Ferramentas 06/08/2013

Doo.net: a solução para organizar os papéis e documentos do escritório?

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

A organização de papéis é uma questão muito importante nos dias de hoje. Não só porque a quantidade de informação que recebemos é elevada, mas também porque hoje em dia existem ferramentas que podem ser muito úteis na hora de organizar os papéis e os documentos do escritório. Quem tem acompanhado os textos no blog deve ter verificado que aos poucos tenho tentado passar grande parte dos papéis para o mundo digital, tal como foi feito com os cartões de visita e com os mapas mentais. Porém, durante as últimas semanas tenho focado numa mudança muito maior: na digitalização de papéis e documentos, de forma a tornar o escritório o mais “clean” possível.

Até um momento tem sido uma tarefa bem interessante. Ao início a dificuldade é muita mas com o passar do tempo e com a automatização de tarefas, manter o escritório sem a papelada foi algo que ficou mais fácil. E para essa mudança muito tem contribuído o Doo, uma app completamente gratuita que vai ajudar você a ficar longe da confusão dos papéis. Ela pode ser usada por quem tem PC, Mac e Android. Pelo que parece, a versão para iOS ainda está para chegar mas até lá dá para ir digitalizado todos os seus papéis sem qualquer dificuldade!

Se gostou deste tema, também vai gostar do nosso artigo sobre Como organizar o escritório em seis passos

COMO FUNCIONA O DOO

O Doo é um aplicativo que funciona num sistema de Cloud Computing, ou seja, quando você fizer algum upload de um documento seu ele ficará guardando “na nuvem”, não correndo o risco desse documento ser perdido, roubado, queimado, etc. Para você começar a utilizar o Doo basta fazer o download do aplicativo para o seu computador ou smartphne e criar a sua própria conta. Depois você verá um painel um pouco mais “vazio” mas muito semelhante ao que está na imagem abaixo.

É nesse painel que você ficar todos os documentos que você fez o upload. Porém, o Doo é muito mais do que um simples local para depositar papéis. Ele permite que você categorize tudo, facilitando depois a procura. Vejamos como fazer:

Em primeiro lugar você necessita de ir à opção “add” e escolher a imagem que você quer fazer o upload.

O que nós fizemos foi justamente inserir a imagem anterior. Agora, temos a possibilidade de categorizar todos os pormenores da imagem, com destaque para o nome, tags, local, pessoas, etc. Todas estas especificações tornam o Doo numa ferramenta muito especial na organização de documentos.

O seu menu no canto esquerdo é também uma vantagem enorme. Além de poder procurar pela barra de pesquisa, ainda tem a possibilidade de dividir os seus papéis por pastas. Eu divido-o consoante a categoria dos papéis mas sinta-se livre para utilizar qualquer método. Outra das vantagens o Doo permite é a sincronização com a Dropbox, Google Drive, com o Gmail, entre outros.

OK, MAS AGORA COMO FAÇO PARA COLOCAR TUDO NO DOO?

Até aqui apenas demonstramos as vantagens de utilizar o Doo. Porém, agora vamos mostrar como você pode fazer para utilizar esta ferramenta e eliminar os papéis e documentos do seu escritório. Em primeiro lugar é necessário ter um local com a captura da imagem dos seus documentos. E para isso você pode utilizar várias ferramentas:

  • Smartphone: Para quem tem Android, basta baixar a app e começar a tirar a fotografia com o smartphone e fazer o upload dos documentos na própria conta do Doo. Porém, quem tem iOS terá de encontrar outra estratégia. O que eu fiz foi utilizar o WiFi Transfer, um aplicativo que permite enviar ficheiros do Mac para o iPhone e vice-versa. Ele é grátis e útil. Em poucos minutos terá todas as imagens dos documentos no seu Mac. Para os documentos que já estão digitais, esse não será um problema.
  • Utilize scanners: Existem vários scanners que fazem a sincronização imediata com o Doo. Mas como eu não utilizei essa opção, o melhor mesmo é você dar uma olhada neste ebook que foi criado pelos fundadores da Doo e que explicam passo a passo o que deve ser feito. Para infelicidade de muitos, ele encontra-se em inglês.
  • Utilize a webcam do seu computador: A opção menos prática e não recomendo. Porém, se você não puder utilizar nenhuma das duas escolhas anteriores…

Depois de encontrada uma forma de capturar os documentos, só falta você começar a fazer o upload de tudo para o Doo. A estratégia que eu montei para conseguir fazer isso foi muito simples: tirar algumas horas, juntar todos os papéis, tirar as fotografias deles e fazer o upload de tudo. E cada documento eu inseria nas respetivas categorias e pastas. Dá um pouco de trabalho, mas no final dá um prazer enorme ver aqueles papéis desnecessários colocados no lixo.

Depois é necessário que você tenha a disciplina necessária para utilizar o aplicativo quando surgir algum papel que você necessite de guardar. As primeiras tentativas serão mais complicadas, mas penso que a partir daí o Doo tem tudo para ser uma excelente ajuda na organização do seu escritório.

DOO VS DROPBOX VS GOOGLE DRIVE VS SHOEBOXED VS EVERNOTE

É certo que o Doo é uma excelente ferramenta, que o seu design é fantástico mas…o que levaria um usuário a trocar as outras quatro opções apresentadas acima pelo Doo? Quais são as vantagens? Vejamos algumas:

  • Serviço gratuito até 1 GB (mais do que suficiente). A partir daí os preços também são muito reduzidos.
  • Possibilidade de você verificar tudo mesmo que não esteja ligado à internet.
  • Uma organização muito superior a qualquer uma das outras apps.
  • Fácil de aprender a trabalhar, ao contrário do que acontece com o Evernote, por exemplo.
  • Suporta uma enorme quantidade de documentos. Pode ver a lista aqui.
  • Tem acesso a todos os documentos que estão na Dropbox, email ou Google Drive.
  • Pode procurar por data, algo que só acontecia até agora com o Shoeboxed.
  • Design agradável e ótima assistência.

CONCENTRE-SE EM REDUZIR O PAPEL NO SEU ESCRITÓRIO, NÃO EM ELIMINÁ-LO

Ainda há bem pouco tempo, o meu amigo Augusto Campos, do blog Efetividade, falou sobre um tema bem interessante: o foco na redução de papel e não na sua eliminação. Muito se tem falado sobre o vício que muitos freelancers têm quando o assunto é redução de papel. Virou quase uma meta pessoal ter o escritório livre de documentos.

Apesar disso tudo parecer perfeito, acredito que o desaparecimento do papel nos escritórios é, atualmente, uma miragem. É necessário uma redução do papel para um aumento da produtividade, mas a eliminação total é uma meta quase inatingível. E eu vivi essa mesma experiência com o Doo. Existem alguns papéis como o comprovativo da faculdade ou o certificado da Confederação de tênis que são impossíveis de serem utilizados apenas na nuvem: preciso deles fisicamente. Guardo eles no Doo também, mas as entidades que conferem esses papéis fazem questão de ter, preferencialmente, a versão original. Acredito que no futuro a utilização quase nula de papel possa ser uma realidade, mas por enquanto o melhor é começar a usar ferramentas como o Doo para que essa meta seja, cada vez mais, uma realidade.

E você, como fazer para reduzir os papéis e os documentos no seu escritório? Utilizar algumas ferramentas diferentes?

Abraço,

Luciano Larross

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