Produtividade 23/01/2012

Realizar várias tarefas ao mesmo tempo pode ser prejudicial?

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Nos últimos dias e com o aumento do volume de tarefas, tenho sentido algumas dificuldades em gerir o meu dia a dia. Não só por tudo o que tenho para fazer, mas também pela diferença entre os variados géneros de trabalhos. Passar a nossa concentração de um texto sobre notícias sobre tênis para um que fale sobre freelancing, exige alguma ginástica mental. Não só pela diferença entre os dois temas, mas também devido à maneira como a informação é transmitida. Num site, os textos são escritas de forma mais rápida e sem grande pesquisa. No outro, é necessário alguma análise e tempo para se redigir um artigo.

Acredito que este género de situação também aconteça com você, enquanto freelancer. Ter de gerir finanças, tirar fotografias, escrever para blogs ou interagir nas mídias sociais, são tudo tarefas de graus de exigência completamente distintos, mas que se tornam necessárias para qualquer profissional desta área. Mas aí surge o problema: como fazer para gerir todas estas tarefas? Neste caso, existem duas opções. Tentar misturas os diferentes géneros de trabalhos ou concentrar-se num deles de cada vez.

multi tarefas

Uma ou várias tarefas ao mesmo tempo?

Apesar de acreditar que existam pessoas que tenham a capacidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo, o meu conselho vai sempre para que tente realizar uma tarefa de cada vez. Isto porque em termos de produtividade, tenho algumas dúvidas que uma pessoa normal consiga ter a sua concentração e capacidades no máximo quando realiza duas tarefas com diferentes níveis de exigência. Acredito que os princípios dos Zen Habits estejam corretos neste ponto: foque-se no essencial. Mais vale poucos objetivos mas concluídos, do que muitos e que ficam por realizar. Veja algumas das desvantagens em realizar várias tarefas ao mesmo tempo:

  • Pouco foco em cada uma delas
  • Tendência para fazer as tarefas mais depressa, cometendo mais erros
  • Maior número de tarefas por concluir
  • Maior desgaste psicológico
  • Perda de qualidade nas duas tarefas

Quem se concentra em apenas uma tarefa de cada vez, é normal que por vezes se sinta mal consigo mesmo por não exceder os seus limites e tentar realizar um determinado trabalho com um pouco mais de pressa. Contudo, pense sempre que a qualidade deve vir sempre antes da quantidade. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é mais ou menos igual àquelas pessoas que criam várias sites, pensando em conseguir ganhar alguns dólares em cada um deles. Não seria melhor criar dois ou três que fossem destaque numa área e aplicar-se neles a tempo inteiro? Marcas como a Apple ou o Google têm demonstrado, nos últimos anos, que a qualidade deve ser sempre o ponto diferenciador e que só assim, é possível conseguir manter-se no mercado por muito tempo.

Para que perceba melhor, vou comparar as multitarefas com aqueles freelancers que cobram pouco pelos seus serviços, de modo a conseguirem mais clientes. Ao início, é normal que consigam um maior número de trabalhos, pois fazem preços bem mais reduzidos que a concorrência. Com o passar do tempo, a acumulação de projetos acontece, mas o dinheiro ganho continua a ser pouco. Para compensar esse desequilíbrio, o freelancer decide abdicar do seu ponto forte (o baixo preço), para ganhar um pouco mais. O problema é que o que levou os clientes a procurarem por ele, deixou de existir. E agora?

Este dilema acontece bastante no mundo dos negócios. É certo que podemos sempre tentar criar preço competitivos, mas a qualidade será sempre o que fará a diferença. Levando esta análise para o campo das tarefas, é importante que você consiga encontrar um equilíbrio entre a qualidade das suas tarefas e a quantidade. Veja algumas dicas de como o fazer:

Faça um planejamento correto

Para quem tem muito para fazer, planejar torna-se uma palavra obrigatória. Quer seja na noite anterior, logo pela manhã ou no final da tarde, não interessa. É importante que você tenha o seu dia mais ou menos controlado, para que possa realizar os passos seguintes que lhe vou falar. Se ainda não tem uma agenda, aconselho vivamente que adquira uma. Só desta forma é possível separar as tarefas e não cair no erro de misturar tarefas.

Divida as tarefas em blocos

Talvez a dica mais importante de todas. Dividir o seu dia em pequenas porções torna-se essencial quando o assunto é dar um passo de cada vez. Com certeza, você tem um email, tem uma conta no Facebook e tem o seu trabalho habitual né? Dividir as tarefas em blocos implica que dê um tempo para cada uma destas tarefas. Por exemplo, se está a escrever um texto criativo para um blog, foque-se apenas nesse texto. Durante esse período, email e Facebook devem estar fora. O mesmo quando acontece com as outras tarefas. Quando estiver a ir ao email, não esteja a trabalhar. Se estiver escutando músicas para relaxar, faça apenas isso. E por aí adiante.

Funciona mais ou menos como quando você vai dormir. O sono tem várias fases. Primeiro você vai para a cama, começa a tentar adormecer e mais tarde se tudo correr bem entra num sono profundo. Agora imagine que tem o seu celular ligado. Todas as vezes que está prestes a entrar num sono profundo é acordado com uma chamada. Isso acontece seis vezes durante uma noite. Teria que atender, acordar, e depois voltar a repetir aquele ritual todo novamente. Resultado? A qualidade do seu sono não foi a melhor, o que faz com que acorde no outro dia cansado e com sensação que não dormiu bem.

Quando estiver a fazer algo, tente passar a sua concentração apenas para essa tarefa. Além de aumentar a qualidade do seu trabalho, faz com que consiga fazê-la em menos tempo.

Tenha atenção às prioridades

Quando tentamos nos concentrar em apenas uma coisa, temos que ter bastante atenção às nossas prioridades. Com isto, quero dizer que talvez seja melhor você concentrar-se naquelas tarefas que têm um prazo a cumprir (por exemplo, uma notícia para jornal), em vez de começar pelas que podem esperar um pouco mais (por exemplo, a construção de um site). Isto parece muito simples de se explicar e compreender, mas a verdade é que uma má gestão das nossas prioridades pode levar o seu dia ao caos. Veja algumas questões que pode fazer para perceber se uma tarefa é prioritária ou não:

  • Tenho um timing definido para a concluir?
  • Necessito de adquirir conhecimentos para a conseguir finalizar?
  • Preciso da ajuda de alguém ou posso fazê-la sozinho?
  • Posso delegar esta tarefa?
  • Ela pode me dar mais trabalho do que o esperado?

Ao responder a estas questões, já terá a noção se essa tarefa pode, ou não, ser prioritária em relação a todas as outras. Se a maioria destas questões for sim, talvez seja melhor você focar-se nela para a concluir antes de qualquer outra.

Cumpra os prazos

Quando definimos vários trabalhos para o nosso dia, a nossa concentração acaba por aumentar facilmente. Sabemos que temos muitas tarefas para concluir, portanto exigimos mais de nós. Algo bastante natural, que pode perceber um pouco melhor neste nosso artigo sobre a Lei de Parkinson. Contudo e quando diminuímos a quantidade de coisas a fazer, a nossa concentração automaticamente cai. Este é um dos pontos que deve ter muito cuidado quando toma esta opção.

É que apesar de aumentarmos a nossa exigência a nível de qualidade, acabamos por ser um pouco mais permissivos, caindo facilmente na tentação de perdermos o foco no nosso trabalho, apenas porque sabemos que não existe um grande número de tarefas por realizar ao mesmo tempo. Se isto lhe tiver a acontecer, pondere tomar uma atitude que transforme este seu mau hábito.

Recentemente, decidi que até ao final do ano teria que comprar um carro novo. Para isso, preciso de juntar dinheiro e fazer algo de diferente na minha rotina, para que os rendimentos pudessem aumentar. Um dos modos que encontrei para me motivar nessa minha meta foi colocar a imagem do carro no meu ambiente de trabalho. Cada vez que começo a cair na tentação de adiar tarefas, vejo aquela imagem e automaticamente recordo-me da minha meta.

multi tarefas

Automatize tudo que puder

Pode parecer tudo muito perfeito quando lhe digo que tem de fazer uma tarefa de cada vez. Contudo, os projetos que você tinha quando fazia mais do que uma tarefa ao mesmo tempo, continuam a ser o mesmo. Por isso, os níveis de exigência mantêm-se. Uma das formas de conseguir focar-se naquilo que tem para fazer e deixar outras tarefas de parte é tentar automatizar tudo o que puder. Ou seja, já aqui falamos várias vezes sobre o Timely ou o Postcron. Estas ferramentas têm dado uma ajuda fantástica no crescimento da divulgação da Escola Freelancer, com o aumento dos seguidores e fãs, respectivamente.

Para isso, apenas preciso de perder uma hora por mês (lá estou a dividir as tarefas em blocos de tempo) para agendar todas as minhas postagens nas redes sociais. Depois disso, estes sites trabalham praticamente por mim. Pode parecer que não, mas estes segundos preciosos que já não necessito de ir ao Facebook nem ao Twitter, têm me ajudado a manter o foco naquilo que tenho para fazer. Com isso, o blog continua ativo nas redes sociais, sem que tenha de exigir muito do meu tempo. Depois a única tarefa que me reserva é responder a comentários e interagir com os seguidores e fãs.

Tenha paciência

Passar de uma rotina apressada e com poucas reflexões, para algo mais pausado mas que procura a qualidade, é algo que demora. Nos primeiros dias, é perfeitamente compreensível que se sinta perdido, parecendo que pouco fez. Mas o mais importante é chegar ao final do dia e conseguir fazer um balanço positivo da sua produtividade. O stress dá-nos a sensação de que fizemos muito, quando na realidade todo esse esforço mental e físico pouco produziu de relevante.

A melhor forma de fazer a sua avaliação é chegar ao final do dia e verificar tudo aquilo que se propôs. Quantas tarefas foram terminadas? Com que qualidade elas foram realizadas? Depois disso, tente lembrar-se como eram os seus dias apressados, em que parecia fazer muito mais no final pouca coisa aparecia feita.

O mercado está pronto para pessoas assim?

Muitas pessoas gostam de espalhar a ideia de que o mercado procura sempre pessoas que façam muito e bem feito. Eu acredito que a tendência será sempre para a especialização. Com a quantidade de ofertas que exigem hoje em dia, as empresas preocupam-se cada vez mais com a qualidade do produto ou serviço do que com a quantidade do mesmo. É certo que ninguém irá procurar por um jornalista freelancer que apenas escreva um texto por dia. Mas o que será preferível: um que escreva dez artigos por dia ou um que escreva três por dia, mas que ganhe prêmios internacionais?

Para se tornar alguém que dá prioridade a uma tarefa de cada vez, também é determinante saber gerir de forma correta os principais ladrões de tempo: redes sociais, celulares e emails. Todos estes, fazem-nos perder segundos preciosos durante a nossa jornada. Se não acredita que perde, pelo menos, duas horas do seu dia com este gênero de ocupações, desafio-o a fazer uma análise no Rescue Time. Poderá ficar surpreendido com o resultado.

Com todas estas dicas, fica mais fácil ser produtivo com um pouco menos de stress na sua vida. Mas lembre-se: é uma mudança de hábito. E tal como todas as mudanças na nossa vida, elas demoram até que se tornem parte da rotina.

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