Produtividade 02/07/2013

É viciado no email? Saiba o que fazer

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Existem aquelas pessoas que são completamente viciadas no email. Estão o tempo todo checando por novas mensagens ou esperando que alguma notificação do Outlook ou do Gmail traga algo novo para o seu dia-a-dia. Como já expliquei aqui na Escola Freelancer, isso leva muitas vezes a um stress desnecessário, além de fazer com que o freelancer não consiga manter a concentração numa tarefa de cada vez. Neste artigo sobre as oito horas de trabalho diário expliquei quais os efeitos que as multitarefas têm no seu cérebro e os motivos porque você deve parar de fazer muita coisa ao mesmo tempo. Se você é um grande viciado no email, aconselho que leia esse texto antes de seguir para as próximas linhas.

Mas porque motivo estamos sempre com vontade de ir ver o email e não fazemos isso com o celular, por exemplo? A explicação está naquele cachorro de Pavlov. Você lembra dele? A história é muito simples. O condicionamento pavloviano é um processo de modificação comportamental que está relacionado com o estímulo/resposta. O que Pavlov fez foi muito simples: cada vez que ele dava comida ao seu cachorro ele tocava um pequeno sino. Ele fez isso repetidas vezes. E cada vez que o cachorro ouvia o sino, ele começava a salivar, pois sabia que iria receber comida. Passado algum tempo, Pavlov continuou tocando o sino e deixou de dar a comida. Apesar da mudança, o animal salivava sempre que ouvia o sino. Isso acontecia porque o cachorro associava o som do sino com o fornecimento de comida, o que acabava por gerar um reflexo condicionado. Para o cachorro, o sino sempre significava comida.

VOCÊ ESTÁ SALIVANDO POR UM NOVO EMAIL?

O que acontece com o email é exatamente o mesmo. Os profissionais que estão sempre verificando o email, estão sempre esperando por uma nova “recompensa”. Eles sabem que a abertura do email pode dar origem a algo novo (uma mensagem de um amigo, um email de negócios, etc) e por isso o “abrir” o email é, por norma, associado a uma recompensa. O mesmo acontece com o Facebook, por exemplo. Muitos profissionais estão o tempo todo verificando o Facebook porque esperam um comentário, uma curtida de um amigo ou um link interessante na internet. Além disso, esse condicionamento é muito simples de ser conseguido, visto que o email e o Facebook estão à distância de um simples clique. Nós poderíamos ter o mesmo hábito com o celular ou com a caixa de correio da nossa casa, por exemplo, mas o fato desses objetos estarem “longe” do computador limitam a nossa vontade.

Não quero dizer, com isto, que alguns profissionais não devem verificar constantemente o email. Em muitos dos casos o email é a primeira fonte de contato para clientes, um local para novas vendas, etc. O que quero debater com você neste artigo é o seguinte:

“Qual o real motivo para você verificar tantas vezes o email?”

É que existe uma grande diferença entre verificar o email por necessidade profissional e verificar o email apenas para interromper aquilo que é mais importante. Mas você pode ser considerado um viciado no email se:

  • A caixa de email está constantemente aberta.
  • Durante uma hora você olha para o seu email mais do que uma vez.
  • Sempre que chega uma nova mensagem responde na hora.
  • Se você não verifica o email sente que falta algo no seu dia-a-dia.
  • O email interfere com tudo na sua vida. Na hora do almoço, numa tarefa importante ou até mesmo numa reunião.

Estes são apenas alguns dos sinais mas existem outros que podem evidenciar o seu vício no email. Então, nesses casos, o que deve ser feito? Para ajudá-lo vou explicar passo a passo o que deve fazer. Eu sei que neste momento você deve estar pensando: “Como vou fazer para falar com os meus clientes? Eu preciso de olhar para o email a toda a hora!”. Tenha calma. Nas próximas linhas verá como pode curar de uma vez por todas o seu vício do email.

COMECE PEQUENO

Retirar um vício não é fácil e essa mudança deve ser gradual. Seria pouco lógico dizer a uma pessoa que verifica o email a toda a hora para que visse o seu email apenas duas vezes por dia. Ao fim de alguns dias ela acabaria por desistir.  O primeiro passo para sair desse vício é reduzir o número de vezes que você vai diariamente ao email. Comece por verificar o email apenas uma vez em cada hora. Depois, vá fazendo isso de duas em duas horas. Depois de três em três e por aí vai. Veja o email como uma tarefa do seu dia-a-dia e não como algo que deve ser feito sem qualquer controle. Se você não controla o email você não controla a sua rotina de trabalho.

Depois de reduzido e controlado o fluxo de idas ao email, é necessário encontrar o intervalo de tempo ideal. No meu caso, tentei diminuir as idas ao email para duas vezes por dia, mas isso estava provocando constrangimentos nos meus relacionamentos com os clientes, pois existiam muitos trabalhos que ficavam prejudicados pela minha demora nas respostas. Então tive de subir a ida ao email para quatro vezes por dia, encontrando assim o meu fluxo perfeito de visitas ao email. Nessa mudança será necessário que você encontre o seu método. Esse novo hábito pode incluir uma visita diária, como faz o Tim Ferris, ou então seis, sete ou oito visitas diárias. Tudo depende da sua área de negócio.

DESLIGUE O EMAIL NAS HORAS DE TRABALHO

Outro dos passos para definitivamente abandonar o vício do email é deixar ele fechado nas alturas em que você está a trabalhar. Com ele aberto o vício de ir verificar uma nova mensagem ou de apenas clicar no “refresh” é muito maior. Aproveite para abri-lo apenas naquelas horas definidas para ir ao email. E desligá-lo implica, também, não receber notificações.

EDUQUE AS PESSOAS

Ser rápido a responder a emails é, vista por muitos, como uma característica positiva. Afinal de contas parece que o profissional está sempre disposto a trabalhar. Porém, esta é uma meta impossível de ser conseguida. Cabe a si, enquanto profissional, educar as pessoas e alertar que você não está sempre disponível para responder a determinado email. Com o tempo, elas acabarão por perceber isso e começarão a respeitar a sua produtividade.

LEMBRE-SE: NENHUM EMAIL É TÃO IMPORTANTE COMO PARECE

Uma das questões que costuma fazer quando o assunto é gestão de tempo no email é a seguinte: Será que esse email que você viu agora é tão importante assim? Na verdade, nenhum é tão importante como parece. A maioria das mensagens não são uma bomba relógio que necessitam de uma resposta num período de tempo tão curto. Na verdade, grande parte delas não iriam trazer qualquer problema caso fossem respondidas uma, duas horas depois ou até mesmo no dia seguinte. Experimente demorar um pouco mais a responder aos seus email e analise o resultado.

DESLIGUE O EMAIL DO SEU SMARTPHONE

Responder a emails através do smartphone tem sido um vício para muitos profissionais. Uma ida ao banheiro, uma caminhada ou até o tempo de espera no restaurante parecem bons momentos para uma resposta rápida. Porém, isso acaba quebrando aquela primeira regra que explicamos acima: a de definir horários para verificar o email. Se você não consegue evitar a utilização do email pelo smartphone, considere retirar a app do seu celular. Acredito que dessa forma o seu stress irá reduzir consideravelmente.

CONCLUSÃO

O email é uma excelente ferramenta de comunicação (tal como o Facebook) mas é também um dos maiores “ladrões de tempo” nos últimos anos. Encontrar uma estratégia para trabalhar com o email é fundamental. Acredito que com os passos que partilhamos acima você irá perder menos tempo com a sua caixa de entrada. Agora chegou a sua vez de partilhar connosco as suas experiências:

  • Como você faz para gerir o seu email?
  • Sente necessidade de verificar ele a todo o momento?

Abraço,

Luciano Larrossa

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