Produtividade 20/07/2011

10 conselhos indispensáveis para aumentar a produtividade de uma vez por todas

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Muitos freelancers se queixam da sua falta de produtividade. Que não conseguem ter os trabalhos feitos na hora que queriam, que manter um horário rigoroso é algo difícil ou simplesmente que têm dificuldade em definir uma rotina que lhes permita aproveitar o máximo das suas potencialidades. Na Escola Freelancer já escrevi vários artigos relacionados com a produtividade, mas hoje vou resumi-los todos num só texto, para que não tenha mais desculpas para desistir da sua carreira de freelancer por não ser disciplinado o suficiente a este nível.

Todas as pessoas conseguem ser produtivas?

A minha resposta a esta pergunta é um claro sim. Se aplicar estes conceitos em todos os campos da sua vida, conseguirá melhorar não só o seu negócio, mas também aspetos familiares e pessoais.  Ter rotinas no seu dia-a-dia é importante, pois o sucesso muitas vezes acontece devido à repetição de certos pontos que contribuem para melhorar a sua produtividade mas também o seu tempo livre.

Como já devem ter reparado pelos meus artigos sou completamente contra aquelas pessoas que vivem apenas para o trabalho. Você deve sempre ter um tempo para si e para outras coisas que goste de fazer. Ao adquirir hábitos, conseguirá ser mais eficaz no seu trabalho, conseguindo por outro lado ter mais tempo livre. Uma coisa está ligada à outra e são completamente impossíveis de separar. Quem não for organizado no trabalho e não criar rotinas, dificilmente conseguirá ter tempo livre para aliviar o seu stress. Portanto o primeiro conselho que lhe deu é mesmo para:

1. Comece a preparar o seu dia antes de ir se deitar

A minha amiga agenda dorme sempre ao lado da minha cama. Isto porque antes de me ir deitar organizo sempre o meu dia seguinte. Desta forma evita ficar a pensar no que devo fazer mal acordo. Vou dormir calmamente e só preciso de pensar nisso no dia seguinte quando olhar para o que escrevi no papel. Esta técnica evita também que coisas que ainda estão na memória no próprio dia sejam esquecidas quando acordar. O sono por vezes faz com que nos esqueçamos de coisas que ainda estão frescas na nossa cabeça. O papel não deixa que isso aconteça. Agende as tarefas para o dia seguinte e comece mais bem disposto.

2. Tenha hábitos quando se levanta

Tomar banho, ir correr meia hora ou ligar o rádio são hábitos que o ajudam a mentalizar-se que o seu dia já começou e que está no momento de começar a fazer o que tem planeado.  Ficar na cama, dando a si os habituais “apenas mais cinco minutos” está fora de questão. Só o fazem perder tempo e a qualidade do sono desses minutos são péssimas. Mal toca o despertador levante-se logo. É um hábito que precisa de ter.

3. Comece pelas coisas mais fáceis

Para conseguir ficar moralizado mal começa o dia, é importante que comece a produzir logo que começa a trabalhar. Para isso faça primeiro aquelas tarefas mais rápidas de serem feitas. O fato de ver trabalho realizado, motivam-no a trabalhar ainda com mais vontade durante o resto do dia. Faça o que lhe parece mais simples. E lembra-se que nada de emails neste momento! Faça-o só quando tiver feito o mais importante primeiro.

4. Não exagere na quantidade de tarefas

Muitas vezes queremos fazer tudo e acabamos por não fazer nada. Não adianta criar uma lista enorme de tarefa e depois não conseguir cumprir metade delas. Quando realizar a sua lista coloque apenas um número possível de tarefas a realizar. Aconselho até que opte por colocar tarefas a menos e vá experimentando e veja qual a sua capacidade diária para realizar tarefas. Eu coloco diariamente no máximo três tarefas indispensáveis para o meu dia. Mais que isso é prometer algo que não posso cumprir e não é esse o objectivo. Se tiver só uma tarefa indispensável melhor, pois aí terá a certeza que irá cumpri-la.

5. Use um software para controle de tempo

Outra das formas de melhorar a sua produtividade é utilizar um software que lhe permita controla o que está a fazer. Neste caso o meu conselho vai para o Rescue Time, que é um programa que utilizo constantemente e que tem me ajudado a saber mais claramente o que tenho feito ao meu tempo. Com um site bastante simples, esta plataforma faz uma análise de todas as janelas que tem abertas no seu computador, criando posteriormente um relatório no qual diz quanto tempo perdeu em cada site. E isso tudo está disponível no site do Rescue Time a qualquer hora. Contudo, o software envia também um email todo o final de semana com um relatório completo de onde você andou a perder todo o seu tempo durante os dias de trabalho.

6. Organize seu tempo de trabalho

Os freelancers passam grande parte do dia à frente do computador, apoiados numa secretária ou sentados numa cadeira. Todas estas formas de estar podem fazer com que perca um pouco da sua produtividade se não tiver um ambiente de trabalho bem organizado. Ter disciplina pessoal para manter o ambiente que o rodeia é essencial. Ficam aqui algumas dicas que foram mais desenvolvidas no nosso artigo sobre as 8 dicas para organizar o seu ambiente de trabalho:

  • Escolha um local silencioso
  • Escolha a cadeira correta
  • Tenha uma postura correta
  • Tenha apenas o essencial na secretária
  • Boa luminosidade
  • Tenha dois monitores
  • Tente concentrar tudo no computador
  • Reserve um dia por semana para a organização

7. Divida seu dia em blocos de tempo

Quando começar um determinado gênero de trabalho, faça-o até ao fim. Imagine que escreve para um blog e quer produzir um texto. O que aconselho é que comece a escrever esse texto e faça-o até ao fim. Não interessa se recebeu um email, uma chamada ou se está com sede. Terminar essa sua tarefa deve ser determinante para que não perca o raciocínio. No artigo que escrevi sobre dividir o seu dia em blocos de tempo, fiz a comparação com o sono. Ou seja, se você está constantemente a acordar durante a noite, a qualidade do seu sono não é a melhor certo? Isso acontece porque o seu cérebro precisa de retornar ao seu estado sonolento em várias ocasiões. Vai para a cama, começa a adormecer e só depois entre em sono profundo. Isso acontece também no seu trabalho.

Se começou uma tarefa, apenas passado dois a três minutos é que se encontra 100% concentrado nessa tarefa. Se verificar o email enquanto escreve um texto por exemplo. Significa que perdeu dois minutos para se concentrar no texto, dois para se concentrar nos emails que recebeu e outros dois para voltar a escrever o texto. Ou seja, perdeu seis minutos enquanto poderia ter perdido apenas dois.

8. Faça alguns intervalos

Com esta dica, pareço estar a contradizer-me com a anterior. Mas nada disso. Quando falei em não interromper uma tarefa, referi-me ao fato de parar com a produção de A, para começar B e para depois regressar a A. Contudo, aceito que a capacidade para se manter concentrado não seja infinita. Se temos um trabalho que demora duas horas a realizar, duvido que o consiga fazer com 100% de concentração durante esse período. O que o aconselho é que pare ao fim de uma hora para descansar um pouco.

Mas descansar significa não fazer absolutamente nada. Zero. Faça um telefonema para a sua namorada, vá beber um café ou vá ao banheiro. Ao “descansar” o seu cérebro, estará a prepará-lo melhor para voltar em grande para a sua tarefa. Quando fizer um intervalo, não faça absolutamente nada que o obrigue a pensar muito. No entanto seja disciplinado, um pequeno intervalo não significa que perca demasiado tempo com ele.

9. Defina uma hora para encerrar o trabalho

Lembra-se daqueles colegas de faculdade que deixavam para o último dia o trabalho e que milagrosamente conseguiam fazê-lo? É obvio que a qualidade nem sempre era melhor mas era um facto que o trabalho aparecia feito. Mas como isso era impossível? Como aqueles alunos que pouco faziam durante o período todo de realizar o trabalho conseguiam fazer aquilo à última da hora?

A resposta a esta pergunta chama-se Lei de Parkinson. Esta lei diz que “maior será a sua capacidade de concentração quanto menos for o tempo disponível para realizar uma tarefa”. Ou seja, o que aqueles alunos que deixam tudo para última da hora estão a fazer e concentrar-se apenas naquele trabalho porque têm pouco tempo para o realizar, mesmo que isso implique não dormir.

É óbvio que não aconselho-o a deixar tudo para última da hora muito menos a deixar de dormir. O que digo é para colocar uma hora de término e que cumpra essa hora. Dessa forma irá se sentir pressionado a realizar essa tarefa, concentrando-se apenas nisso e elevando todo o seu potencial.

10. Não seja escravo da sua agenda

Peço bastante atenção para este último ponto. Organizar o seu dia serve para que seja mais produtivo e tenha mais tempo livre para si. Por vezes as pessoas tentam organizar-se mas acabam cada vez mais ocupadas. Isso acontece porque passam a servir a agenda em prol do contrário. Se isso acontecer pare e analise a forma como está a gerir o seu dia. Não seja um escravo da sua agenda.

Pensar em organizar o nosso dia é um assunto bastante interessante, que pode ser de grande utilidade para quem quer conseguir vencer no mundo dos negócios. Mas como já disse anteriormente, não é uma tarefa fácil e exige persistência, pois terá que ver quais os métodos que melhor se adaptam a si. Seguir as sete dicas que expliquei no texto é essencial para que consiga evitar eventuais problemas criados pela inexperiência.

Pronto para ser mais produtivo?

Neste artigo, resumi aquelas dez dicas que considero mais importantes para o leitor conseguir aumentar a sua produtividade. Muitas já foram referidas em textos, mas nunca estiveram todas juntas e penso que este pode ser um bom guia para aqueles em que a dificuldade é um grave problema no seu dia a dia de freelancer.

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