Produtividade 03/08/2012

Como utilizo o Wunderlist para organizar as minhas tarefas

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Para manter a produtividade, mais importante do que utilizar a Lei de Parkinson ou ser multitarefas, é importante o freela ter um método. Por vezes a ausência de um chefe se transforma num autêntico pesadelo caso você não seja capaz de controlar o seu tempo. Para ajudá-lo a conseguir manter a produtividade, hoje vou dar-lhe a conhecer o Wunderlist e ensinar como faço para trabalhar com esta extraordinária ferramenta. Este aplicativo pode ser utilizado no seu computador, no seu celular até no Ipad, o que torna o Wunderlist uma excelente ferramenta para quem passa muito tempo fora de casa.

Em primeiro lugar, vou falar um pouco sobre o Wunderlist e todas as vantagens que você tem em utilizá-lo. O Wunderlist é um aplicativo, completamente gratuito, que serve para você apontar as suas tarefas e depois começar a eliminá-las conforme vão sendo concluídas. Parece simples? Pois é, o objetivo do Wunderlist é esse mesmo: tornar a sua vida mais simples. Depois de feito o log in, você poderá utilizar o aplicativo em qualquer dispositivo, visto que o Wunderlist funciona num sistema em nuvem, atualizando automaticamente em qualquer dispositivo.

Ao fazer o log in pela primeira vez, você verá a Caixa de Correio, que é a primeira pasta criada por defeito por este aplicativo. Mais tarde, explicarei como pode trabalhar com estas entradas. Nesta mesma pasta, você terá algumas “tarefas” que também são criadas pelo Wunderlist por defeito. Estas notas são apenas explicações sobre como trabalhar com o aplicativo, pelo que, caso não tenha dúvidas, poderá apagá-las sem problemas.

wunderlist

COMO INSERIR E APAGAR TAREFAS

Vamos então à parte mais importante: inserir e apagar tarefas. No Wunderlist, basta você escolher a pasta em que está inserida essa tarefa e depois adicioná-la, clicando na barra que fica logo acima. Depois, conforme elas forem sendo concluídas, basta apagar, clicando na lado esquerdo da tarefa. Com o Wunderlist, você poderá marcar as suas tarefas para a semana seguinte ou para o mês seguinte, podendo escolher a data dessa tarefa com grande antecedência.

Uma coisa boa do Wunderlist é que ele fica constantemente recordando que você não concluiu uma tarefa. Isto porque, em grande parte dos aplicativos, as tarefas não concluidas acabam por ficar para trás e tornam mais fácil você se esquecer dessa tarefa. Contudo, no Wunderlist você ficará para sempre visualizando as tarefas que não foram feitas, o que acaba “pressionando” um pouco mais o freela.

Na criação da tarefa, você pode também adicionar uma nota, o que geralmente é de grande utilidade, visto que cada tarefa por norma precisa de mais informação do que um simples título. O Wunderlist permite também que você destaque as tarefas, de forma a que elas apareçam automaticamente em primeiro lugar na sua lista. Por defeito, o aplicativo vai listando as suas tarefas por ordem de chegada. Ou seja, a última que foi escrita vai sempre para o último lugar. A clicar na estrela (que no Wunderlist significa os “favoritos”), você passa essa tarefa imediatamente para o primeiro lugar.

Se você utilizar o Wunderlist no celular, você ainda pedir que o Wunderlist o avise de uma tarefa, com uma data pré-definida. Esse mesmo aviso poderá ser enviado para o celular ou então por email, o que é uma grande vantagem para aquelas tarefas realmente importantes para a sua vida.

COMO UTILIZO O WUNDERLIST

Depois de dar a conhecer grande parte das ferramentas do Wunderlist, chegou o momento de explicar como faço para trabalhar com esta excelente ferramenta. Em primeiro lugar, divido o aplicativo em várias pastas, consoante as áreas que tenho para escrever: Escola Freelancer, sites de ténis, jornal, casa, família, entre outras coisas. Isto é importantíssimo para que possa manter o foco na área que quer trabalhar e também para não tornar o aplicativo demasiado confuso.

Depois de feito esta parte, chegou o momento de você ganhar um rotina de gestão do Wunderlist. O meu conselho é que todos os dias, antes de se deitar, confira o que tem para fazer no dia seguinte através do seu celular ou do aplicativo web. Se você está com dificuldades na organização, aconselho que dê uma olhada no nosso artigo sobre como organizar o seu dia de forma eficiente. Além disso, você deve ir apontando as suas tarefas mesmos que eles tenham de ser realizadas daqui a alguns dias. Desta forma, você já não irá se esquecer do que tem para fazer.

Se for uma tarefa para ser feita daqui a muitas semanas, o mais certo é que você se esqueça dela. Mas não se preocupe. Com o Wunderlist, você poderá pedir que o aplicativo o avise alguns dias antes, de forma a não se esquecer. Outro dos conselhos que posso lhe transmitir é que aproveite a possibilidade de colocar algumas notas para inserir endereços de sites ou números de telefones.

Desta forma, estamos evitando a criação de uma pasta com o nome “semana” ou “mês”. Foque-se apenas em inserir a tarefa na sua área respetiva e conforme termine os seus dias e planeje o dia seguinte, veja o que tem para fazer. O Augusto Campos, do blog Efetividade, escreveu um artigo sobre o Wunderlist, no qual utiliza o método do Zen Habits para gerenciar o aplicativo. Apesar do sistema dele ser bastante completo, não considero que a organização através de caixas de correio, pastas para hoje ou para a semana tornem o nosso dia mais produtivo, bem pelo contrário, acabando por complicar a nossa organização.

O nosso objetivo é manter simples e fazer com que o leitor fique mais próximo do slogan da Nike (Just do It): Apontar a tarefa, definir uma data, terminá-la e eliminá-la da lista de pendências.

COMO PRIORIZAR AS TAREFAS

Aqui, entra o grande problema e o grande desafio de quem pretende ser mais produtivo: como priorizar as suas tarefas. As tarefas que foram prioritárias, passarão automaticamente para o topo da minha lista do Wunderlist. Mas afinal, como distinguir aquelas que são prioritárias das que não são? A melhor forma para poder fazê-lo é utilizar um sistema que me foi explicado pelo colega Miguel Lucas da Escola Psicolgia e que vou dar a conhecer nas próximas linhas. A imagem que você está vendo abaixo, foi curiosamente o papel que o colega Miguel Lucas utilizou para me explicar este esquema e que eu mostro a vocês em primeira mão.

O que esta imagem mostra, não é mais do que um  gráfico que nos ajudar a definir o que é prioritário ou não. Se você olhar com atenção, verá que existem duas letras, o “P” e o “I”, sendo que a primeira significa “Prioritário” e a segunda significa “Importante”. Essas mesmas duas letras estão com duas numerações, tendo cada uma delas um “0” e um “10”.

Como é lógico, quanto mais perto o “P” e o “I” estiveram do zero, significa que essa tarefa será menos prioritária e menos importante. Já se essa tarefa estiver mais próxima do valor 10, ela será mais importante ou mais prioritária. Com isso, teremos aqui quatro quadrantes:

  • P 10 + I 10 = significa que a tarefa é extremamente prioritária e extremamente  importante
  • P 0 + I 10 = significa que esta tarefa é pouco prioritária mas muito importante
  • P 10 + I 0 = significa que esta tarefa é muito prioritária mas pouco importante
  • P 0 + I 0 = significa que esta tarefa é pouco importante e pouco prioritária

Agora, cabe a si verificar em qual quadrante essa tarefa se enquadra. Por exemplo, se eu tiver que pagar uma multa de estacionamento nos próximos seis meses, nesse caso terei uma tarefa pouco prioritária (tenho seis meses para realizá-la) mas muito importante (se não a pagar no período definido pago juros). Por outro lado, se eu tiver de ligar para um cliente para perguntar se recebeu um email, isso será algo prioritário mas pouco importante, visto que não vai mudar muito o meu dia.

Por último, aconselho que você tenha um local onde possa capturar tudo o que você encontra, de modo a não se esquecer de nada. Pode ser uma agenda o um simples bloco de notas. No meu caso, utilizo o celular para apontar o que encontro e passo para o Evernote, que é outra excelente ferramenta e que irei como contar como a utilizo num próximo artigo.

CONCLUSÃO

Esta é a forma que utilizo para organizar o meu dia e tentar retirar o máximo de proveito das várias horas de trabalho. Com o Wunderlist, retiro tudo o que preciso de concluir da minha cabeça e foco-me apenas na tarefa que estou fazendo, o que ajuda a aliviar bastante o stress. Além disso, é motivador ver que várias tarefas estão sendo eliminadas do nosso dia-a-dia.

O Wunderlist permite fazer tudo isto com bastante facilidade. Como é óbvio, é necessário muita disciplina e foco nesta meta, porque não é fácil você manter este hábito de organização.

E você, que ferramentas costuma utilizar para organizar o seu dia? O que achou do Wunderlist?

Abraço

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