Falar em organização pessoal ou em produtividade significa saber escolher a ordem correta das suas tarefas. Esse foi um problema que me defrontei nos primeiros meses como trabalhador independente e hoje vou partilhar com os leitores, algumas técnicas e dicas que me ajudaram a conseguir encontrar mais rapidamente a sequência correta do que tinha para fazer. Quando trabalhamos sozinhos em casa e queremos iniciar um negócio próprio, temos muitas ideias na nossa cabeça. Queremos produzir conteúdo, divulgar a nossa marca ou estar em contato com os clientes, mas uma questão fica na nossa cabeça: o que devemos fazer em primeiro lugar?
Encontrar a solução para este desafio é algo que demora tempo, mas que deve seguir alguns princípios básicos de produtividade. O primeiro aviso que lhe deixo é que a definição correta das prioridades não é algo que aconteça de um dia para o outro. É uma busca pessoal constante, que demora tempo e que terá sempre que ser encontrada por si. Por mais dicas que eu lhe dê neste artigo, cabe ao leitor conseguir encontrar a sua rotina correta e tentar perceber como o seu dia pode ser mais produtivo. No fundo, qualquer empreendedor sabe o que fazer, pois é algo simples, o complicado é mesmo saber quando e como fazer. É como os hábitos: demoram tempo e não acontecem de um dia para o outro. É necessário paciência e também seguir alguns conselhos que vou dar de seguida.
1. Tenho um tempo limite para finalizar essa tarefa?
Quando pensamos numa tarefa, temos de saber imediatamente quanto tempo temos para a concluir: um dia, uma semana ou apenas algumas horas? Quanto menos tempo tiver para a concluir, mais prioritária ela será. Esta é a primeira análise que deve fazer quando se questiona sobre as prioridades. Suponha que tem um trabalho para entregar ainda esta manhã para um cliente. Ele deve ficar à frente de qualquer outra tarefa. Desta forma, poderá deixar a sua cabeça mais livre e focada na qualidade das outras tarefas.
2. Posso fazê-la em menos de dois minutos
Outro dos pontos que deve ter em conta é quanto tempo demora cada tarefa. Se a sua tarefa demorar menos de dois minutos, aconselho que a faça no imediato. Coisas como responder a um email, responder a um comentário no Facebook ou fazer um tweet importante, devem ser prioritárias comparativamente a escrever um artigo para um blog, por exemplo. Mas cuidado com este princípio: deve fazê-las antes de começar uma tarefa de maior complexidade. Não digo para interromper a escrita de um artigo para enviar um tweet. O que quero dizer é que, quando passar de uma tarefa de maior complexidade para outra, considere eliminar algumas menos demorada.
No artigo sobre dividir as suas tarefas em blocos de tempo, aconselhei que verificasse o email duas vezes ao dia. É uma opção válida, mas só para quem já está com uma rotina de trabalho bem definida. Para quem está começando a trabalhar em casa, aconselho que verifique o email entre cada tarefa de maior complexidade. Com o passar do tempo e se o seu trabalho o permitir, tente diminuir a frequência com que verifica o email.
3. Tem de ser realizar mesmo hoje?
A procrastinação é algo péssimo para qualquer empreendedor. No artigo do Paulo Faustino sobre estratégias para realizar o seu trabalho de blogueiro mais rápido, ele dá-lhe algumas dicas para combater a procrastinação. Para quem tem problemas neste aspeto, aconselho vivamente que o leia. Contudo, não podemos considerar a procrastinação sempre como algo negativo. Também faz parte de uma pessoa produtiva saber adiar uma tarefa quando ela efetivamente deve ser adiada. A isso chama-se saber dar prioridade àquilo que é prioritário e deixar de parte tarefas que, devido ao fator tempo, podem ser adiadas.
Pensar que podemos fazer tudo naquele dia, faz com que o trabalho fique acumulado e percamos a noção do que é mais importante. Consecutivamente no meu dia-a-dia, tenho adiado tarefas que considero menos importantes e que estão agendadas há mais de um mês. Isso é um problema? Talvez já as pudesse ter realizado, mas a verdade é que elas não são tão importantes como as que tenho feito no meu dia-a-dia. Compreender que o seu dia tem apenas 24 horas também é importante se quiser ser mais produtivo.
4. Está dentro dos meus objetivos?
Esta questão serve principalmente para quando nos sentimos perdidos e não sabemos o que fazer. Ao iniciar o ano, você deve definir quais são as suas metas para os próximos 365 dias (se está com dificuldades nesse campo, aconselho que leia o nosso artigo sobre as 5 regras para definir objetivos corretamente). Quando estiver indeciso se deve realizar essa tarefa ou não, uma das dicas que lhe dou é que faça esta questão: “A tarefa está dentro das minhas metas para este ano?”. Desta forma, fica mais fácil de recusar convites para ir beber café com amigos ou ficar jogando no Facebook.
Ainda no outro dia, quiseram que eu desse um maior número de aulas de ténis, algo que faço a part-time. Apesar de ser dinheiro que entraria diretamente para o meu balanço mensal, não seria algo que tivesse dentro dos meus objetivos para 2012 e retiraria horas importantes que podem ser dedicadas ao crescimento de outros projetos. Se essa opção foi a mais acertada, apenas no futuro o saberei, mas a verdade é que estou seguindo o planejado, e isso é o mais importante na hora de crescer enquanto profissional.
5. Tenho de estudar para conseguir conclui-la?
Escrever notícias de tênis é algo que faço rapidamente e que não necessito de qualquer estudo. Já falar sobre planos de negócios é algo que necessito de algum estudo, visto que não é um tema que fale correntemente. Por esse motivo, sei que a segunda tarefa irá sempre demorar um pouco mais do que a primeira. Enquanto que as notícias de tênis tenho mais ou menos uma noção de quanto tempo demoro a escrever, um tema novo sobre planos de negócios poderá sempre demorar várias horas a ser concluído.
Neste tipo de situação, aconselho que dê prioridade a estas tarefas mais demoradas e que considere um largo período de tempo para as concluir. Quando não sabemos bem o tempo que elas demoram a ser terminadas, é importante dar um espaço temporal alargado na sua agenda. Considere começar a trabalhar um pouco mais cedo nessas eventualidades para que elas não condicionem o resto do seu dia.
6. Esta tarefa está anotada na minha agenda?
No artigo em que ensinei o leitor a organizar o seu dia de forma eficiente, aconselhei que tivesse sempre à mão uma agenda, na qual apontasse todas as tarefas que tenha para fazer no seu dia de trabalho. Supondo que o leitor já adquiriu esse hábito, temos outra questão importante para resolver: como dar entrada a tarefas que aparecem no próprio dia? Devem ser resolvidas nesse mesmo dia? A resposta a essas questões é: depende. Depois de verificar todos os pontos acima (se está dentro dos objetivos, se tem um período para ser concluída, etc), terá que tomar a decisão de encaixá-la no seu fluxo de trabalho.
Enquanto freelancer, cabe a si fazer uma análise às tarefas que surjam e tomar uma decisão. Se tiver que realizá-la hoje, analise com cuidado para verificar que tarefas podem ser retiradas do seu dia para que esse novo trabalho possa ser realizado.
7. Quem pediu primeiro tem sempre prioridade?
Tenha muito cuidado com este ponto. O cliente que pediu primeiro para realizar uma tarefa tem, por norma, prioridade relativamente ao que pediu depois. Contudo, deve ter sempre em atenção à urgência com que essa tarefa tem de ser realizada. Suponha que você tem um cliente antigo e que já lhe comprou serviços importantes. Deve ter sempre especial atenção a esses tipos de casos, pois enquanto freela é importante que crie relações duradouras e que possam render mais do que um trabalho. Resumindo: trate os seus clientes mais antigos com um especial cuidado e considere sempre encaixá-los no seu fluxo de trabalho. Caso contrário, eles poderão procurar os serviços de um concorrente seu e ficará sem esse cliente.
8. Esta tarefa poderá ser delegada?
Para quem tem uma equipe de trabalho, poderá sempre surgir a hipótese de delegar as tarefas, deixando as mais prioritárias para si. Mas para isso, terá sempre que fazer uma análise para perceber se os seus colaboradores têm capacidades de desempenhar esses trabalhos tão bem quanto você. Delegar apenas porque normalmente uma tarefa não lhe dá muito prazer não é uma boa política. Enquanto líder de uma equipe, opte apenas por delegar nos momentos em que está sobrecarregado e em funções que os seus funcionários se sintam confortáveis de desempenhar.
Como prioriza as suas tarefas?
Como pôde ver, existem sempre muitas questões que deve fazer na hora de definir as prioridades nas suas tarefas. As pessoas mais produtivas não o são por acaso, mas sim porque sabem o que devem fazer primeiro. Por mais técnicas de produtividade que utilize como a Técnica de Pomodoro ou a Lei de Pareto, você só será realmente mais eficaz quando souber priorizar de forma correta os seus trabalhos.