Produtividade 15/11/2012

Shoeboxed: Uma excelente forma de manter os seus papéis organizados

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Há alguns meses, andei à procura de um site onde pudesse guardar todos os meus papéis, de forma a que não tenha de perder tempo no futuro com a procura de documentos importantes. Foi nessa intensa pesquisa que acabei por aderir ao Shoeboxed, um site que poderá facilitar em muito a vida de quem tem dificuldades em manter a organização dos papéis no seu trabalho. Ele funciona de uma forma bastante simples: você envia para o site todos os seus documentos e ele organiza-os, conforme as categorias e o tipo de documentos. Ou seja, você terá várias pessoas trabalhando para você, evitando gastos com empregados e mesmo assim mantendo tudo organizado e em ordem. Depois, esses mesmos documentos ficam disponíveis em versão PDF, podendo ser impressos em qualquer outro local, bastando para isso que faça o login da sua conta.

Ao longo dos últimos meses, tenho testado a plataforma para verificar até que ponto ela poderá ser interessante para os próprios freelancers, que constantemente recebem notas fiscais e documentos provenientes dos seus clientes. Uma das conclusões que cheguei é que de fato o Shoeboxed é uma solução eficaz e que pode fazer com ganhe muito tempo no seu dia-a-dia. Além disso, será sempre uma mais-valia a longo prazo, fazendo com que mantenha ao alcance de um clique documentos extremamente importantes.

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COMO FUNCIONA O SHOEBOXED

Para conseguir começar a utilizar o Shoeboxed, você apenas necessita de fazer uma pequeno cadastro. Ele até permite que você faça o seu login através da conta do Facebook. O primeiro ponto positivo é que você poderá experimentar a plataforma durante 30 dias grátis, sem quaisquer limitações, tendo mais do que tempo para adaptar-se completamente às suas funcionalidades. Agora que tem já o login feito, chegou o momento de perceber como poderá fazer o upload de todos os seus documentos para o site.

página inicial do Shoeboxed

É de fato muitos simples conseguir fazê-lo. Basta clicar no botão que está no canto superior direito do Shoeboxed e abrirá uma página para fazer o upload.

como fazer upload no Shoeboxed

Neste ponto, tenha cuidado com a opção “Process Automatically”. Se ela estiver ativada, o upload das suas imagens será processada pela equipa do Shoeboxed, sendo que poderá demorar um ou dois dias até que seja feito o upload completo das imagens, com todos os dados inseridos pela equipe. Caso pretenda fazer você mesmo (é um processo bem mais rápido), basta deixar a caixa sem o visto.

fazer um pedido no Shoeboxed

Na página principal, você também terá a opção de enviar um pedido de recibo por email a um cliente ou a um colaborador. O processo é bastante simples: “Request a receipt” e depois insira os dados como demonstrados na imagem acima. Depois de enviar, a outra pessoa irá receber um email dizendo para enviar um documento para você. Desta forma, ele poderá enviar diretamente para o Shoeboxed, fazendo com que você não tenha qualquer trabalho!

como organizar um cartao de visita no Shoeboxed

O Shoeboxed também está dividido em três categorias: recibos, cartões de visita e outros documentos. Para indexar os seus documentos nesta categoria basta que quando fizer o upload, defina em que categoria pretende que ele fica. A imagem que estão a ver em cima foi o upload de um cartão de visita que fiz. Reparem como os dados foram todos inseridos corretamente, sem quaisquer falhas. Algo muiti útil, visto que o meu trabalho foi apenas fazer o upload do documento e a equipa do Shoeboxed tratou do resto.

ENVIE O SEU ENVELOPE

como enviar um envelope para a Shoeboxed

Para facilitar o seu trabalho inicial, o Shoeboxed dá-lhe a opção de enviar todos os seus documentos num envelope, evitando que faça o upload todos eles numa fase inicial. Em poucos dias, a equipe do Shoeboxed já terá feito o upload de todos os seus documentos e inserido os dados, libertando-o da quantidade enorme de papéis que possa ter em casa.

CATEGORIZANDO OS DOCUMENTOS

Apesar de você ou a equipa do Shoeboxed poderem categorizar todos os seus documentos, você poderá sempre editá-los no futuro, alterando a data, o valor, a forma como foi enviado o pagamento ou outras dados que considerar relevantes. É muito importante que insira todos os dados possíveis, de forma a que no futuro se torne fácil conseguir encontrar esses mesmos documentos.

12 RAZÕES PARA UTILIZAR O SHOEBOXED

Depois de ter demonstrado grande parte das funcionalidades deste aplicativo (o melhor será testar você mesmo), é normal que existam algumas vantagens que o leitor ainda não tenha visualizado. Vejamos algumas delas:

  • Menos papéis no seu ambiente de trabalho.
  • Maior produtividade. O Shoeboxed faz o trabalho todo por si, tendo apenas de fazer o upload dos seus documentos.
  • Evita que a perda de documentos. Enquanto freela, perder alguns documentos podem significar que você não irá receber dos seus clientes ou mesmo que terá de pagar impostos extra sem qualquer necessidade.
  • Pode acessar aos seus documentos em qualquer computador, tendo apenas de fazer o login.
  • Não está dependente de nenhuma plataforma no seu computador para poder aceder ao site.
  • Conta um aplicativo para smartphones, o que facilita o processo de tirar a fotografia e depois inserir no site.
  • Tem também um acesso a um aplicativo para o seu computador, facilitando o processo de upload de documentos. Basta arrastar o documento para o aplicativo e o processo fica feito.
  • Pode enviar uma cobrança personalizada ao seu cliente.
  • Caso tenha de apresentar algum documento, ele está sem disponível no site. Apenas precisa de fazer o login e imprimir o documento que está em PDF.
  • Os cartões de visita ficam organizados de uma forma muito simples. Evita que você ande com as dezenas de cartões de visita atrás de si. Faça o upload de todos eles e depois pode mesmo deitá-los para o lixo porque a informação ficou toda guardada na sua conta.
  • Os mesmos cartões de visita podem ser encontrados de uma forma muito fácil. Evita aquela situação em que perde vários minutos à procura dos mesmos.
  • O Shoeboxed conta também com um atendimento muito eficiente, respondendo em poucas horas a todas as suas dúvidas e questões.

CONCLUSÃO

Trabalhar de forma eficiente com o Shoeboxed é extremamente fácil. Basta ganhar o hábito de fazer o upload dos seus documentos cada vez que o recebe. Pode parecer algo inútel até, mas garanto-lhe que irá aumentar drasticamente a sua organização e produtividade. Se você é daquelas pessoas que todos os dias lida com muitos papéis, este aplicativo é perfeito para si. Para mim, que todos os dias lido com vários documentos, foi a forma excelente de ficar com tudo nos locais certos.

O plano mais baixo permite que você, no máximo, o carregamento de cinco documentos por dia e 50 por mês, o que é mais do que suficiente para qualquer profissional autônomo. Esse mesmo plano tem um custo de 9,95 dólares por mês o que é também um preço bastante reduzido se tivermos em conta o serviço que é prestado. Se você, através do Shoeboxed, conseguir evitar um problema por ano por cliente já terá o aplicativo pago. Mas além disso, você tem acesso aos 30 dias de teste, não tendo que fazer qualquer pagamento por isso. Por isso aproveite e veja as diferenças. Aposto que irá melhorar a sua organização!

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E você, o que achou do Shoeboxed? Já tinha ouvido falar?

Abraço

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