Produtividade 25/03/2013

Os quatro ciclos da gestão de tempo: como ser bem sucedido em todos eles

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Conseguir gerir o tempo de uma forma eficaz é um desafio que todos os profissionais enfrentam. Quer seja um simples estudante, até um freelancer em início de carreira passando pelos gestores das grandes empresas. Todos têm dificuldades em gerir o tempo e colocar a sua vida “em ordem”, tendo equilíbrio e resultado ao mesmo tempo. Durante os dois anos já de blog já produzi um ebook gratuito sobre o tema e já falei a gestão de tempo em posts como este, este e este. Contudo, nunca é demais explorar temas relacionados com a produtividade. Uma má gestão nesta área pode prejudicar não só a sua vida profissional mas também trazer prejuízos para a sua vida pessoal.

Apesar de encontrar-mos por aí muitos livros sobre o tema, poucos se preocupam em saber qual a fase em que você está ou se você já tem algum controle sobre a sua vida. Eles apenas se focam em ensinar técnicas de produtividade mas esquecem-se que cada caso é único e que como tal, é necessário adaptar a gestão do tempo às características e ao momento dessa pessoa. Daí ser tão difícil afirmar que a gestão do tempo é definida por regras. A gestão do tempo, bem pelo contrário, tem alguns princípios, que se adaptam conforme a sua situação atual.

Se você é uma pessoa que está completamente desorganizada, terá de tomar algumas medias. Mas se, por outro lado, você tem algum tipo de organização e apenas quer melhorar um pouco o foco, as medidas a aplicar serão muito variadas. Pretende onde quero chegar? É muito complicado terminar um livro e uma palestra e saber o que fazer. Mas para resolver esse problema, vou falar hoje sobre alguns dos principais ciclos da gestão de tempo e o que poderá fazer para resolver todos esses problemas.

1. MUITO OCUPADO E COM POUCO RESULTADO

É o pior cenário que pode existir. Conheço um presidente de um clube que é assim: trabalha todos os dias das sete da manhã às oito da noite e não pára durante o final de semana. Adora dizer que trabalha e parece se sentir feliz com isso. Apesar de ser uma pessoa que supostamente está muito ocupada, os seus resultados são irrisórios, mantendo apenas uma empresa pequena com dois empregados. Não retiro valor ao seu esforço, mas não acredito que uma empresa daquele tamanho exija tantas horas de trabalho.

Mas o que falta a estas pessoas? Em primeiro lugar, acredito que um má definição de prioridades é o principal motivo. Como não são capazes de libertar, organizar ou excluir as “pequenas pedras da sua vida”, acabam deixado as principais rochas de parte. E aí a academia fica para trás, as férias já não vão acontecer e o tempo para a família passa sendo curto. Mas porque será que isso acontece a apenas algumas pessoas? A resposta é simples: má gestão de prioridades.

Estas pessoas não sabem o que fazer primeiro nem o que deve efetivamente ser tratado com maior prioridade. Confundem o urgente com o importante e esse é outro dos grandes erros. Afinal de contas, quando é que uma tarefa é urgente e quando é importante? Para responder a essa pergunta dê uma olhada neste artigo.

Como fazer: Agarre numa folha de papel e planeje a sua semana. Depois de fazer esse planejamento e de definir as tarefas que tem para fazer, veja quais são os momentos do dia que não contribuem em nada para o seu crescimento ou para o da sua empresa e deixe-os de lado. Aprender a dizer que não é o primeiro passo para sair desta sua situação de sufoco em que se encontra.

2. COM RESULTADO MAS MUITO OCUPADO

Este é o tipo de pessoas que conseguem resultados fantásticos mas começam a deixar outras pontos da sua vida para trás. São aquele tipo de pessoas que deixamos de ver há um ano e estão com ótimos resultados na sua empresa mas estão solteiros, engordaram e estão fumando cada vez mais. Certamente conhecerá o exemplo de uma pessoa assim! Se por um lado é muito importante ser bem sucedido a nível profissional, por outro lado deixar a parte pessoal de lado trará problemas mais tarde tais como doenças, depressões, etc.

Pessoas nesta situação estão apenas focadas no dinheiro mas esquecem-se que o mundo à sua volta influencia a sua performance no trabalho. Um estudo realizado pela Escola de Psicologia da Universidade Anáhuac do Norte, no México, concluiu que mais de 20% da sua população é workaholic. Leia aqui algumas das principais conclusões:

“Segundo os especialistas, as pessoas que trabalham de forma compulsiva geralmente buscam refugio no escritório para encobrir de certas situações pessoais. A atitude, porém, pode facilmente passar despercebida, até porque culturalmente os profissionais que se dedicam com afinco às suas tarefas são bem visto por seus chefes e colegas.

A doença não inclue os profissionais que trabalham mais de 8 horas diárias por necessidade econômica ou temporariamente. O workaholic é diferente, não sabe como se controlar e busca no trabalho sua opção para seguir adiante. Essas pessoas, de acordo com os especialistas, também têm dificuldade para delegar responsabilidades, são desconfiadas e seu ciclo de amizade se restringe aos colegas de trabalho ou a contatos que podem trazer benefícios profissionais. E mais: têm medo do tempo livre, porque acreditam que é um tempo pedido, além do mais não sabem como aproveitá-lo.”

gerir o tempo como fazer

A reportagem falava de profissionais que apesar de trabalharem mais horas do que o habitual, não conseguiam ter resultados superiores. Isso deve-se, principalmente, à falta de metodologia e de definição de prioridades. Por isso, podemos concluir que existem aqui dois tipos de pessoas: as que trabalham muito e que têm resultados e as que trabalham muito e mesmo assim deixam tarefas pendentes. Como é óbvio, estes últimos estão numa situação bem mais complicada.

Como fazer: Em primeiro lugar, desligue tudo o que o possa ligar ao trabalho nas horas vagas. Deixe de lado os celulares, a internet ou outro objeto qualquer o faça lembrar de tarefas. Depois, encontre um hobby. Existe algum esporte que goste de fazer? Então comece desde já as suas aulas. Eu desde que comecei a correr regularmente a minha mente ficou mais focada quando trabalho. E por fim, antes da ir dormir, tire um tempo para estar com alguém que mais gosta e tenha algumas horas de conversa. Verá que assim, quando se for deitar, terá a sua cabeça muito mais vazia.

3. COM POUCO RESULTADO E POUCO OCUPADO

Esse gênero de pessoas têm crescido muito ultimamente, muito por culpa das novas tecnologias que facilitam o trabalho e acabam tornando as pessoas mais sedentários. Hoje em dia, em Portugal, os jovens já não querem sair de casa cedo: querem uma vida tranquila, com pouco resultado mas com pouco stress. E não se importam de viver assim. Isto parece tudo perfeito, mas aí deixam de comprar o carro novo, evoluir na sua carreira profissional ou mesmo de conhecer outros locais. Ficam fechados no seu mundo, tranquilos e sem evolução.

O problema deste estilo de vida demasiado zen está no futuro: como vão sobreviver estas pessoas quando pretenderem ter uma vida a dois, um filho ou mesmo construir uma casa? Será muito difícil. O problema é que elas não vêm isso agora, enquanto estão na fase inicial da sua vida profissional. Este tipo de pessoas apenas ganhará essa consciência quando começar a ver o mundo à sua volta em completa evolução e eles a ficarem para trás. Mas quando se dão conta disso já é tarde demais…

Como fazer: É necessário, inicialmente, responder à pergunta: o que queres ser/fazer? Depois de ter essa resposta é preciso dar os primeiros passos, como procurar um emprego nessa área ou estudar para conseguir trabalho. Mas a grande mudança está relacionada com a definição de objetivos. Por norma, este tipo de pessoas vive apenas o dia-a-dia, deixando a preocupação do amanhã para quem está responsável pela sua sustentação financeira (em grande parte dos casos são os pais os responsáveis isso). Para realizarem uma mudança completa na sua vida, estas pessoas precisam de aprender a definir objetivos.

4. SEM DEFINIÇÃO DO QUE DEVE FAZER

No ponto anterior que falamos, apesar dos intervenientes estarem “perdidos”, eles sabem que querem ter qualidade de vida, mesmo que isso cause alguns problemas no futuro. Por outro lado, existem pessoas que estão numa situação pior do quessa. Elas estão completamente perdidas na sua vida. Por um lado elas querem estar ocupadas, por outro, não sabem o que devem fazer para organizarem o seu tempo e assim estão sempre frustradas. São aquelas pessoas que quanto mais trabalham menos conseguem pagar as suas contas ou ter tempo para a família. No nosso primeiro ponto (muito ocupado e com pouco resultado) falamos de pessoas que conseguiam ter algum resultado na sua vida. Mas este último ponto é ainda mais preocupante: por mais que trabalhem, os resultados só tendem a piorar.

É o chamado “ciclo da frustração”. Nestas situações, o tempo é curto, o stress aumenta e a gestão financeira é cada vez pior. As pessoas que normalmente estão nesta fase sabem que têm de mudar algo, mas estão tão ocupadas com as tarefas do dia-a-dia que não têm tempo para isso. Algumas das características das pessoas que estão neste ciclo:

  • Falta de definição de metas.
  • Pensam apenas no hoje e nunca conseguem cumprir o pouco que planejam.
  • Procrastinam quando têm tarefas realmente importantes.
  • Tudo é urgente.
  • Ficam tristes ao domingo pois segunda-feira começa tudo de novo.

O grande problema aqui é que tudo vai piorando. Você nem sequer consegue manter os resultados do ano passado. E aí os alicerces (família, saúde, emprego e gestão financeira) começam a esmorecer.

Como fazer: Nestes casos é importante fazer a mudança antes de chegar ao fundo do poço. Pode fazê-lo quando lá chegar, mas o tempo para recuperar será muito maior. O passo inicial é você reconheça que está num mau momento da sua vida, que está com dificuldades. Depois, necessita de encontrar tempo para priorizar. Coloque tudo num papel e analise o seu dia-a-dia. Faça também uma planilha financeira, visto que em grande parte destes casos a vida financeira também está um caos. Agora é focar em poucos pontos e mudando um de cada vez. O grande problema destas pessoas é que mesmo quando querem mudar, visualizam um panóplia de problemas e não conseguem transformar um objetivo grande em passos mais pequenos.

Analise e decida o que é mais importante mudar para você neste momento. É a sua rotina, os seus hábitos ou a sua gestão financeira? Aí foque-se num deles. Eu entendo que os outros pontos também podem não estar muito bem, mas tente inicialmente resolver um problema e depois passe para o próximo e por aí adiante.

COMO COMEÇOU A SUA MÁ GESTÃO DE TEMPO E PRIORIDADES?

Como é óbvio, nenhum destes ciclos que apresentei anteriormente são favoráveis. Todos eles apresentam problemas e devem ser alterados o quanto antes. Porém, ainda existe um quinto ciclo de gestão de tempo, que aquele em que os seus intervenientes conseguem resultados e equilibrio na sua vida pessoal ao mesmo tempo. São profissionais que sabem o que é prioritário, sabem quando dizer “sim e não” e sabem que a sua vida pessoal é tão importante como o trabalho. Eles têm uma visão clara daquilo que querem. Tudo parece dar certo com essas pessoas. Veja algumas das suas principais características:

  • Equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
  • Crescimento constante da sua gestão financeira.
  • Têm tempo para cuidar dos filhos e cuidar de si mesmo.
  • Sabem que cada decisão, por mínima que seja, tem alguma influência no seu dia-a-dia.
  • Age rapidamente quando algo tem que mudar.
  • Raramente procrastina, aproveitando muito bem o seu tempo.
  • Respeita, acima de tudo, o seu tempo.

Mas mais do que entender como chegar a um patamar desses (explorarei esse tema num próximo artigo), é importante entender como chegou a um dos quatros ciclos que falei anteriormente. Vejamos alguns dos hábitos comuns.

VÍCIOS CULTURAIS

Já ouvi amigos meus dizendo “não conheço ninguém que planeje o seu dia e por isso não deve ser necessário”. Isso é uma afirmação verdadeira tendo em conta que vivo num país como Portugal, em que grande parte da população vê o último momento como a melhor altura para fazer alguma coisa. Têm de pagar uma conta daqui a dois meses? Pagam no último dia. Têm que entregar um trabalho no colégio? Usam a Lei de Parkinson e entregam apenas na última hora disponível. E por aí adiante. É um hábito cultural difícil de mudar. Acredito que no Brasil a realidade não seja muito diferente.

Este hábito cultural é péssimo e prova que muitas pessoas entram num dos ciclos que falei anteriormente apenas porque “sempre foi assim e sempre será”. Se você vê todas as pessoas sem foco e desorganizadas no dia-a-dia, a sua tendência é para ser assim. Apenas um pequeno percentual de pessoas vai tomar uma atitude e mudar essa realidade. Mas antes disso terá que passar por um processo de “desaprovação” da sociedade. Eu próprio, quando era mais novo, era muito desorganizado. Levava apenas um livro para o colégio, nunca sabia de nada e deixava tudo para última hora. Era “vítima” do sistema que está enraizado na sociedade. Porém, fui viver sozinho com 19 anos e isso permitiu que me isolasse um pouco da realidade, começasse a ler livros sobre produtividade e mudasse a minha realidade. Se não tivesse começado a viver sozinho certamente essa minha realidade não teria mudado e hoje estaria num dos ciclos falados anteriormente.

Hoje em dia o Facebook é o melhor exemplo. Quantas e quantas pessoas não conseguem fazer uma gestão do tempo correta apenas porque perdem muitas horas nessa rede social? Milhões! São empurrados pela sociedade, tentando estar onde estão as pessoas mais próximas. Sem muita disciplina pessoal essa mudança não é possível.

os principais erros na gestão do tempo

AS ESCOLHAS

Lamento informá-lo mas esta é a verdade: você está onde você merecia estar. Salvo algumas exceções de doença ou desastres pessoais, todas as pessoas estão onde deveriam estar e isso é o resultado do seu esforço e planejamento anterior. Está sem foco? Você próprio tem permitido que isso aconteça. Não consegue organizar o dia? É porque você não tentou o suficiente ou ainda não encontrou o seu método.

“Dizem que sou um cara de sorte. Só sei que quanto mais me esforço mais sorte tenho!” (Anthony Robbins)

Grande parte das pessoas gosta de culpar terceiros pelas situações que acontecem. Esse é o primeiro passo para entrar num dos quatro ciclos que falei anteriormente e começar a piorar os seus resultados. Mas como alterar essa situação? O primeiro passo é, sem dúvida, fazer uma pergunta chave cada vez que tiver de tomar uma decisão:

“O que estou fazendo vai de encontro aos meus objetivos e metas que tracei?”

Se não for, não tenha receio em dizer não. Faça isso de forma educada mas dê clara noção de que você está decidido nesse novo passo. Uma das razões porque grande parte das pessoas tem problemas na gestão do tempo é porque elas não sabem dizer não. Estão sempre com receio de que a outra pessoa fique com uma opinião negativa sobre ela. Então acabam dizendo “sim” para tudo, comprometendo o seu dia-a-dia e a sua felicidade. E tal como tudo na vida que é repetido muitas e muitas vezes, dizer sim acaba virando um hábito!

FALTA DE CORAGEM DE MUDAR A ZONA DE CONFORTO

Ficar fazendo o mesmo durante toda a vida é algo que muitos profissionais sonham, pois é sinónimo de segurança e estabilidade. Na teoria parece funcionar muito bem, mas o que eles não percebem é que essa mesma segurança é o primeiro passo para começarem a cair em ciclos perigosos do seu plano de carreira. De uma forma muito resumida, zona de conforto é a situação que as pessoas gostam de ficar, quer seja por acomodação ou por preguiça de mudar. São vários os exemplos que podemos dar sobre esta área:

  • Sabemos que adiar o despertador é prejudicial mas muitas vezes ainda o fazemos.
  • Comemos fast food mesmo sabendo dos maleficios de gênero de comida
  • Deixamos de escrever algumas tarefas no bloco de notas apesar por preguiça apesar de sabermos que mais tarde é muito provável que nem sequer nos lembremos dela.
  • Podemos pagar menos alguns centavos se trocarmos de operadora mas não fazemos isso porque dá muito trabalho.

Estes hábitos são limitadoras porque impedem o profissional de encontrar novos hábitos e novas ferramentas que melhorem a sua performance profissional. E aí ele acaba, sem se dar conta, por entrar num dos quatro ciclos. O meu conselho é que faça algo novo regularmente. Todos os anos tenho o hábito de mudar algo no início do meu ano. Ir praticar um esporte novo, aprender outra língua ou ter outro gênero de experiência profissional são apenas algumas das mudanças que obrigo a mim mesmo no início de cada ano. Não aprender novas ferramentas é ficar parado.

CONCLUSÃO

Se você caiu nos quatro ciclos da gestão de tempo que falamos acima, está na hora de você mudar. No final de cada ponto terá informações importantes para alterar a sua situação. Mas se mesmo assim você sentir dificuldade, deixe um comentário logo abaixo que tentaremos ajudá-lo. Neste post realcei também as três principais causas que podem ter feito você entrar nesse ciclo. Preste atenção a todas elas para que não volte a cometer esse erro novamente. Espero que o texto possa ter sido útil para você e se você conhece alguém que está num destes quatro ciclos, partilhe este conteúdo com os seus amigos. Certamente será uma excelente ajuda!

Abraço e bom trabalho!

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