Produtividade 04/06/2013

Como (re)organizar a sua mesa do escritório em seis passos

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Elevar os níveis de produtividade de qualquer profissional é fundamental. Produtividade significa não só fazer mais tarefas em menos tempo mas também aprender a priorizar aquilo que é mais importante. Um trabalhador que não sabe o que deve fazer primeiro será um trabalhador perdido na sua rotina. E quando o assunto é produtividade, saber organizar organizar a mesa do escritório é fundamental. Eu, pelo menos, não consigo sobreviver a uma mesa mal organizada e rodeada de papéis. Já tenho falado aqui sobre o meu processo de digitalização de cartões de visita ou até da minha utilização do Shoeboxed para eliminar os papéis da minha vida. Neste artigo, vou partilhar com vocês algumas técnicas que utilizo para manter a organização da minha mesa do escritório e também algumas estratégias para você manter a sua organizada ao longo do tempo.

Manter um ambiente de trabalho limpo traz vários benefícios. Com tudo no seu devido local, fica mais fácil de você manter o foco naquilo que é realmente importante: o seu computador. Quem trabalha numa mesa de escritório desorganizada acaba visualizando tudo à sua volta. Os papéis, as canetas em excesso ou até mesmo os restos de comida que ficaram espalhados (é verdade, isso acontece!). Isso acaba sempre atrapalhando. Além disso,  é um claro sinal de que não existe um método de organização. Nada tem o seu local específico e quando mais tarde quiser encontrar algum objeto que necessite acabará por perder demasiado tempo.

PASSO 1: REORGANIZANDO TUDO

Vamos partir do pressuposto que a sua mesa de trabalho é uma completa desorganização. Os papéis estão amontoados e tudo fica à volta do seu computador. Está visualizando a imagem? Deve ser algo parecido com a imagem abaixo.

mesa desorganizada

Pois é, chegou o momento de mudar essa situação. O primeiro passo é retirar tudo do local e deixar apenas o seu computador. Isso pode até demorar vários minutos mas não tem problema, o objetivo é deixar tudo o mais “zen” possível. Agarre no que estiver espalhado na sua mesa e coloque num canto. O local onde você deixa cada objeto não é importante pois trataremos disso mais tarde.

PASSO 2: USE O LIXO!

Agora que está tudo colocado de lado, chegou o momento de colocar tudo aquilo que não é essencial para o lixo! Grande parte das mesas desorganizadas estão assim por que os seus donos têm “medo” de colocar papéis no lixo, pensando que mais tarde poderão ser utilizados de novo. Quando isso acontece, eles estão apenas mentindo a si mesmos, acredite. Grande parte dos papéis nunca mais são utilizados. O meu conselho é o seguinte: tudo o que não foi usado no último mês, coloque no lixo. Eu sei que mesmo assim existem papéis que mais tarde vão ser úteis. Desses aí trataremos no ponto seguinte, mas agora chegou o momento de deitar fora tudo aquilo que não interessa. E isso inclui:

  • Canetas
  • Papéis de publicidade
  • Cadernos com informações que você nunca mais vai ler
  • Revistas com artigos que você considera interessantes mas que nunca mais serão lidos
  • Comida que “um dia você vai comer”
  • Cartões de visitas que nunca mais vai usar (se forem úteis no futuro, digitalize todos eles e depois mande para o lixo)

Estes são apenas alguns dos “acessórios” mais comuns que podemos encontrar na mesa de trabalho. Se você encontrar mais algum que não foi útil no último mês e que dificilmente será útil no próximo, trate de utilizar o lixo.

PASSO 3: DANDO ORDENS PARA AS PENDÊNCIAS

Depis do ambiente de trabalho limpo e o superficial jogado no lixo, chegou o momento de dar uma “ordem” a tudo aquilo que vai continuar fazendo parte da sua vida mas que não vai ficar na sua mesa de trabalho. Estou falando daqueles papéis que vão ser úteis mas que precisam de ser organizados, daqueles livros que ficavam sempre perto de você mas que você nunca lia ou até aquelas fotografias que você acha que vai olhar todo o dia mas que nunca vê. Enfim, chegou o momento de deixar o seu ambiente de trabalho o mais limpo possível, ficando apenas com o seguinte:

  • Computador
  • Mouse
  • Fone de ouvido (caso use)
  • Garrafa de água (aconselhável)
  • Celular
  • Outros objetos indispensáveis para você (coluna de som, caneta, etc)

Quanto ao restante, basta cumprir uma regra muito simples de produtividade: dê uma ordem para todos os objetos. Tem um documento importante? Encontre um local onde organizar esse documento. Sites como o Evernote, Shoeboxed ou o Doo podem ser muito úteis nesse processo. Mas tenha atenção em definir esse método, pois a partir de agora todos os seus papéis terão de ir para o mesmo local.

Nota: A partir do momento que deixei de ter papéis no meu ambiente de trabalho ou mesmo na minha casa (estou finalizando este último), defini que todos os artigos de revistas que não iria ler naquele momento seriam sempre processados da mesma forma. Uma fotografia através do smartphone, fazendo depois o upload da imagem para o Evernote, organizando pelas respetivas tags. Futuramente estou pensando transferir todos estes documentos para outro aplicativo para não sobrecarregar o Evernote, mas isso é história para outro post.

Por último, deito aquela revista para o lixo e volto novamente a ficar sem papéis acumulados. Parece simples? A curva de aprendizagem é um pouco longa pois é difícil ganhar este hábito, mas tudo se tornou automático ao fim de pouco tempo.

Quanto aos restantes objetos (canetas, fios desnecessários, etc) o melhor mesmo é dar uma ordem para inserir em gavetas do seu escritório. Tenha atenção para ter perto de você aqueles objetos que você mais utilizada, deixando distantes aqueles menos usados.

PASSO 4: TRÊS REGRAS INDISPENSÁVEIS

Sabe aquela sensação de dever cumprido quando você olha para o seu escritório organizado? Foi essa mesma que eu senti quando arrumei tudo pela primeira vez. Segui todos os passos explicados acima. Mas aconteceu um “pequeno” problema: uma semana depois tudo estava desorganizado novamente. Sete dias depois os papéis tinham tomado conta da minha secretária novamente. Foi culpa do método? Não. O motivo de tudo ter voltado ao “normal” depois de ter organizado a minha secretária pela primeira vez foi pelo fato de eu não ter cumprido três regras que vou explicar de seguida:

  • Regra número 1: Tenha uma pequena caixa perto de si mas mantenha ela vazia. Essa caixa vai servir para você  deixar os seus objetos comuns como óculos, carteira, celular ou chave do carro. Assim, quando você entrar em casa, sabe que tudo o que você trouxer terá como destino essa caixa (veja como tenho a minha na imagem abaixo). Porém, se você trouxer um papel, ele deve ser digitalizado e encaminhado para um aplicativo. Simples assim.

caixa para guardar objetos da mesa de escritório

 

  • Regra número 2: Use no momento ou mande fora (digitalizando antes). Cumprir esta regra é fundamental para manter a sua mesa do escritório organizada.  Já falamos sobre ela neste post mas nunca é demais reforçar.
  • Regra número 3: No final do dia deixe tudo no local! Este talvez tenha sido o hábito mais difícil mas seria impossível ser bem sucedido sem ele. No final de cada dia, analiso se existe algum papel para dar uma ordem ou se existe algo para deitar fora. Dessa forma, começo cada dia com tudo organizado.

PASSO 5: FAÇA A DISTINÇÃO ENTRE OS OBJETOS

Na minha opinião existem três tipos de objetos existentes:

  • Os que você nunca vai usar (deite fora)
  • Os que você usa de vez em quando
  • Os que você usa frequentemente

Se quanto ao primeiro ponto não existem dúvidas do que deve ser feito, o que fazer com os outros dois? Eles poderão sempre ser digitalizados, mas o que fazer quando isso é impossível? A imagem logo abaixo mostra o que deve ser feito:

como organizar a mesa de escritório

No local “1”, devem ficar os objetos que você usa frequentemente enquanto que no “2” devem ficar aqueles que você de vez em quando e que não poderá dispensar. É uma forma simples de não criar confusão na sua organização.

PASSO 6: PERSISTÊNCIA!

Nenhum dos cinco pontos anteriores vão ser bem sucedidos se você não for persistente. Manter a sua mesa do escritório é uma tarefa árdua, que exige método, rigor e perseverança. Ninguém consegue ter tudo organizado da noite para o dia. Tal como organizar o tempo ou eliminar o stress no trabalho de freelancer, os pontos que expliquei anteriormente demoram a ser interiorizados. Tudo depende de você!

PRONTO PARA ORGANIZAR A MESA DO ESCRITÓRIO?

Acredito que com estas seis dicas você esteja pronto para melhorar a organização da mesa do seu escritório. São dicas simples mas que fazem toda a diferença na sua produtividade. Mas agora chegou o momento de vocês participarem:

Que estratégias vocês utilizam para manterem a mesa do vosso escritório organizada? O que acharam das nossas dicas?

Abraço!

Novo usuário?

Comece aqui

e-book “SEJA MAIS PRODUTIVO”

Baixe o ebook “Pensamentos sobre marketing digital”

Preencha os seus dados abaixo e receba esse e outros materiais por e-mail.


BAIXE AGORA
O Ebook que vai ensinar você a criar imagens para redes sociais que geram curtidas, comentários e compartilhamentos!

close-link