Produtividade 30/09/2013

Como o seu cérebro reage à desorganização física e mental

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Conseguir manter o ambiente de trabalho organizado é uma das principais obrigações do profissional autônomo. A falta de organização traz inúmeros prejuízos, especialmente se o freelancer trabalhar num sistema de Home Office, pois essa desorganização acaba prejudicando também a sua família, que é obrigada a co-habitar com toda aquela confusão.

Eu sempre tentei buscar o máximo de organização no meu local de trabalho e considero que esta é uma aprendizagem constante. Todos os dias surgem novas ferramentas e estratégias de organização. E além disso, organização não está apenas relacionada com o nosso espaço físico mas também com o nosso espaço digital. A forma como temos os ficheiros catalogados, como mantemos a organização do email ou até mesmo como gerimos as informações que consumimos refletem muita a nossa organização no trabalho. Porém, sempre me questionei sobre um ponto:

Como será que o nosso cérebro reage à desorganização? Quais são as consequências, se é que elas existem?

Para responder a essa dúvida fui procurar por alguns estudos e artigos na internet que explicam muito bem as reações do nosso cérebro à desordem do dia-a-dia. Confira tudo logo abaixo!

Como a desorganização começa a surgir

O primeiro passo para aumentar a desorganização é aceitar que tudo é útil. Você acaba comprando coisas por uma série de razões, assumindo que tudo isso será útil em algum momento da sua vida. É o sapato que você vai usar numa ocasião especial, o livro que você “um dia” vai ler ou até mesmo o acessório para a cozinha que um dia será necessário.

Dica: Se você está a gostar deste artigo, também irá gostar do nosso post sobre dormir depois do almoço ajuda a produzir mais?

Ao adquirir um produto, o nosso cérebro vê isso como algo valioso. A situação piora quando esse item teve um preço mais elevado ou uma ligação pessoal mais forte (um presente oferecido pela avó que já morreu, por exemplo). Nessas ocasiões, a dificuldade em livrar-se do objeto é ainda maior.

A Universidade de Yale reuniu dois grupos: um composto por colecionadores e outro composto por pessoas normais. E para ambos entregou emails antigos e jornais. De realçar que alguns items pertenciam aos participantes e outros não. Os investigadores analisaram a atividade cerebral para perceber se existia alguma alteração quando os participantes eram obrigados a deitar algo fora. A verdade é que, enquanto deitavam objetos para o lixo, os colecionadores tiveram modificações no Córtex Cingulado, uma área do cérebro responsável pelo sentimento de vergonha. Algo que aconteceu em menor quantidade ao outro grupo de participantes.

Esta mesma região do cérebro falada no estudo é ainda responsável por provocar desejos angustiantes na hora de fumar, beber, etc e está mais evidente nas pessoas são viciadas em algo. E isso aconteceu com os colecionadores, que ao terem algo na sua posse mostram-se menos angustiados. Porém, essa angustia aumentou quando necessitaram de deitar o objeto fora.

Eu próprio vivi essa experiência há alguns meses, enquanto mudava de casa. Apesar de ser uma pessoa pouco apegada aos objetos, a minha namorada é bastante diferente, dando um valor específico a cada objeto que adquiriu anteriormente. E ai foi necessário equilibrar a questão e analisar vários pontos, definindo assim o que levaríamos para a nova casa e o que seria deitado fora. No final do artigo irei explicar para vocês algumas das estratégias utilizadas nesta situação.

Estudos sobre o impacto da desorganização no seu cérebro

É um fato que a desorganização afeta o nosso cérebro, deixando tudo mais confuso e dificultando a noção daquilo que é realmente importante nas nossas vidas. Este estudo realizado pela universidade de Princeton analisou o desempenho das pessoas organizadas e desorganizadas durante um trabalho e os resultados foram bastante diferentes. O estudo concluiu que as pessoas desorganizadas não só conseguiram manter menos foco nas suas tarefas, como também aumentaram o seu nível de estresse. Tal como acontece com as multitarefas, a desordem cria uma sobrecarga nos seus sentidos e prejudica-o na hora de pensar de forma clara e objetiva.

Esta desordem é muitas vezes chamada pelos especialistas da “síndrome da xícara de café feia”. O termo serve para exemplificar uma situação em que temos:

  • Uma xícara de café que é feia
  • Uma xícara de café que não gostamos
  • Uma xícara de café que não precisamos
  • Mas não conseguimos deitar fora essa xícara de café!

Porque nessas situações o nosso cérebro começa a pensar:

  • E se a minha máquina de lavar estiver cheia e eu precisar dela?
  • E se recebermos mais pessoas e eu precisar dela?
  • E se eu quebrar muitas xícaras e precisar de mais alguma?
  • E se, e se, e se…

O nosso cérebro transforma algo inútil em algo extremamente valioso, tendo em conta que uma situação de emergência pode surgir. O mesmo acontece com alguém que trabalha em casa e tem a sua secretária repleta de documentos:

  • E se eu algum dia necessitar deste papel?
  • E se eu algum dia precisar de ler o estudo que está nesta revista?
  • E se eu algum não tiver mais canetas e precisar de uma?

Está vendo como é fácil transformar algo inútil em algo valioso?

Desorganização física e mental

Existe a desorganização física (aquela que podemos tocar) mas existe a desorganização digital, aquela que é a mais grave, visto que é menos perceptível pois não pode ser tocada. Mas ela está lá, existe e atrapalha a sua vida muito mais do que você imagina.

Se você está viciado no Facebook, por exemplo, e necessita de ficar o tempo todo verificando uma nova notificação, acredite que isso está causando uma desorganização no seu cérebro. Tal como explicamos neste artigo, quando o seu cérebro pensa em mais do que uma coisa ao mesmo tempo ele divide a sua energia para essas duas tarefas, fazendo ambas com menos qualidade, em mais tempo e com mais stress.

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Não digo que você tenha de fazer como este jornalista que ficou um ano sem internet, até porque como sabemos quem trabalha em casa depende quase a 100% da internet. O que eu quero transmitir é que é determinante organizar os seus ficheiros, dividir o dia em blocos de tempos ou encontrar estratégias para catalogar tudo aquilo que você “consome”. Aqui vão alguns artigos que podem ajudar:

Atenção: a desorganização é sempre relativa

Ao longo deste artigo temos exaltado os benefícios de “viver com menos”, mantendo apenas o essencial na sua vida de forma a ser mais produtivo e focado. Porém, é importante realçar que nem todos conseguem utilizar a estratégia explicada no Zen Habits. Este estudo confirma isso mesmo: existem pessoas que são mais produtivas tendo uma vida desorganizada. Dessa forma elas sentem que o trabalho está sendo feito, que existe algo palpável para retirar do seu dia.

É certo que a desorganização pode prejudicar a sua performance, mas também é verdade que isso depende da percepção que cada pessoa dá à sua desorganização. Se você, mesmo com tudo desarrumado, consegue saber o que fazer, apresentar resultados, etc, porque motivo deve mudar radicalmente esse seu hábito de vida? Antes de pensar que você está realmente errado, pense se isso está a prejudicar o seu dia-a-dia. Se sim, tente mudar. Se por outro lado os resultados estão sendo bons, continue. Para comprovar  trago abaixo a imagem do Home Office de três grandes gênios.

Steve Jobs

Steve jobs trabalhando

Bill Gates

Bill Gates trabalhando

Albert Einstein

Einstein trabalhando

Estes são três exemplos perfeitos de como a desorganização pode ser aliada ao sucesso.

5 regras para organizar o seu escritório

 Mas se você é uma pessoa que, tal como eu, gosta de ter a sua mesa de escritório organizada, o seu computador bem estruturado e tudo bem catalogado, confira aqui algumas dicas que vão ajudar você a manter tudo em ordem!

1. Pergunte: há quanto tempo você não utiliza esse objeto?

Esta foi a estratégia que utilizei para convencer a minha namorada que, durante as mudanças, alguns objetos teriam de ser dispensados. Sempre que existia alguma questão eu perguntava: “Há quanto tempo não utilizas esse objeto?”. Se a resposta fosse “há alguns meses” ou “alguns anos”, a ordem era para deitar esse objeto fora. Obviamente existem exceções, mas esta regra é facilmente aplicável à maioria dos objetos.

2. Categorize tudo o que entra

Chegou um papel importante? Chegou um documento que você vai precisar guardar para verificar mais tarde? A melhor forma de lidar com esse tipo de situações é utilizar alguma forma de catalogar os seus documentos. Caso contrário a tendência é ficar procurando por esse mesmo documento dentro de pouco tempo. Se forem documentos relativos a impostos, essa necessidade de saber onde eles estão é ainda mais fulcral.

Existem várias ferramentas que podem ajudar nessa tarefa, tal como o Evernote, o Doo ou até mesmo um arquivo de pastas suspensas. O importante é mesmo que você consiga colocar todos os papéis organizados por assuntos, de forma a torná-los fáceis de serem encontrados no futuro. Para saber como faço, dê uma olhada neste artigo sobre como organizar os papéis e os documentos do escritório.

3. Organize o seu computador

O computador é o local mais fácil para você acumular “lixo”. Porém, existem algumas estratégias que podem ajudá-lo:

  • Não deixe acumular demasiado lixo no ambiente de trabalho. Tudo aquilo que você baixar e que seja utilizado apenas uma vez, deite fora logo em seguida.
  • Crie algumas pastas principais (pessoal, trabalho, filhos, etc) e depois divida isso em subpastas. Por exemplo: trabalho–>Escola Freelancer –> Imagens.
  • Tenha cuidado com as descargas feitas no seu computador. Encontre forma de deixá-las em alguma pasta ou então eliminá-las.
  • Se preferir, utilize o Evernote para organizar em pastas todos os seus ficheiros.

Outra dica muito útil é criar o hábito de reservar 2 minutos do seu dia para limpar todo o lixo do seu computador. Quanto aos ficheiros que você não sabe onde guardar – por inúmeros motivos – opte por criar outra pasta com o nome “ver no final da semana”, por exemplo.

4.  Utilize o Web Clipper do Evernote

Esta é daquelas ferramentas que eu já não vivo sem. O Web Clipper do Evernote é uma ferramenta muito interessante que permite fazer a captura de um texto e guardar esse mesmo texto no Evernote em poucos segundos. Além disso ela permite que você sublinhe, insira etiquetas, guarde em pastas, etc. Isso evita que você tenha várias abas abertas ou tenho um documento .txt repleto de textos que você não vai ler. Aconselho vivamente que você confira e depois passe o feedback dizendo o que achou.

5. Minimize tamanhos

Armários grandes, secretárias enormes ou até mesmo mochilas gigantescas são tudo objetos que podem prejudicar a sua organização. A partir do momento que você tem mais espaço para guardar objetos, você tende a guardar mais objetos! Por outro lado, se o seu espaço for reduzido isso irá obrigá-lo a definir aquilo que realmente é importante para você. Quando for comprar algo novo para a sua casa ou para o seu home office, opte por acessórios mais pequenos e mais práticos (até um determinado limite, obviamente).

Conclusão

Apesar da organização ser uma meta para muitos, a verdade é que ela exige métodos e rotinas bem precisas. No entanto, nunca se esqueça de um pormenor: a organização serve para melhorar a sua produtividade. A partir do momento que ela prejudica mais do que ajuda é sinal que algo está errado. Lembre-se:

Organização total é uma tentativa inútil de negar e controlar a imprevisibilidade da vida

E você, como organiza o seu dia-a-dia? Partilhe as suas estratégias nos comentários!

Abraço,

Luciano Larrossa

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