Produtividade 07/02/2011

Técnica de Pomodoro: Melhorar a Produtividade

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Existem inúmeras formas de melhorar a sua produtividade enquanto freelancer. A lei de Pareto é um delas. Mas existe outra que descobri há bem pouco tempo e que me pareceu bastante interessante partilhá-la com os leitores. Tem como nome técnica de Pomodoro. Além de ser aplicável a grande parte dos negócios, este método permite ajudar aqueles freelancers mais desorganizadas e para quem o tempo parece fugir entre os dedos. Existem pessoas que não conseguem controlar o que fazem, chegando ao final do dia com a sensação que pouco fizeram. Se você é um desses freelancers, a técnica de Pomodoro é para si.

Tal como todos os outros métodos, este também exige muita disciplina pessoal. Mas acima de tudo que você se comprometa com esta técnica, que acredite nela e que a siga à risca. Não se limite a ler o que vou escrever a seguir. Se achar este método interessante, depois de ler o artigo comece a aplicá-lo no momento. Não se torne um freelancer da teoria.

Em que consiste a técnica de Pomodoro?

Este método foi criada em 1992 por Francesco Cirillo. Durante o tempo de faculdade, este italiano tinha muito dificuldade em concentrar-se. Depois de olhar para o timer da cozinha em formato de tomate (Pomodoro em italiano), Cirillo decidiu testar em si mesmo se conseguiria estudar sem parar durante 10 minutos. Para isso, agarrou no seu timer e marcou então dez minutos, nos quais deveria estudar sem ter nenhuma interrupção pelo meio. Depois de vários estudos e de tentar melhorar o seu método, Cirillo conseguiu chegar a uma técnica que o permitiu ser um estudante muito mais produtivo. A técnica de Pomodoro consiste no seguinte:

  • Trabalhe numa tarefa durante 25 minutos sem parar. No final descanse 3 a 4 minutos
  • Faça isso durante quatro Pomodoros (4 vezes 25 minutos)
  • Depois disso faça uma pausa maior

Depois de cada tarefa, marque com um X num papel significando que essa tarefa foi concluída. Contudo, se no meio do seu Pomodoro tiver vontade de fazer alguma coisa (fechar a cortina, ir no banheiro ou beber água) marque ao lado da sua tarefa essa vontade e apenas a realize quando terminar o seu Pomodoro.

Obriga-o a anotar tudo o que vai fazer

A ténica de Pomodoro é bastante simples. Para poder realizá-la basta um papel, um caneta e um cronómetro. Funciona quase como se fosse uma agenda, obrigando-o a anotar o que vai fazer e definindo um timing para todas as suas tarefas.  O facto de escrever, faz com que visualize as suas metas diárias, aumentando as suas possibilidades de serem concluídas. Para quem não tem o hábito (ou a teimosia) de não anotar e programar o seu dia, esta técnica pode funcionar como uma obrigação.

Define timings

A pressão pode ser sua aliada quando é bem utilizada. Ao definir como 25 minutos para realizar determinada tarefa, sente-se na obrigação de concluir o que se propôs, criando um stress positivo no seu trabalho. Isto é ótimo para quem gosta de enrolar no momento de fazer alguma coisa. Definir um limite obriga-o a estar mais focado na tarefa que tem de fazer, evitando distrações como o Facebook, email ou Twitter.

Descanse entre as tarefas

O tempo dos workaholics já passou. O que está agora na moda é ser produtivo, para que consiga ter tempo para si no final do dia de trabalho. Para que isso aconteça da melhor forma é essencial que consiga descansar para depois voltar mais produtivo para o trabalho. A técnica de Pomodoro obriga a isso mesmo: recuperar poucos depois de uma tarefa finalizada. Isso faz com que volte com a cabeça mais fresca para o seu objetivo seguinte, conseguindo deste modo melhores resultados no seu trabalho.

Define prioridades

Um dos grandes problemas freelancers é terem demasiado trabalho e não saberem o que vão fazer com ele, tornando-os desorganizados e pouco produtivos. Ao escrever num papel as tarefas que tem para fazer, estará a definir prioridades. Está a dizer para si, “agora vou fazer isto e aquela tarefa pode esperar”. Por vezes perdemos tempo com objetivos pouco claros, que no final do dia prejudicam em muito a nossa organização. Tarefas como fechar a cortina ou arrumar a secretária são completamente secundárias e devem ser ignoradas até que a tarefa principal (produzir) esteja realizada.

Não se esquece de nada

Ao apontar que mais tarde deve realizar alguma coisa, impede que você se esqueça daquilo que tem de fazer. Além disso, alivia a sua mente deixando-a livre para que se consiga concentrar apenas no trabalho que está a fazer. Pode parecer pouco importante, mas muitas vezes acabamos por “bloquear” pois temos que pensar em muitas coisas que devemos realizar e tudo ao mesmo tempo. Mesmo que não estejam na nossa mente naquele momento, acabam por nos perturbar. Funciona exatamente como um computador. Podem existir programas que não estamos a utilizar, mas só o fato de ter que os manter ligados acabam por consumir recursos ao nosso computador.

O mantém motivado

Ao olhar para um papel e ver várias coisas ao fim de poucas horas realizadas, faz com que se sinta motivado para seguir para a tarefa seguinte. Sempre me mostrei contra listas demasiado grandes. Elas fazem-no perder a noção do que deve ser feito mas acima de tudo contribuem para que se sinta frustrado com os objetivos que não concluiu. Portanto, é importante que faça listas pequenas mas que sejam fáceis de concluir. E nisso a técnica de Pomodoro é eximia.

Simplicidade

A simplicidade deste método é enorme. Apenas precisa de um cronómetro, papel e caneta. Existe quem defenda a utilização de grande aplicações de software para conseguir organizar as suas tarefas. Eu sou contra isso. Para mim um papel e uma caneta sempre foram mais que suficientes. Contudo e para os fanáticos por novas tecnologias, deixo aqui alguns softwares que podem ajudá-lo a lembrar quando terminam os 25 minutos:

O Pomodoro é eficaz?

Confesso que experimentei esta técnica em algumas tarefas nos últimos dias, pois só tive conhecimento dela há pouco tempo. Em tudo o que realizei, ela pareceu-me bastante eficaz. Tal como referi acima, tem inúmeras vantagens e pode realmente ajudar a todos aqueles que não se dão bem com as outras formas de gerir o tempo. Contudo, também apresenta desvantagens que a meu ver impedem que esteja mais conceituada a nível individual. Tais como:

Obriga-o a anotar demasiadas vezes

Apesar de ajudar a aliviar os seus pensamentos daquela ideia, a verdade é que o fato de ter que apontar cada vez que uma coisa lhe vem à cabeça faz com que perca certamente bastante tempo ao final do dia. Todas somadas, talvez lhe custo um Pomodoro ao final do dia.

Assume que a concentração dura apenas 25 minutos

É verdade que à medida que o tempo vai passando a nossa capacidade de concentração vai diminuindo. São coisas proporcionais que não podemos evitar. Contudo, isto irá sempre diferenciar de caso para caso. No meu caso, consigo estar concentrado durante uma hora sem sequer desviar o olhar, desde que tenha uns fones nos ouvidos. Considero que durante esse tempo consigo ser bastante produtivo. Se assumimos que 25 minutos é o nosso tempo máximo de concentração, pode impedir-nos de desenvolver essa nossa capacidade. Cada caso é um caso mas penso que apenas 25 minutos será subestimar a capacidade muitos freelancers.

A máquina tem que reiniciar muitas vezes

Quando se inicia uma tarefa, o nosso cérebro demora sempre alguns minutos até conseguir estar 100% concentrado para começar a realizá-la. Portanto, se obrigamos a que ele tenha essa função a cada meia-hora, significa que em cada 25 minutos estamos a perder 2, pois esperamos essa tempo até que o nosso cérebro assuma 100% da sua capacidade para aquela tarefa.

O que achou desta técnica?

A técnica de Pomodoro é bastante interessante, não haja dúvida. Acredito que funcione com você. Mas ao mesmo tempo assumo que possa não ser a melhor para si. Talvez o leitor consiga ser mais produtivo se trabalhar durante 40 minutos e definir isso como um Pomodoro para si. Cada caso é um caso e não devemos ser cegos ao ponto de realizarmos uma determinada técnica só porque ela é assim. O que aconselho o leitor a fazer é adaptar-se à técnica de Pomodoro conforme as suas capacidades. Para si 25 minutos é o tempo ideal? Perfeito! E se for 30 ou 40? Também não existe problema. O importante é seguir as linhas básicas: anotar as tarefas, fazer intervalos ou realizar listas curtas. O resto é conversa.

E o leitor, o que achou desta técnica? Acha que se adequa a si? Comente!

Abraço

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