Produtividade 23/11/2011

Quanto tempo demoro a melhorar a minha produtividade?

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Quando tentei parar de ser uma pessoa completamente desorganizada e sem objetivos, para alguém que sabia o que queria e para onde ia, passei por um período em que fazia todos os esforços para conseguir ser mais produtivo mas não vinha qualquer evolução no meu dia-a-dia. O esforço parecia enorme, mas as mudanças eram poucos visíveis. Na altura estava bastante perdido, mas aos poucos fui entendo que estava a cometer vários erros. Ter essa sensação é algo normal, pois nada no mundo dos negócios ou da produtividade vai acontecer de um dia para o outro.

O problema é que a maioria das pessoas não tem paciência para superar essa fase intermédia, entre a desorganização e a melhora da nossa produtividade. Mesmo que utilize a Técnica de Pomodoro, tente organizar o seu dia ou faça uso da Lei de Pareto para ir de encontro àquilo que você quer, o tempo é algo completamente fundamental para ir aprimorando todas estas técnicas. Isto porque nem todas encaixam literalmente na nossa personalidade. Para lhe dar um exemplo e voltando à Técnica de Pomodoro, eu tentei utilizá-la e vi que não se adequava ao meu estilo de trabalho. Isto porque eu consigo estar muito mais tempo do que 25 minutos concentrado numa tarefa, acontecendo que aquelas pausas de cinco minutos não me estavam a ajudar, mas sim a prejudicar. A única coisa que fiz foi alterar esse período de tempo para uma hora, fazendo depois o intervalo de cinco minutos.

A adaptação é diferente de pessoa para pessoa

Mas afinal, quando tempo vou eu demorar até sentir as melhoras da minha produtividade? Isso depende muito das características de cada um. Se eu naturalmente sou uma pessoa que organiza o ambiente de trabalho e não deixa nada para amanhã, mais facilmente irei adaptar-me a algum método. Mas se a sua vida anda completamente ao contrário e o seu dia-a-dia é uma confusão tremenda, talvez demora mais alguns meses, mas com certeza irá lá chegar. Veja algumas dicas do que pode fazer se está a sentir que a sua produtividade não evolui:

produtividade

1. Divida em tarefas menores

Passar de uma pessoa desorganizada para alguém super produtivo nunca irá acontecer de um momento para o outro. O segredo para conseguir fazê-lo de um modo mais gradual é definir por objetivos mais pequenos. Vamos supor que você faz os seguintes erros:

  • Não organiza o seu dia na noite anterior
  • Tem dificuldades em definir as suas tarefas prioritárias
  • Gosta de ficar perdendo tempo em frente ao computador em coisas que não interessam em vez de estar a trabalhar, perdendo horas preciosas
  • Deixa constantemente a sua casa desarrumada
  • Tem dificuldades em cumprir o que tem para fazer no seu dia
  • Deixa tudo acumular

Todos estes “sintomas” são bastante habituais na maioria das pessoas. Se tentar resolvê-los todos de um dia para o outro, o mais certo é que num dia funcione bem, no seguinte mais ou menos e que no terceiro desista. Isto acontece porque tentou mudar radicalmente o seu dia-a-dia, sem perceber se estava realmente preparado para isso. Faça o seguinte: escolha apenas uma destas tarefas para cumprir durante um mês. Faça todos os dias durante 30 dias, sem falhas. No mês seguinte, faça o mesmo para outro ponto.

Se seguisse estar ordem, em seis meses terá eliminado todas aquelas dificuldades que falei acima. Demora? Sem dúvida, mas esta é a única forma de enraizar os hábitos na sua cabeça. Esqueça a mudança da noite para o dia, isso é coisa de filmes.

2. Adapte as técnicas ao seu dia a dia

Enquanto jornalista, não poderia seguir o conselho de verificar o email apenas uma vez por dia, isto porque era essencial que o visse três a quatro vezes em oito horas de trabalho. A única coisa que tive de fazer foi adaptar esta técnica ao meu dia-a-dia para, assim, conseguir melhorar a minha produtividade. Cada técnica tem os seus princípios básicos, mas você não deve tentar fazer exatamente aquilo que elas dizem. Ao fazer isso, em vez de estar a melhorar a sua produtividade estará a diminui-la. Outra das dicas que lhe dou é que as adapte à sua realidade e consiga, dessa forma, tirar o maior proveito delas.

3. Encontre aquela técnica que melhor se adapta a si

Hoje em dia existem inúmeras dicas para melhorar a sua produtividade. Todas elas têm o mesmo objetivo, mas com certeza algumas são contraditórias. Por exemplo, a Lei de Parkinson diz que eu devo me focar ao máximo numa tarefa e definir um período de curto para a terminar e só aí descansar. Já a de Pomodoro diz-lhe para descansar de 25 em 25 minutos. Qual devo utilizar afinal? Irá sempre depende de si. Há quem aguente trabalhar mais tempo (use a de Parkinson) e há quem tenha um período de concentração mais curto (use a de Pomodoro).

4. Dê recompensas

Uma das formas de acelerar o processo de aumento de produtividade é dar recompensas cada vez que cumpre o objetivo que definiu. Isso aumenta a nossa motivação e faz-nos acreditar que estamos no caminho certo. Veja aquele jogo de futebol que tanto queria ou coloque músicas para relaxar, o método não interessa. Fique satisfeito com aquilo que cumpriu e com a recompensa que recebeu.

5. Partilhe com outras pessoas

Um dos pontos que mais ajudou a evoluir rapidamente a minha produtividade foi o fato de partilhar esse meu objetivo com outras pessoas. Com isso, consegui que elas me corrigissem quando estava tendo atitudes erradas ou me dessem dicas valiosas, que ainda hoje fazem a diferença no meu dia-a-dia. Guardar este objetivo apenas para si faz com que demore mais tempo, sendo que nada tem a ganhar com isso.

E se minha produtividade continua sem aumentar?

O primeiro ponto que tem de colocar na sua cabeça é que todos podemos ser mais produtivos. Não interessa quem você era, o que você fazia ou o seu estilo de vida. Todos temos capacidade de mudar o futuro. Um dos problemas é que as pessoas começam por ter expectativas demasiado altas. Por exemplo, querem de um dia para o outro fazer três ou quatro vezes mais tarefas do que faziam antigamente. Esqueça, isso é impossível! Tal como nas apostas, as expectativas podem ser os nossos piores inimigos. Comece com calma, pois o mais importante não é a mudança para amanhã, mas sim da sua vida num todo.

Outro dos problemas é você se comparar com os outros. Se está num período difícil e com dificuldades em melhorar a sua produtividade, essa comparação irá sempre surgir como um pensamento negativo. Cada um tem o seu tempo. Se o vizinho do lado conseguiu mais rapidamente do que você, ótimo! Você também irá chegar lá, mas talvez precisa de um pouco mais de tempo.

O último concelho que lhe posso dar para conseguir alavancar de uma vez por todas a sua produtividade é que aceite os seus erros. Você é um humano, e tal como qualquer ser vivo irá errar e ter defeitos. Tem dificuldades em organizar o ambiente de trabalho? Não há problema. Faça primeiro o que tem a fazer, coloque esta tarefa na sua lista de objetivos a ser melhorado. Quando chegar o momento, trate de a resolver. Para já, faça o que é prioritário. Com o tempo, turo irá ser resolvido.

Resumindo, a produtividade é algo muito pessoal, mas uma coisa é certa: pode ser melhorada por todos. Se isso não está a acontecer, tente perceber porquê com algumas das dicas que lhe dei acima.

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