O tempo é dos poucos recursos que jamais volta atrás na sua vida. Os segundos que você investiu ao entrar no nosso blog, abrir o artigo e ler estas palavras já não voltam atrás. Porém, acredito que serão minutos que trarão benefícios futuros a si e ao seu trabalho e por isso considero que estará a investir corretamente o seu tempo. O tempo passará de qualquer das formas e por isso é necessário saber utilizá-lo. Como organizar o tempo tem sido uma das questões mais debatidas durante os últimos tempos, visto que vivemos numa época em que tudo acontece de forma muito rápida e só ganhará vantagem competitiva aquele que souber utilizar este recurso da melhor forma.
No nosso ebook Seja Mais Produtivo exploramos várias estratégias que pode utilizar para aumentar a sua produtividade e assim melhorar os resultados da sua vida pessoal e profissional. Contudo, no artigo de hoje vamos resumir aqueles que considero os conselhos mais importantes para conseguir ter mais tempo na sua vida. São leias imutáveis e elas não estão dependentes da utilização de qualquer aplicativo para gestão de tempo: poderá utilizá-las para sempre!
1. AUTOMATIZE TUDO
O termo “piloto automático” é muito utilizado nos livros de produtividade e isso não acontece em vão. Existem tarefas que efetivamente podem ser automatizadas e essa será a sua primeira grande fonte de ganho de tempo. São, por norma, hábitos simples como utilizar alguns leitores de feed’s para atualizar as suas redes sociais ou ter o campo preenchido no rodapé do email de forma automática (como mostramos na imagem abaixo). Até a minha organização no Wunderlist tem tarefas em piloto automático. Em alguns trabalhos que faço com regularidade digo para o próprio aplicativo gerar uma nova tarefa no dia “x” da semana e na hora “y”. Isso faz com que o meu cérebro nem sequer necessite de pensar nessa tarefa.
Numa situação mais avançada, você pode até considerar contratar um estagiário ou uma secretária para resolver problemas banais do seu dia-a-dia como a resposta de emails, a organização de papéis, etc. Até contratar um freelancer para escrever artigos para o seu blog pode ser uma forma de deixar tarefas secundárias para outras pessoas. Isso irá permitir que você se foque naquilo que realmente interessa, que são as questões estratégicas do seu negócio. Basta calcular o valor/hora que você está investindo nessa tarefa para perceber se ela realmente vale a pena ser realizada por si ou por outra pessoa.
2. ORGANIZAÇÃO DA SUA VIDA, DO SEU COMPUTADOR E DOS SEUS PAPÉIS
Pare de ler este texto por um minuto e olhe para o fundo do seu ambiente de trabalho. Quantas pastas, imagens ou textos você tem no seu ambiente de trabalho? Cinco, dez ou vinte? Ou mais? Se estiver lendo pelo iPad, veja quantos aplicativos você tem baixados e que não estão nas pastas? O fundo do seu computador ou do seu tablet é um bom resumo de como está a sua organização e a sua vida pessoal. Eu, por norma, tenho apenas duas pastas no meu ambiente de trabalho: uma para a minha vida pessoal e outra para o trabalho (como demonstro na imagem acima). Essas pastas principais são depois divididas em subpastas, consoante os meus projetos. Desta forma é possível encontrar tudo de uma forma rápida e organizada.
O primeiro passo para conseguir manter essa mesma organização é criar um mapa mental de forma a saber para onde vão todos os papéis, documentos e fotografias que você receber. Você precisará de saber:
- Onde vão ficar todos os blocos de notas que você usar (aconselho a utilização do Evernote)
- Para onde seguem todos os papéis que estão no seu dia-a-dia (poderá fazê-lo também através do Evernote)
- Os emails que você recebe e que não vão ser resolvidos naquele momento para onde vão?
- As suas imagens e do seu trabalho, em que pasta elas devem ficar?
- Todos os ebooks ou PDF’s que você gostou de ler qual o caminho que eles seguem?
- As pastas físicas e digitais seguem o mesmo padrão? Para onde estão indo todos esses papéis?
Um dos segredos para conseguir encaminhar todos estes processos de uma forma organizada é começar pequeno. Na primeira semana, comece por organizar toda a sua vida digital. Coloque isso como uma tarefa no seu Wunderlist ou outro aplicativo para gestão de tempo e nessa semana invista 30 minutos para organizar tudo e encontrar um método. Na semana seguinte, organize outro pormenor da sua vida (papéis físicos, por exemplo). Outro dos pontos que eu gosto de referir é que você não deve ter pena do papel. Tudo o que efetivamente não for útil, envie para o lixo!
Por último, mas não menos importante, é que esses documentos precisam de ser encontráveis! O que quero dizer com isto é que, quando você precisar desses mesmos documentos, é necessário que você consiga encontrá-los rapidamente. Você pode fazer isso dividindo isso por tags, palavras-chave, etc. E aí, mais uma vez, o Evernote e o Shoeboxed são úteis.
3. FAÇA UMA ANÁLISE DE SI MESMO
Um dos primeiros passos para realmente alterar (e melhorar) a sua produtividade é fazer uma análise a si mesmo. Onde você está perdendo mais tempo? O que está fazendo com que você perca minutos preciosos do seu dia-a-dia? Existem vários fatores que podem estar influenciando isso: email, redes sociais, celulares, outras pessoas, etc. Essencialmente é encontrar aquilo que faz com que você fuja de uma tarefa para a outra. Eu, por exemplo, enquanto escrevo os artigos para a Escola Freelancer deixo de parte o email e redes sociais. Desta forma, consigo manter o máximo de foco nesta tarefa.
O importante é fazer uma análise de si mesmo e perceber onde está efetivamente perdendo tempo. Para ajudá-lo vou dar dois conselhos. O primeiro de todos é que instale o Rescue Time no seu computador. Se quiser saber do que estamos falando o melhor é clicar aqui. O segundo conselho é que encontre um ritual de concentração. Isso pode ser a utilização de uma simples garrafa de água, uma chiclete, uma música para relaxamento, o que for! Encontre algo que o ajude a manter o foco e faça disso um hábito.
Dica de artigo: Como eliminar os maus hábitos
4. O QUE NÃO VAI DE ENCONTRO AOS OBJETIVOS ROUBA TEMPO
Para se conseguirem atingir as metas é necessário foco e deixar de lado aquilo que realmente não traz crescimento e não contribui para essas metas. Se você quiser realmente ter mais tempo na sua vida, é necessário saber quais são as tarefas que não vão de encontro às suas metas. No ponto anterior falamos de tarefas que não são úteis e que roubam tempo. Nesta, falamos sobre tarefas que até podem parecer úteis mas que não vão de encontro àquelas metas definidas no início do ano.
Para que entenda melhor vou dar um exemplo. Imagine que você está trabalhando num projeto social e que esse projeto está roubando muitas horas da sua semana. Esse mesmo projeto pode ser considerado útil, pois você está fazendo um bem para a sociedade, mas pode ir contra as suas metas definidas no início do ano. Perder tempo com esse projeto não é efetivamente ruim, mas está roubando o seu tempo. Por vezes existem tarefas que parecem úteis, mas que obrigam-nos perder minutos preciosos do nosso dia-a-dia. O meu conselho é que faça uma análise e perceba se, efetivamente, esse projeto não está retirando o foco daquilo que é realmente importante para a sua carreira profissional.
5. SER MULTITAREFAS. ATÉ QUANDO?
Se você está lendo este texto é porque, possivelmente, pretende melhorar a sua produtividade e aumentar a sua qualidade de vida não é verdade? Então faça um favor: pare de ser multitarefas. Existem imensos estudos comprovando os benefícios de fazer uma tarefa de cada vez, dividindo essas mesmas tarefas em blocos de tempo. Recentemente li um estudo realizado pela Universidade de Utah, nos Estados Unidos, que indicava que grande parte das pessoas que são multitarefas não o fazem para ganhar tempo, mas sim porque têm falta de foco! E desta forma compensam essa falta de concentração com várias tarefas ao mesmo, criando a sensação de que estão mais ocupados e trabalhando mais. Nada mais errado. O mesmo estudo comprovou que aqueles que focam em apenas uma tarefa de cada vez têm uma produtividade melhor quando, ocasionalmente, são obrigados a realizarem multitarefas. Resumindo: quem naturalmente faz multitarefas pensando que está trabalhando mais está apenas perdendo tempo e capacidade de produção no seu dia-a-dia.
Dica de artigo: Realizar várias tarefas ao mesmo tempo pode ser prejudicial?
6. QUAL O SEU PERÍODO MAIS PRODUTIVO?
Você até pode ser a pessoa mais bem intencionada do momento, mas se tentar fazer a tarefa certa no momento errado o mais provável é que se sinta frustrado e pouco produtivo. Um dos segredos para ganhar mais tempo na sua vida é através do conhecimento intrínseco, como já referimos em pontos anteriores. E esse conhecimento só poderá ser adquirido se você aprender qual o período do seu dia em que você é mais produtivo. Eu sei que para mim o melhor é escrever logo pela manhã e deixar as tarefas mais rotineiras (email, celular, etc) para depois do almoço, que é quando estou menos produtivo. Além disso, também sei que durante a noite não consigo escrever textos demasiado complexos mas estou mais atento para pesquisar informação ou ler alguns livros. Isso significa que já conheço o meu ciclo de produtividade. Resta você descobrir o seu.
Pode fazer isso de uma forma muito simples: analisando. Utilize aplicativos ou simplesmente faça testes. Numa semana faça um gênero de trabalho pela manhã e outro pela tarde. Na semana seguinte troque e analise em qual das semanas você produziu mais. Depois de descobertos os picos de produtividade chegou a hora de deixar as tarefas mais complexas para os momentos em que você é mais produtivo.
7. VEJA O EMAIL COMO UMA TAREFA
O email é, e sempre foi, uma tarefa do dia-a-dia. O problema é que grande parte das pessoas não entende isso. Como o email está associado a trabalho, por norma gostam de ficar verificando o email o tempo todo. E aí estão criando multitarefas sem darem conta disso. A melhor comparação que podemos fazer atualmente é com o Facebook. Quando você começa a perder muito tempo com o Facebook, o que você faz? Fecha o site e continua o seu trabalho. Porém, o mesmo não acontece com o email. A explicação para isso é muito simples: o email é visto como uma ferramenta de trabalho e por isso acaba sempre sendo uma prioridade.
O truque para resolver essa questão é ver o email como uma tarefa, colocando um momento do dia para verificar o email. Aqui vai um exemplo correto de verificação do email:
- Início do dia (faça isso apenas se o email poder condicionar o seu dia de trabalho. Caso isso não aconteça, não abra o email pela manhã)
- Antes da hora de almoço (como você está com fome, o mais normal é que não invista muito tempo com o email. Se não fizer neste momento faça depois do almoço)
- Final do dia de trabalho (neste momento você está mais cansado e por isso não perderá muito tempo com o email)
Nessa altura, trate de todos os seus emails de uma forma definitiva. Ou seja, tudo o que for para responder faça nessa hora e tudo aquilo que for para guardar guarde.
Dica: Para guardar aqueles emails que não pode eliminar, utilize mais uma vez o Evernote. O processo é muito simples: vá às definições do Evernote e procure pelo email da sua conta Evernote. Guarde ele nas suas listas de contatos. Agora, cada vez que você tiver um email que não irá usar mas que não pode ser eliminado, envie-o para a sua conta do Evernote e elimine-o do aplicativo de email. Você poderá ainda acrescentar “@seguidodonomedapasta” e #’s para criar tags na sua conta do Evernote. Tudo isto no campo de assunto do email. Se tiver alguma dúvida nesta parte não hesite em deixar um comentário. Veja como fazer mais abaixo.
Passo 1
Passo 2
8. PRATIQUE O “NÃO”
Um dos problemas das pessoas menos produtivas é o fato de dizerem “sim” a quase tudo. O amigo convida para jogar futebol, elas dizem que sim. A namorada convida para ver aquela série ao final do dia, a resposta é sempre sim. E por aí vai. Um dos truques para ter respostas negativas mais firmes e sinceras é mudando a sua forma de responder.
O “Journal of Consumer Research” levou 150 mulheres até um seminário onde os palestrantes falaram sobre os alimentos que devem ser evitados para se manter uma vida saudável. Depois de assistirem a esse seminário, as 150 mulheres foram dividas em dois grupos. Metade teria de responder “não posso” quando pensasse em adquirir algum alimento fora do aconselhado no seminário enquanto que a outra metade teria de responder “não vou”. Os dois grupos receberam emails diários durante 10 dias nos quais era perguntado como estavam a decorrer os ensinamentos que tinham sido adquiridos no seminário. Os resultados no final foram bastante diferentes. Enquanto que no grupo que respondeu “não posso” a todos os alimentos proibidos, 1 em cada 10 conseguiu manter o que foi ensinado no seminário, no que grupo que respondia “não vou”, o resultado foi de 8 em 10. Ou seja, oito em cada dez mulheres não comeram os alimentos “proibidos” durante dez dias.
Viu como a simples forma de responder pode mudar a realização dos seus objetivos? Antes de pensar em dizer “não” pense na forma como vai dizer esse “não”.
9. PRIORIZE AS SUAS TAREFAS
Este é talvez um dos pontos mais importantes da nossa lista. Vivemos num mundo em que tudo acontece muito rápido e em que o foco está apenas no urgente e não no mais importante. Como definir que uma tarefa é mais importante do que outra é uma das maiores dificuldades dos profissionais do século XXI. Vou partilhar consigo alguns dos segredos para aprender a priorizar as suas tarefas:
- Tenha um local onde possa organizar o seu dia, quer seja uma agenda ou um aplicativo como o Wunderlist
- Organize a sua agenda de forma semanal
- Não deixe nada pendente. Dê sempre uma ordem para esse trabalho
- Faça primeiro aquelas tarefas que possam ser feitas entre dois a cinco minutos
- Primeiro o urgente depois o mais importante
- Leia este artigo para aprender a definir corretamente a ordem das tarefas
10. PRATIQUE OS NOVE PONTOS ANTERIORES
Para ganhar mais tempo na sua vida você não precisa de conseguir fazer tudo à primeira tentativa. A questão do email, por exemplo, foi algo que batalhei durante meses até conseguir encontrar uma técnica que me ajudasse a ser mais produtivo. Possivelmente muitos dos pontos anteriores que abordamos neste artigo você até já experimentou, mas por algum motivo não conseguiu realizá-los e acabou por desistir. Não desista! Melhorar a produtividade é algo que demora. É uma melhoria de si mesmo que deve ser praticada, até conseguir atingir a excelência pessoal.
“O tempo é uma arma estratégica equivalente a dinheiro, produtividade, qualidade e até inovação” (George Stalk Jr.)
Agora chegou o momento de você ser produtivo e deixar-nos um comentário do que achou do nosso artigo. Qual destes pontos você precisa de melhorar? Tem conseguido melhorar a sua produtividade ultimamente?
Até já!