Produtividade 04/02/2014

Como gerir vários projetos ao mesmo tempo e mesmo assim ser produtivo (vídeo)

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

A capacidade de gerir vários projetos ao mesmo tempo é uma necessidade obrigatória para os freelancers, que muitas vezes vêem-se obrigados a lidarem com vários clientes ao mesmo tempo. Este excesso de pedidos causa, muitas vezes, uma sobrecarga de informação e de tarefas, o que por consequência leva a uma menor produtividade. Quem já teve de lidar com vários clientes ao mesmo tempo sabe do que estou falando…

Foi a pensar nestas situações que decidi gravar um vídeo onde explico todo o processo de gestão de projetos que utilizo. Esta estratégia (à qual dei o nome de “Foco Parcial”), tem sido muito útil durante as últimas semanas, principalmente porque estou envolvido na nova versão do ebook Facebook para Negócios, o que tem roubado muito tempo no meu dia-a-dia e obrigado a deixar de lado outros projetos dentro da própria Escola Freelancer. .

Como ser produtivo tendo vários projetos?

Quando o profissional freelancer tem vários projetos em simultâneo, alguns acabam por ficar para trás. Isso é normal, porém…

O grande erro está em assumir que um determinado projeto (aquele que obriga a um maior foco) deve ocupar todo o nosso tempo, enquanto os restantes devem ficar estagnados.

A estratégia Foco Parcial consiste em focar mais horas no projeto principal, deixando os outros projetos com apenas algumas horas do dia de trabalho. Desta forma, o projeto mais importante cresce enquanto os outros vão sendo mantidos a uma velocidade de cruzeiro.

Isso é o que está a acontecer atualmente com a Escola Freelancer. Com o maior foco no projeto da versão 2.0 do Ebook Facebook para Negócios, a quantidade de textos por semana tem diminuído. Por isso é que desde o início do ano apenas publicamos estes artigos:

Visto que estamos na 6ª semana do ano, temos a média de um artigo por semana. Algo um pouco abaixo do conseguido o ano passado, mas nada alarmante, visto que está dentro dos objetivos e esta será uma forma de atingir metas maiores.

Se estiver a ler este texto no seu email, clique aqui para ver o vídeo.

Qual a relação desta história com o trabalho freelancer?

O que está a acontecer atualmente com a Escola Freelancer é o que acontece normalmente com muitos freelancers: a necessidade de aumentar um foco num projeto em detrimento de outros.

Tal como disse no vídeo acima: isso é algo normal, desde que não se perca completamente o foco nos projetos menores.

Porém, esta estratégia deve ser utilizada durante um curto espaço de tempo, caso contrário os outros projetos que recebem menor atenção, tendem a desaparecer por completo.

Como posso manter os projetos menores em piloto automático?

Manter outros projetos em piloto automático requer alguma organização e acima de tudo a consciência de que, essa é uma fase temporária e não permanente. Se você ficar muito tempo mantendo um cliente em piloto automático o mais certo é que ele deixe de trabalhar com você ao fim de alguns meses.

Confira algumas dicas usar o Foco Parcial:

  • Conheça o seu grande objetivo: Em quais projetos você deve focar-se mais nos próximos dias? Qual o cliente que está exigindo maior atenção? O que você pode fazer de tão importante que irá fazer o seu negócio crescer? Ao definirmos os grandes objetivos ficará mais simples de organizarmos as nossas prioridades.
  • Quantas horas por dia vão ser dedicadas aos projetos automáticos?: Para conseguirmos trabalhar desta forma é necessário que exista noção do tempo que vai ser investido em cada projeto, independentemente da sua relevância.
  • Até quando esta metodologia vai durar?: Apesar de ser muito útil a curto prazo, a metodologia do Foco Parcial tem limitações. A principal limitação é que não é possível manter um projeto em velocidade cruzeiro durante muito tempo, pois a tendência é que ele desapareça ao fim de algum tempo. Por isso é importante definir uma data inicial e uma data final para a utilizar do Foco Parcial.
  • Utilize uma ferramenta para auxiliá-lo: Uma boa ferramenta pode ajudar a organizar melhor o seu tempo. No meu caso uso o Todoist mas sinta-se livre para usar aquela que melhor servir os seus objetivos.
  • Tenha consciência do que vai perder: Utilizar o Foco Parcial implica ter ganhos num projeto mas perder em outros. Eu, por exemplo, sinto-me muitas vezes mal comigo mesmo por não escrever mais para a Escola Freelancer, mas por outro lado, entendo que escrever a nova versão do livro é muito importante para o projeto.

Uma última dica…

Tal como expliquei no vídeo, estamos preparando a versão 2.0 do Ebook Facebook para Negócios. Ela será bem maior (quase o dobro das páginas!), estará mais completa e terá informação ainda mais relevante. Mas devido à sua maior qualidade, a nova versão também será mais cara…

No entanto, quem comprar a versão atual irá receber de forma completamente gratuita a nova versão. Por isso siga o meu conselho: clique aqui para adquirir a atual versão e garanta a versão 2.0 do Facebook para Negócios a um preço bem mais baixo!

Conclusão

Gerir vários projetos não é fácil e muitas vezes é necessário mudar o foco, deixando de lado algumas tarefas para aumentar a concentração em outras. Existe um ditado que diz “Muitas vezes é necessário destruir para construir”. Eu acredito mais que “Muitas vezes é necessário apenas manter para se conseguir crescer”.

E vocês freelancers, como fazem a gestão dos projetos? Que estratégias utilizam?

Abraço,

Luciano Larrossa

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