No artigo de hoje vou-lhe colocar um desafio. Vou lhe propor em que faça o seu trabalho que tem planeado para o seu dia em metade do tempo. Isso, leu bem. Se o seu dia de trabalho tem dez horas, desafio a fazer tudo isso em cinco horas. Se tem oito, em quatro. E por aí adiante. O leitor deve estar a considerar-me louco neste momento. É claro que nunca lhe iria pedir que o fizesse sem o ter experimentado primeiro. Testei durante uma semana todas estas dicas e consegui resumir para metade algumas das tarefas que tenho planeadas durante a semana.
É óbvio que estas técnicas não podem ser aplicadas a praticamente todas as suas tarefas. Por exemplo, não consegui ler em metade do tempo ou dar a minha vista de olhos pelos blogs que vejo todos os dias. Contudo, talvez 80% das minhas tarefas sejam possíveis de serem realizadas em metade do tempo. Foram elas as seguintes:
- Passar de três horas a três horas e meia para uma hora e meia a duas horas a escrever artigos para o site. Este variação depende do género de texto e do seu tamanho
- Escrever as quatro páginas para o jornal em três dias em vez de cinco
- Ler um livro por semana em vez de um a cada duas semanas
- Ir ao email apenas uma vez por dia em vez de duas
Toda esta eliminação de tempo perdido acabou por deixar mais tempo para mim, conseguindo ter mais disponibilidade para tarefas mais pessoais como fazer exercício físico ou estar com os amigos. Acredito que a vida não seja só trabalho. Um dos motivos que o leva a trabalhar como freelancer é a liberdade que isso lhe confere. Ora, se você acaba por passar mais tempo trabalhando no seu próprio negócio do que o faria se estivesse numa empresa, de que lhe vale trabalhar como freelancer? Nada mesmo. Mas como o meu objetivo é não perder tempo e ir diretamente ao assunto (afinal de contas não posso perder mais de duas horas com este artigo), vou lhe dar já as doze dicas que me fizeram perder metade do tempo em grande parte das minhas tarefas:
1. Comece cedo
Esta opção tem uma justificação muito simples. Se trabalha num escritório, entrar no trabalho uma hora antes dos seus colegas significa estar 60 minutos sem ninguém a poder distraí-lo. Se quiser perder menos tempo, é importante que não sofra interrupções constantes. Por outro lado, se trabalhar a partir de casa. estará a ser produtivo quando os seus familiares ainda estão a dormir, o que faz com que sofra, também, menos interrupções. Além disso, com certeza ninguém lhe irá ligar as oito da manhã ou fazer-lhe uma visita em casa.
Sei que poderá dizer que rende muito mais trabalhando à noite. Conheço pessoas assim. Contudo, discordo dessa opção. Isto porque para trabalhar maioritariamente durante a noite, significa que começa o seu dia de trabalho por vota do meio-dia. A essa hora, poderá facilmente ser interrompido. Se tivermos em conta que as primeiras horas do seu dia são as mais produtivas porque tem o seu cérebro mais fresco, estará a desperdiçar esses momentos tão preciosos.
2. Organize o seu dia
Já referi muitas vezes aqui a importância de agarrar numa folha de papel e organizar o seu dia. Isso servirá como um guia para saber o que é prioritário para si e no que deve concentrar grande parte das suas forças. Ter disciplina pessoal é um característica indispensável enquanto freelancer. Mas ainda mais indispensável se torna quando quer perder menos tempo no seu dia de trabalho. Três tarefas para de manhã e outras tantas para a tarde. Mais que isto, significa não saber diferenciar o que é prioritário do que não é.
3. Use técnicas para controlar o seu tempo
Até ao momento, referi aqui três técnicas que o podem ajudar a controlar o seu tempo: a lei de Pareto, o software Rescue Time e a técnica de Pomodoro. Qualquer uma destas três podem ajudá-lo claramente a perder menos tempo naquilo que faz. Não pense que sabe tudo e que controla todas as suas horas. Basta utilizar qualquer uma destas técnicas e verá que não.
4. Comece pelo mais fácil
Na passada quarta-feira estávamos em fecho de edição de jornal. Isso significava ter que entregar as páginas até a uma determinada hora na gráfica. Se não o fizermos até ao momento estabelecido, corremos o risco de o jornal não sair para as bancas. Como durante a semana tentei escrever em menos tempo, tentando passar de cinco dias para três, a quarta-feira foi um dia de grande pressão para mim. Encarei aquilo como um desafio. Resultado? Coloquei as tarefas mais fáceis ao início. Completei-as, ganhei motivação para as tarefas mais árduas e consegui cumprir o meu objetivo a tempo e horas.
Talvez se tivesse iniciado o meu dia com as tarefas mais complicadas, teria visto o tempo a passar e não teria concluído grande parte delas. Se tivesse deixado as mais simples para o fim, acabaria por fazê-las sobre demasiada pressão. E com pressão acabamos sempre por complicar aquilo que à partida será sempre mais fácil.
5. Divida o seu dia em blocos de tempo
Quando começar um determinado género de trabalho, faça-o até ao fim. Imagine que escreve para um blog e quer produzir um texto. O que aconselho é que comece a escrever esse texto e faça-o até ao fim. Não interessa se recebeu um email, uma chamada ou se está com sede. Terminar essa sua tarefa deve ser determinante para que não perca o raciocínio. No artigo que escrevi sobre dividir o seu dia em blocos de tempo, fiz a comparação com o sono. Ou seja, se você está constantemente a acordar durante a noite, a qualidade do seu sono não é a melhor certo? Isso acontece porque o seu cérebro precisa de retornar ao seu estado sonolento em várias ocasiões. Vai para a cama, começa a adormecer e só depois entre em sono profundo. Isso acontece também no seu trabalho.
Se começou uma tarefa, apenas passado dois a três minutos é que se encontra 100% concentrado nessa tarefa.Se verificar o email enquanto escreve um texto por exemplo. Significa que perdeu dois minutos para se concentrar no texto, dois para se concentrar nos emails que recebeu e outros dois para voltar a escrever o texto. Ou seja, perdeu seis minutos enquanto poderia ter perdido apenas dois.
6. Faça alguns intervalos
Com esta dica, pareço estar a contradizer-me com a anterior. Mas nada disso. Quando falei em não interromper uma tarefa, referi-me ao fato de parar com a produção de A, para começar B e para depois regressar a A. Contudo, aceito que a capacidade para se manter concentrado não seja infinita. Se temos um trabalho que demora duas horas a realizar, duvido que o consiga fazer com 100% de concentração durante esse período. O que o aconselho é que pare ao fim de uma hora para descansar um pouco.
Mas descansar significa não fazer absolutamente nada. Zero. Faça um telefonema para a sua namorada, vá beber um café ou vá ao banheiro. Ao “descansar” o seu cérebro, estará a prepará-lo melhor para voltar em grande para a sua tarefa. Quando fizer um intervalo, não faça absolutamente nada que o obrigue a pensar muito. No entanto seja disciplinado, um pequeno intervalo não significa que perca demasiado tempo com ele.
7. Não trabalhe com mais de um cliente ao mesmo tempo
Se quer ganhar tempo, defina bem que número de horas irá dispensar para cada cliente. Escreva na sua folha de papel que das nove às dez irá realizar o trabalho para o cliente X. Mas que das dez às onze terá que trabalhar com o cliente Y. Tomar esta opção terá o mesmo efeito que dividir o seu dia em blocos. Divida os seus clientes em blocos e terá resultados muito melhores.
8. Mantenha o seu espaço limpo
Aquela imagem de uma secretária cheia de comida de plástico e com vários papéis espalhados por toda a parte fazem parte do passado. Os escritórios modernos têm apenas um computador, papel, lápis e pouco mais. Ao ter tudo organizado, faz com que não perca tempo a procurar por informação. O mesmo acontece com o ambiente de trabalho do seu computador. Tenha tudo organizado por pastas e evite ter o seu ecrã cheio de coisas inúteis, todas espalhadas umas por cima das outras.
9. Tenha uma hora de término
Se você é daqueles que deixa o tempo passar enquanto realiza o trabalho e não coloca uma hora para terminar, o mais certo é que acabe por trabalhar mais horas do que deveria. Dizer “basta” a partir de uma determinada hora, faz com que crie uma pressão positiva e lide com os seus trabalhos com mais seriedade.
10. Evite distrações desnecessárias
Celular, email ou redes sociais devem estar completamente riscadas das suas opções quando quer perder menos tempo. Eles funcionam como grande interruptores de tempo e acabam por completo com a sua concentração. Não digo que não as deve usar. Aliás, depois de conseguir resumir o tempo das minhas tarefas para metade, até ganhei mais tempo para falar com os meus amigos no Facebook, por exemplo. Contudo, só faço isso depois de ter as minhas tarefas completamente terminadas.
11. Use os atalhos
Usar o rato do computador é coisa rara para a mim. A maioria das tarefas de que preciso chegam-me as teclas. Isso acontece porque utiliza maioritariamente os atalhos. Isso permite-me poupar muito tempo. Pode demorar um pouco até que se habitue ou saiba eles de cor é certo. Mas depois disso, tudo será mais fácil. Se você trabalha com WordPress, deixo aqui uma dica com o artigo da escola wordpress sobre os atalhos que pode utilizar nas postagens com wordpress.
12. Tome iniciativa
Quando lida com os seus clientes, o celular e o email são as suas principais fontes de perca de tempo. Isto porque quando fala de valores ou de datas para a conclusão do projeto, o que acontece para um jogo de tênis de mesa. Ou seja, você propõe uma coisa, o seu cliente outra, depois você responde, depois ele discorda, etc. E ficamos nisto até que se chegue a uma acordo. Ora, se você visitar o seu email no máximo duas vezes por dia, imagine quanto tempo não irá demorar para chegarem a um acordo. Nesta situação, aconselho que deixe sempre três hipóteses em aberto. Tome iniciativa e proponha três datas para a conclusão do projeto por exemplo. Isso faz com que aumente a sua probabilidade de conseguir uma resposta afirmativa e diminua o seu tempo perdido com a situação.
Alguns cuidados a ter quando tenta diminuir o tempo
Nem tudo é um mar de rosas quando tentar diminuir o tempo gasto com o seu trabalho como freelancer. Isto porque significa que terá de se adaptar a uma nova realidade, cometendo alguns erros que não cometeria normalmente. Mas nada melhor do que experimentar e ver o que se adapta ao seu negócio. Contudo, tenho cuidado com as seguintes coisas:
- Menos tempo não pode significar menos qualidade. Menos tempo é sinónimo de melhor produtividade
- Existem coisas que não dá mesmo para retirar tempo
- Não diminua o seu tempo para aumentar o número de projetos. Ser mais produtivo pressupõe mais quantidade de energia gasta num período de tempo mais curto, restando-lhe poucas forças para agarrar outros projetos
- Quando tiver mais tempo livre faça algo diferente se quiser se manter intelectualmente saudável
Está pronto para o desafio?
Aconselho que tente já, a partir de amanhã, diminuir para metade o tempo que demora a produzir o seu trabalho. Provavelmente não o conseguirá à primeira, mas aplicar todas estas técnicas é uma coisa que demora tempo. Mas no final é compensador. Muito mesmo.
E o leitor, está disposto a tentar esta dicas? Faça isto e depois diga-nos como foi. Se já as aplicar, conte-nos se tem dado resultado
Abraço!