Produtividade 29/04/2011

8 dicas para organizar o seu ambiente de trabalho

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Os freelancers passam grande parte do seu tempo disponível em frente ao computador, habituando o seu corpo a isso. O que pretendo com o artigo de hoje é que altere alguns maus hábitos que pode ter no seu ambiente de trabalho e que lhe podem trazer problemas a curto/longo prazo. A posição que mantém na cadeira, a altura do monitor ou até o modo como coloca as mãos no teclado são essenciais para que possa manter uma postura correta, que lhe evitem problemas a nível físico.

Ter uma postura correta no seu trabalho é determinante. Além de permitir que possa explorar o máximo das suas capacidades, faz com que também aumente a sua produtividade. Mas para poder fazê-lo é necessário que tenha muita organização e disciplina pessoal. Manter o seu trabalho organizado, seja utilizando ferramentas para freelancers ou utilizando a técnica de Pomodoro, é fundamental se quiser ser um freelancer de sucesso. Se você é daqueles em que a sua secretária é um monte de papéis e tem até restos de comida, este é o texto ideal para si.

Vantagens em ter um ambiente de trabalho organizado

Poderia ficar aqui o dia inteiro a falar das vantagens em manter a sua secretária organizada. No entanto, fica aqui uma lista de alguns dos benefícios:

  • Perde menos tempo. Não venha com aquele discurso de “eu sei onde estão as minhas coisas”. Um local organizado é um local onde qualquer pessoa em poucos minutos consegue encontrar o que procura
  • Evita lesões. Más posturas fazem com que com o passar dos anos acabe por ter lesões
  • Maior produtividade. Ao perder menos tempo acaba por ser mais produtivo, fazendo as coisas em menos tempo
  • Uma imagem melhor. Quando entro numa empresa, consigo ver automaticamente se ela é organizada ou não. Basta olhar para a secretária. Se estiver tudo uma confusão, a minha confiança nessa empresa é, à partida, menor.
  • Poupa dinheiro. Ter tudo em ordem significa que não perde material ou que não precisa de comprar coisas novamente apenas porque não sabe onde elas estão
  • Mais tempo para renovar conhecimentos. Ao ser mais produtivo e poupar tempo, com certeza terá mais tempo para estudar e aprender mais. Afinal de contas, a vida de freelancer não é só trabalho
  • Aumenta a sua motivação. Ao ver tudo acontecer de um modo mais rápido, facilmente irá aumentar a sua motivação no trabalho

Depois de tentar “convencê-lo” a mudar o seu ambiente de trabalho desorganizado, veja agora os dez cuidados que deve ter no seu ambiente de trabalho.

1. Local silencioso

O local que escolhe para trabalhar irá influenciar todas as suas opções seguintes. A primeira coisa que se deve preocupar é que exista silêncio no local onde trabalha. Não acredito que alguém consiga realizar um texto em condições num restaurante onde esteja uma criança a chorar ou um cliente insatisfeito. Nesse caso, poderá colocar uns fones nos ouvidos, mas nunca será a mesma coisa. É claro que deverá ir de vez em quando para um café, variando a sua rotina. Mas grande parte dos seus dias devem ser passados num local tranquilo, de preferência um escritório, onde consiga retirar maior proveito das suas qualidades. Se trabalhar em casa, diga para os seus familiares ou filhos que durante um determinado período de tempo não pode ser incomodado. Se possível, escolha o seu escritório no local mais distante à sala.

Pondere ler: 28 espaços de coworking em Portugal e no Brasil

2. Escolher a cadeira certa

Depois de escolher o local, está na hora de decidir onde o seu corpo irá ficar apoiado a maior parte do tempo. Para isso, a cadeira que irá adquirir deve ser essencial. As de cafés ou restaurantes são, regra geral, prejudiciais para as suas costas e a sua postura. No momento de escolher o seu apoio, tenha em atenção as seguintes características:

  • Cadeira confortável, tendo que ser almofadada e que não aumente em muito a temperatura do corpo, caso contrário durante os meses de verão estará constantemente a suar
  • Altura da superfície em relação ao piso deve ser regulável entre 37 e 50 centímetros
  • A largura do assento deve ter no mínimo 40 centímetros. Para pessoas mais obesas, deve ser alargada
  • O local por baixo das pernas deve ser obrigatoriamente arredondada. Caso contrário, poderá criar feridas se passar muitas horas seguidas a trabalhar
  • Deve ter apoio para os braços. E esse mesmo apoio não deve interferir na sua movimentação com a secretária durante o trabalho

3. Postura: O maior problema

Este é a parte mais complicada quando se passam muitas horas à frente do computador. A tendência será sempre de começar a curvar-se, colocar a anca de lado ou ter as mãos mal colocadas perante o teclado. Esta má postura podem levar a ter lesões LER (Lesão por Esforço Repetitivo), que são cada vez mais comuns no mundo do freelancing. O primeiro cuidado a ter é com as mãos. Se reparar como escreve, com certeza irá verificar que as suas mãos estão em alguma direcção: Apontam para fora ou para dentro. O ideal é ter as mãos numa posição neutra, de modo a não criar tendinites nos cotovelos ou nos pulsos.

Outra das coisas é relativa às suas costas. Todos sabemos que devemos estar com elas direitas. E aposto que no momento que estou a dizer isto você está a endireitar as costas. Mas o mais provável é que dentro de alguns minutos comece a curvar-se outra vez ou a apoiar o cotovelo. Evite isso e diga para si mesmo que deve estar com as costas direitas. Caso contrário, o mais provável é que dentro de alguns meses comece a andar corcunda. Se você tem dificuldades em manter as costas direitas, fique sabendo que existem apoios que “obrigam” as suas costas a endireitar. É um investimento como freelancer que vale a pena.

Outra das coisas que deve ter cuidado é a altura do monitor. Ele deve estar obrigatoriamente à altura dos seus olhos. Isso evita problemas no pescoço e aumenta também a sua produtividade, visto que não tem que perder alguns segundos cada vez que quiser “encontrar” o monitor. Outro dos cuidados a ter são os apoios dos pés e a altura do teclado, que deve estar alinhada com os cotovelos. Veja a imagem em baixo para que possa ser mais esclarecedor.

 4. Tenha apenas o essencial na secretária

Os trabalhadores parece que adoram ter a secretária cheia de papéis. Normalmente utilizam a justificação de que “é para ter tudo à mão”. Os freelancers que dizem isso são as pessoas mais desorganizadas. Nesse caso, quem quer tudo à mão acaba por não saber de nada e demorar mais tempo do que o normal para encontrar alguma coisa. Na sua secretária tenha apenas o essencial. Dou-lhe uma dica. Tente ter apenas cinco coisas na sua secretária.

  • Computador
  • Celular
  • Uma garrafa de água
  • Uma caneta
  • A sua agenda

O resto com certeza é dispensável. Isso não significa que não tenha de usar outras coisas como um telefone, alguns papéis ou pesquisar em alguns livros. O que o leitor necessita de considerar é que com certeza estará a perder muito mais tempo à procura das coisas básicas, do que irá perder se tiver que se deslocar para utilizar algum objeto que esteve fora dos seus “cinco favoritos”. Para saber escolher o que é indispensável, leia o nosso artigo sobre a Lei de Pareto.

Pondere ler: 7 dicas para aprender a organizar o seu dia de forma eficiente

5. Luminosidade

Frase típica: “Não preciso de mais luz, já estou a ver bem”. Com certeza agora está, mas dentro de uns anos só conseguirá ver bem se tiver óculos. Quando escolher o seu local de trabalho, uma das coisas mais importantes é a luminosidade. Verifique se o espaço tem janelas. Além da luz, a questão da umidade e da circulação de ar também é preponderante. Quando começar a escurecer, trate de ter o local bem iluminado, de preferência com um pequeno candeeiro mais próximo de si. Outro dos cuidados é a sua colocação no escritório. Se tiver apenas uma janela, com certeza o sol irá estar durante um período do dia (manhã ou tarde) a bater nessa janela. Coloque-se de frente para essa janela, de modo a conseguir usufruir da melhor luminosidade possível e não retirar a visibilidade do monitor.

6. Tenha dois monitores

É claro que não é essencial, mas se poder ter dois monitores, faça-o. A sua produtividade irá aumentar (sem exageros), cerca de 20%. Pelo menos foi essa a sensação que tive quando trabalhei durante um certo período de tempo com dois monitores. Neste momento não o tenho, mas por impossibilidade. Caso contrário, seria sem dúvidas uma das minhas opções. Imagine: enquanto escrevo este artigo num monitor, posso estar a pesquisar mais informação no outro. É claro que o leitor poderá dizer que para isso bastaria trocar de janelas. Mas essa troca constante com certeza irá lhe custar alguns minutos preciosos durante o dia.

A quem aconselho mais este género de alternativas é aos webdesigners e tradutores. Os primeiros porque podem estar a editar imagens sem precisar de estar a trocar janelas. Os segundos porque podem ter num monitor o texto que estão a traduzir enquanto no outro está o texto original. Pode parecer uma imagem um pouco futurista, mas depois de experimentar não irá querer outra coisa.

Pondere ler: Aprenda a dividir o seu dia em blocos de tempo

7. Tente concentrar tudo no computador

Outra das formas de se organizar é tentar manter tudo no computador. Essa ideia surgiu-me há algumas semanas quando realizar um trabalho jornalístico com um professora. A certo momento ela questionou-me: “Se você depois vai escrever isso tudo no computador, por que está a escrever primeiro no papel para depois passar para o computador?”. Realmente fiquei a pensar naquilo. Se levasse o meu computador cada vez que fosse falar com uma pessoa, talvez poupasse muito trabalho. E assim foi. O mesmo serve para o seu trabalho como freelancer. Utilizar sites como o Evernote podem fazer com que deixe os papéis de parte e passe a escrever tudo no computador. O único papel na sua secretária deve ser apenas a agenda.

Pondere ler: Evernote: Uma excelente forma de manter o seu trabalho organizado

8. Reserve um dia da semana para a organização

As primeiras horas de sexta-feira é o horário santo para me manter organizado. Isto acontece porque durante a semana com toda a correria de fazer telefonemas, escrever textos e trabalhar fotos, acabo por deixar alguns pormenores de parte. Um papel aqui, um telefone que não anotei ali. Para colocar tudo em ordem reservo um período da semana. E você deve fazer o mesmo. Poderá perder alguns minutos, mas com certeza irá recuperá-los em poucos dias.

Pondere ler: 10 formas de investir no seu negócio como freelancer

Está pronto para alterar o seu ambiente de trabalho?

No mundo dos negócios é sempre importante pensar a longo prazo. Quem pensar apenas no dia seguinte muito rapidamente irá cair no esquecimento. E isso aplica-se também à sua organização no ambiente de trabalho. Uma má postura hoje provoca-lhes problemas sérios problemas amanhã. Um papel que fique mal arrumado vai incomodá-lo dentro de alguns dias. Agora é caso para dizer:

De que está à espera para se organizar? Já praticava algumas das nossas dicas? Se não, o que achou delas?

Abraço e bom fim-de-semana!

Novo usuário?

Comece aqui

e-book “SEJA MAIS PRODUTIVO”

Baixe o ebook “Pensamentos sobre marketing digital”

Preencha os seus dados abaixo e receba esse e outros materiais por e-mail.