Produtividade 27/08/2012

Como saber se uma tarefa é mais importante do que outra?

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Qualquer empreendedor bem organizado, conta sempre com um grande número de tarefas no seu dia-a-dia. Se o negócio for evoluindo conforme pretende, o mais certo é que surjam por vezes mais tarefas do que aquelas que nós conseguimos cumprir. Nesse caso, o melhor é mesmo rever o seu método de organização ou então contratar um funcionário para que o possa ajudar. Mas o tema de hoje não está relacionado com a realização de listas de tarefas. Hoje vamos falar sobre como definir se uma tarefa é prioritária relativamente a outra. Este problema estende-se a todos os profissionais, sejam eles freelancers, empreendedores ou mesmo empregados por conta de outra pessoa. Saber o que devemos fazer com alguma antecedência é importante, mas saber o que fazer primeiro é mais importante ainda.

Certamente, você muitas vezes já se questionou o porquê de começar a tarefa “A” em vez de optar pela tarefa “B”. Esta dúvida é bastante comum e é, com certeza, um dos motivos que leva grande parte das pessoas a perderem a sua produtividade, mesmo que façam uma lista de tarefas ou que utilizem um software para manter a sua organização. Neste post, vou ensinar-lhe um método explicado pelo meu colega Miguel Lucas da Escola Psicologia e que tem trazido excelentes resultados na priorização das minhas tarefas.

tarefas

PRIORIZANDO AS TAREFAS

O método que utilizo foi explicado no artigo sobre como utilizo o Wunderlist para organizar as minhas tarefas, pela que apenas irei fazer uma pequeno resumo sobre o método utilizado. Quem quiser saber um pouco mais de como ele funciona, pode clicar aqui. No gráfico, iremos fazer quatro quadrantes:

  • P 10 + I 10 = significa que a tarefa é extremamente prioritária e extremamente  importante (Quadrante I)
  • P 10 + I 0 = significa que esta tarefa é muito prioritária mas pouco importante (Quadrante II)
  • P 0 + I 10 = significa que esta tarefa é pouco prioritária mas muito importante (Quadrante III)
  • P 0 + I 0 = significa que esta tarefa é pouco importante e pouco prioritária (Quadrante IV)

A forma como vamos utilizar este método é bastante simples: por cada tarefa que você inserir na sua lista diária, pense em que quadrante ela deve ficar. Depois de fazer, certamente verá que elas estão distribuídas pelos quatro quadrantes. A ideia é mesmo que você comece pelas que são mais prioritárias e importantes, que depois faça as mais prioritárias mas não tão importantes, de seguida as mais importantes mas menos prioritárias e que deixe para o fim aquelas que não são nem sequer importantes nem sequer prioritárias. Parece fácil? Na verdade não é. Isto porque muitas pessoas acabam por ter (imagine-se), dificuldades em saber o que é prioritário ou importante. Para simplificar ainda mais a questão, vou dar-lhe alguns “sinais” que podem ajudá-lo a descobrir se uma tarefa é importante ou prioritária:

  • O fator tempo. Se é uma tarefa para ser terminada hoje, obviamente que será prioritária.
  • Analise num contexto mais global. Ou seja, se essa tarefa é importante para o futuro do seu negócio, talvez não seja tão prioritária, mas o seu grau de importância aumenta consideravelmente.
  • Fala uma análise com a Lei de Pareto. Estude num campo mais lógico e veja se a tarefa para esse projeto provém de uma das suas principais fontes de renda.
  • Torne como prioritárias aquelas tarefas que podem ser concluídas já. Eliminar itens da sua lista deve ser sempre um fator a ter em conta.

OLHANDO CASO A CASO

Por mais que eu pretenda, é complicado conseguir dizer-lhe o que deve fazer primeiro ou depois. No fundo, isto terá sempre de partir de uma análise mais pessoal. Eu podia aconselhá-lo a não abrir o email logo pela manhã. Em termos lógicos, sem dúvida alguma que é mais produtivo não fazê-lo e poder começar logo com as suas tarefas mal acorde. Contudo, existem outras pessoas que efetivamente podem necessitar de abrir o email para desenvolver o seu dia da melhor forma.

Imagine que estou fazendo um trabalho de web design para um cliente. Se ele me enviou um email em plena madrugada, dizendo para eu fazer uma alteração, certamente que a leitura de email irá mudar o meu dia, pois levará a que eu trabalhe com outras metas. Portanto, o meu conselho vai para que você olhe caso a caso e consiga fazer uma reflexão própria. Com o tempo, você até deixará de utilizar este método, porque você começará a, automaticamente, saber analisar o que é mais importante e o que não é. No entanto, este esquema serve para ser utilizado pelas pessoas que se encontrem mais perdidas e sem organização no seu dia-a-dia.

FERRAMENTAS PARA AJUDÁ-LO

Para conseguir manter todo este fluxo de trabalho e admitindo que você trabalha em frente ao computador, é necessário que você utilize algumas ferramentas. Elas irão ajudá-lo não só a manter menos tarefas no no primeiro quadrante (o mais stressante) mas também e conseguir apontar as suas notas e tudo o que tem para fazer:

WUNDERLIST

Já falamos sobre ele aqui no blog mas vou voltar a fazer um pequeno resumo. Este aplicativo, que funciona em aplicativos móveis e no computador, é uma das melhores ferramentas para gerenciamento de tarefas. Com um interface bastante simples, ele permite que você anote as tarefas que tem para realizar durante o dia, recebendo avisos definidos prontamente por si. Além disso, pode programar o que tem para fazer durante os dias ou semanas seguintes. A facilidade e a velocidade com que acrescenta e elimina tarefas é impressionante. Outro dos seus pontos fortes é que funciona num sistema de cloud computing, ou seja, você pode ver as tarefas que tem para fazer através do seu smartphone ou mesmo através do computador. Este aplicativo é completamente grátis.

EVERNOTE

Para que você consiga manter o número máximo de tarefas nos quadrantes dois e três, o Evernote é algo completamente indispensável para o seu dia-a-dia. É um aplicativo completamente gratuito e que também funciona num sistema de cloud computing. Com ele, você poderá fazer o apontamento de tudo aquilo que quiser, dividindo os temas por pastar. Também poderá partilhar os seus apontamentos nas redes sociais ou enviá-los através de uma mensagem de email para as pessoas que trabalham consigo. Também pode ser utilizado para carregar imagens ou para organizar a sua lista de tarefas.

Muitas pessoas acabam desprezando o Evernote porque não sabem utilizá-lo. O meu conselho é que divida a sua conta por várias pastas: família, sites, finanças, pessoal, etc. E que utilize o aplicativo para apontar tudo aquilo que verificar durante o dia-a-dia, quer sejam artigos para ler ou fotografias que ache interessante. Só a título de exemplo, eu desde que comecei a utilizar esta ferramenta com mais eficácia, jamais precisei de pesquisar por assuntos para escrever. Tudo o que encontro por aí insiro na hora neste aplicativo. Pode fazer maravilhas acredite.

PRIORITY MATRIX

Este aplicativo para Iphone, Ipad e Mac, é a única ferramenta que realmente utiliza o sistema dos quatro quadrantes. Com ele, você poderá inserir as suas tarefas num dos quatro quadrantes e depois organizar-se consoante o que definir. Atualmente com 40 mil utilizadores, o Priority Matrix conta com um design bastante apelativo e uma forma fácil de organização das suas tarefas. Outro ponto positivo é que você pode sincronizar com os outros aparelhos, caso utilize mais do que um no Priority Matrix. Contudo, esta ferramenta apenas serve para aqueles mais viciados em organização no celular e no computador. Para os mais minimalistas, uma pequena folha de papel pode resolver o problema. Infelizmente, é um aplicativo pago.

SPARROW

Se você quer uma aplicativo de email que realmente permita que você tenha a caixa de email vazia e que consiga manter o foco nas suas tarefas, o Sparrow é a melhor solução. Comecei a utilizá-lo há pouco tempo e tenha ganho minutos preciosos no meu dia-a-dia. Com ele, você pode conseguir manter o foco em tarefas prioritárias e deixar o email para segundo plano. Infelizmente, apenas está disponível para os utilizadores de Mac.

CONCLUSÃO

Nem todas as pessoas nascem com as capacidades inatas de saberem o que deve ser realizado antes ou depois. Na verdade, profissionais se sentem confusas quando o assunto é definir tarefas, não só no seu trabalho, mas também na sua vida. Para esse gênero de pessoas, este método pode realmente ser a solução para todas as suas dificuldades. Se você acha que não está tendo as decisões certas na sua vida, experimente fazer este quadrantes e considere contar-nos aqui a sua experiência. Se quiser ser ainda mais eficiente, opte por utilizar algumas destas ferramentas que propomos. Verá que a sua vida ficará bem mais organizada e menos estressante do que tem sido até agora.

E você, como faz para definir prioridades na sua vida? Já tinha ouvido falar deste método?

Abraço e até já!

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