor de todo list que se preze, este aplicativo tem a opção de enviar notificações. Você poderá receber notificações das suas tarefas por email, notificação no celular ou até por mensagem no celular (apesar de eu não ter a certeza se esta funcionalidade esteja disponível  para o Brasil).

Além de tudo isto, o Todoist tem ainda a opção de exportação das tarefas para o iCal ou Google Calendar, apesar desta opção estar apenas disponível para contas pagas.

QUANTO CUSTA TUDO ISTO?

A grande questão aqui é: e o preço? Quanto custa ter tudo isto? O Todoist tem uma opção grátis que permite a gestão perfeita das suas tarefas. Porém, a opção paga traz algumas vantagens:

  • Recebe notificações das suas tarefas
  • Acompanha a sua produtividade através de gráficos fornecidos pelo próprio Todoist
  • Envia anexos às suas tarefas
  • Possibilidade de utilizar etiquetas
  • Exportação de tarefas
  • Adicionar emails como tarefas
  • Alteração de templates

Com todos estes benefícios, você deve estar imaginando que o Todoist cobra um preço elevado, mas não. Por apenas 29 dólares anuais o usuário poderá a sua vida mais organizada. Eu testei durante algumas semanas a versão gratuita e depois decidi experimentar a versão paga e digo: vale a pena!

CONTRAS DO TODOIST

Depois de testar durante várias semanas o Todoist, confesso que encontrei dois problemas neste aplicativo. O primeiro de todos é que a sincronização dos calendários acontece apenas uma vez por dia. Ou seja, você adiciona mais uma tarefa e ela fica no Todoist mas não atualiza rapidamente no seu calendário.

Outro ponto negativo é que estou recebendo o meu email com as tarefas do dia…às 5 da manhã! Tentei alterar a hora mas pelo que parece isso é algo impossível.

Eu próprio coloquei estas questões ao Todoist e eles em poucos minutos responderam:

responder a mensagens todoist

Apesar de serem alguns pontos negativos, acredito que o Todoist poderá evoluir durante os próximos meses e confirmar os bons resultados que tem conseguindo.

Recapitulando tudo o que falamos neste post:

  • Crie primeiro uma conta gratuita e teste durante algumas semanas. Se conseguir adaptar-se opte por comprar a versão paga pois traz inúmeras vantagens.
  • Divida o seu Todoist em vários projetos e depois vá adicionando tarefas.
  • Defina datas e prioridades para essas tarefas.
  • Se tiver tarefas repetitivas adicione de quanto em quanto tempo vai realizar essas tarefas. Se não conseguir fazê-lo deixe um comentário no artigo que tentarei ajudá-lo.
  • Configure a sua página principal para ver apenas as suas tarefas de hoje, as que estão atrasadas ou os próximos sete dias. Aconselho (e utilizo) esta última opção.
  • Baixe o Todoist em todos os dispositivos que você trabalha de forma a manter tudo sincronizado.

E agora chegou a sua vez:

  • O que achou do Todoist?
  • Já tinha experimentado?

Até já,

Luciano Larrossa

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