Produtividade 08/02/2012

10 erros que você está a cometer na organização do seu dia-a-dia!

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Artigos sobre como desenvolver a disciplina pessoal ou organizar o seu dia, são dos que ainda recebem mais visitas e comentários aqui no blog, apesar de serem alguns dos textos mais antigos que já escrevi. Muitas pessoas afirmam que esses posts mudaram a vida delas e alteraram toda a perspectiva que tinham sobre organização no ambiente de trabalho. São feedbacks que me deixam bastante satisfeito, mas que também me preocupam por ver que ainda existem pessoas cometendo erros básicos na sua organização. Menos produtividade significa várias horas da sua vida perdidas com tarefas de pouca relevância e falta de foco naquilo que é essencial para o seu trabalho.

O foco é exatamente a questão principal no que toca ao aumento de produtividade. Sem objetivos e metas bem definidas, torna-se muito fácil para alguém que está a trabalhar em casa perder a noção daquilo que tem para fazer. Ficar verificando o Facebook ou o Google Plus várias vezes por dia tornam-se atitudes tão normais como tomar banho, mas que pouco contribuem para aumentar os seus rendimentos. Sem dar conta, estará perdendo duas a três horas por dia em redes sociais. Se acha que isso não acontece, aconselho vivamente que faça uma pequena análise à sua produtividade com o Rescue Time.

Mudando hábitos antigos

O que dá mais trabalho e que demora mais tempo é, sem dúvida, alterar hábitos antigos. Eles estão tão enraizados no nosso dia-a-dia que fica difícil conseguir eliminá-los. É mais ou menos como as pessoas que pretendem deixar de fumar. Além da dependência física, agarrar num cigarro é uma rotina que está presente na vida de um fumador. Por isso, trocar o estilo de vida depende em muito da vontade da pessoa. Se ela quiser cumprir essa meta, é um primeiro passo importante para deixar o vício. Se não quiser, bem pode tentar várias estratégias que dificilmente alguma irá obter resultados.

A mesma lógica aplica-se na mudança de hábitos de produtividade. Se quisermos mesmo ser mais produtivos e fazer as tarefas em menos tempo, encontraremos sempre uma forma de o fazer. Por outro lado, se tomarmos essa opção apenas “porque sim”, todas as estratégias que iremos utilizar serão inúteis. Para que este texto possa ser-lhe útil, o primeiro passo é reconhecer os erros que está cometendo e querer mudar. Quando esta atitude estiver completamente enraizada, aí sim estará pronto para a mudança. Aceita o desafio?

organização

1. Não planejar o dia

Pelos comentários que vejo em outros artigos, ainda existem muitas pessoas teimando em “utilizar” uma agenda mental para organizarem o seu dia. Eu sei que esse hábito pode funcionar, não tenho dúvidas disso. Conheço pessoas que conseguem trabalhar tendo tudo organizado na cabeça. O que está em questão não é se alguém consegue trabalhar assim, mas sim que produzir dessa forma acaba por gerar muito mais trabalho.

Utilizar agendas online ou mesmo físicas facilitam a organização do nosso cérebro e fazem com que o dia de trabalho aconteça de forma bem menos estressante. Conseguir o hábito de planejar o dia antes de dormir é a melhor atitude que deve ter. Se não o conseguir fazer, ao menos pondere escrever as suas tarefas num papel antes de ir trabalhar. Se tem dificuldades neste aspecto, aconselho que dê uma leitura no nosso artigo sobre as 7 dicas para organizar o seu dia de forma eficiente.

2. Falta de foco

Há pouco tempo, um dos treinadores de tênis mais conceituados do Brasil disse que o problema dos atletas brasileiros era falta de foco. Que pensam em muita coisa ao mesmo tempo, ocupando o tempo no celular, internet e televisão, em vez de se concentrarem em praticar a modalidade. No negócio de freelancing esse problema também acontece. Os profissionais ficam o tempo todo pensando no que têm para fazer e no que podem vir a fazer, enquanto na realidade deveriam estar produzindo.

Focar-se em uma tarefa de cada vez é a chave para aproveitar o seu dia da melhor forma. Tem que escrever um texto para o seu site? Foque-se apenas nisso e feche todas as janelas do browser que achar desnecessárias. Deixe a resposta de emails ou o chat no Facebook para mais tarde. Quando terminar uma tarefa, volte a concentrar-se na seguinte. Quando mais simples, mais rápido será o seu trabalho. Há bem pouco tempo fiz um artigo/pergunta falando sobre o problema das multitarefas e sobre o quanto isso poderá ser prejudicial. No texto, deixei algumas técnicas que o podem ajudar bastante nesse aspecto.

Quando definimos uma meta, é importante irmos passo-a-passo. Utilizando um método bastante parecido com o Zen Habits, fica mais fácil de atingirmos o que queremos, porque vamos vendo as nossas tarefas serem concluídas. Quando temos muitos objetivos, acabamos por nos perder e deixar grande parte deles por serem concluídos.

3. Prioridades trocadas

Todos os dias que acordo pela manhã, já sei o que fazer. Começo por um projeto, vou para outro e depois faço uma pausa para almoçar. Se algo fugir desta rotina, já tenho plena consciência de que está acontecendo de errado e posso fazer as alterações necessárias. Conseguir ter a certeza de que prioridades devo ter demorou algum tempo. Fazendo vários testes, fui verificando o que se encaixava melhor na minha rotina e como conseguia ser mais produtivo. Aconselho vivamente que o faça. Teste várias hipóteses e tente encontrar uma sequência de trabalhos que se encaixem na sua rotina.

Outra das dicas que lhe posso passar é a de fazer as tarefas que menos gosta em primeiro lugar. Como acorda com mais energia, irá eliminar as tarefas menos motivantes mais rapidamente. Se fizer o contrário, deixará esses trabalhos mais chatos para o fim e irá aumentar as probabilidades de não concluir essas tarefas.

4. Não estar preparado para surpresas

Se reparar, por mais que tente organizar o seu dia, acabam aparecendo sempre tarefas que estragam o que você definiu. Aquela ida ao correio, o telefonema que tem de realizar ou um problema que surge dentro de casa. Estes pequenos contratempos destroem por completo a jornada de quem tem o dia planejado ao segundo. Mas estar preparado para esses tipos de situações também faz parte no dia a dia de alguém que pretenda ser mais produtivo.

Uma das formas de evitar esse tipo de situação é trabalhar por antecipação. Ou seja, tente evitar ao máximo que estas situações surjam. Um dos conselhos que lhe posso dar é o de tentar automatizar ao máximo estas tarefas. Eu, por exemplo, dou permissão que seja feito o débito de algumas despesas na minha conta do banco de forma automática. Deste modo, evito várias horas por mês em idas ao banco. No final, preciso de apenas de verificar o que foi retirado e conferir se está tudo dentro dos valores. Bem mais simples do que estar parando o meu trabalho, saindo de casa e depois ainda ter que esperar nas filas.

Outro fator que deve ter em conta é o de organizar as suas tarefas ao minuto. Você pode planejar escrever um artigo em uma hora, mas pode ter a certeza que na maioria das vezes algo fará com que não consiga finalizar essa tarefa no período de tempo que definiu. Surge sempre uma informação a mais que você necessita de pesquisar ou aparece uma ideia que não estava nos seus planos. O meu conselho é que defina sempre um período maior de tempo para cada tarefa. Se acha que aquele texto vai demorar uma hora, opte por dar mais 15 minutos para o concluir. Deste modo, evita surpresas e consegue fazer o seu trabalho com mais calma/qualidade.

5. Começar fora da hora prevista

O mais importante no nosso dia é a forma como o começamos. Se iniciamos a primeira tarefa tarde demais, todas as outras irão fugir daquilo que tínhamos planejado. Devido a isso, o modo como começa o seu dia é fundamental. Para quem trabalha em casa, sabe o quanto é fácil ficar mais alguns minutos na cama. Aí entra em cena a nossa disciplina pessoal. Por esta razão é que nem todos as pessoas servem para trabalhar como freelancer. Mas começar fora da hora prevista muitas vezes acontece porque acabamos por nos deitar tarde demais no dia anterior. Abandonar o trabalho no momento certo é tão ou mais importante do que iniciar a tarefa na hora prevista. Por isso, tente verificar em qual destas duas partes você está errando.

tempo

6. Ambiente de trabalho mal organizado

Outro dos pontos que tenho referenciado aqui no blog é a importância de organização no home office. Definir o nosso local de trabalho e mantê-lo arrumado é outra das diretrizes fundamentais de qualquer pessoa que queiram ser mais produtiva. Este hábito impede que:

  • Fique o tempo todo procurando por coisas que não encontra
  • Perda de recibos ou faturas que podem ser essenciais para os clientes
  • Se atrase na conclusão de projetos
  • Passe uma imagem organizada para os seus clientes

Para quem tem dificuldades em lidar com a gestão no home office, aconselho que dê uma leitura neste nosso artigo sobre como manter a organização no ambiente de trabalho.

7. Pouca utilização de ferramentas para poupar tempo

Na internet, existem inúmeras ferramentas que o ajudam a ganhar uns minutos preciosos durante o dia. Em vez de ficar o tempo todo fazendo retweets dos seus artigos, porque não utilizar o Timely que faz isso por si? Ou em vez de ficar mudando a música no Youtube, porque não tirar partido de um site como o Fizy que permite fazer a sua playlist e deixar ela rodar? Procurar por pequenas ferramentas que possam ser utilizadas no seu computador. Lembre-se de uma coisa: você não perde o seu tempo nas grandes tarefas, mas sim nos precisos minutos em que se dedica às mais pequenas. Se quiser saber mais ferramentas, pondere ler alguns destes nossos textos:

8. Não eliminar o que é prejudicial

Saber focar-se naquilo que interessa passa muitas vezes por eliminar aquilo que não interessa. Existem muitas coisas na sua vida que podem estar a retirar produtividade  e que você nem sequer dá conta disso. Jornais, televisão e redes sociais são alguns dos exemplos mais comuns. Há bem pouco tempo, cancelei a minha conta no Facebook por uma semana e testei os impactos que isso teve na minha vida. O único ponto em que me prejudicou foi na gestão da página de fãs do blog. De resto, ficar sem este site não me gerou qualquer problema. Antes de pensar em melhor o seu dia, pensa em eliminar as coisas que menos lhe interessam e que pouco contribuam para o seu crescimento pessoal.

9. Muito trabalho e pouca análise

Eu compreende que você, enquanto freelancer, tenha o objetivo de fazer o maior número de tarefas para poder aumentar os rendimentos. Por isso, foca-se apenas em produzir. Ter como objetivo realizar muitas tarefas é positivo, mas peca por insuficiente se você não guardar algum tempo para a análise dos seus negócios. Muitos profissionais acabam estagnando no tempo por isso mesmo: preocupação apenas com o momento.

Como referi no artigo sobre o Gary Vaynerchuk, um dos conselhos mais importantes que ele me transmitiu foi o fato de que o nosso trabalho principal deve ocupar apenas uma parte da nossa rotina e nunca toda. Passando esta ideia para a vertente prática, a escrita deste artigo deve ser responsável por apenas uma pequena percentagem do meu dia no blog e nunca a minha única ocupação. Também devo me focar na divulgação, na melhoria dos meus conhecimentos ou na procura de novas matérias interessantes para os meus leitores. Organizar o seu dia pensando apenas em concluir trabalhos é um erro. Pense sempre um pouco mais à frente do que isso.

10. Ter o trabalho como sua única ocupação

Há bem pouco iniciei um projeto novo, o que acabou por me consumir mais tempo do que o esperado. Por isso, comecei a abdicar de algumas coisas no meu dia, entre as quais o exercício físico. Passado uma semana, consegui facilmente entender que essa tinha sido uma opção errada. Apesar de ganhar um hora o meu do meu dia com trabalho, comecei a perder produtividade e energia. Isso se devia apenas à paragem das minhas corridas e das aulas de yoga. A minha dica é que reserve uma hora do seu dia para fazer algo diferente. Poderá pensar que está perdendo uma hora de trabalho, mas na verdade está ganhando energia para o dia de amanhã. Este princípio também é aplicável às horas de sono ou à comida. A diminuição da qualidade em todos eles acabará por se refletir no trabalho, mais tarde ou mais cedo.

Com este artigo, espero ter identificado alguns erros que os trabalhadores independentes normalmente cometem. Depois de ler o post, tente identificar onde está errando e tente eliminar essas falhas. Muitas vezes, melhorar a nossa produtividade não passa apenas por utilizar uma rotina de trabalho, mas sim por deixar de parte hábitos que nos impeçam de evoluir.

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