O início da carreira de um freela é algo muito difícil. Ele fica responsável por todas as tarefas e faz horas extraordinárias para que os seus trabalhos sejam entregues a tempo. No entanto, com o passar dos meses ou dos anos, caso consiga atingir o sucesso, acaba por ter um número relativamente grande de clientes e começa a ter dificuldades em cumprir todos os prazos definidos. Nestas situações só resta uma solução: delegar tarefas. Mas entregar tarefas a outras pessoas tem muitos segredos e pressupõe que o empresário tenha algumas noções de liderança, o que muitas vezes não acontece.
O primeiro passo que deve realizar quando pensa em delegar tarefas é fazer uma pequena análise financeira. Neste caso, restam-lhe duas opções: contratar uma pessoa a tempo inteiro ou pagar comissões a um freela de sua confiança. Mas primeiro, analisemos cada um destes casos:
- Contratação: Você tem uma pessoa que trabalha a tempo inteiro para si, à qual é paga um salário, independentemente de ter clientes ou não. Ao escolher esta opção, é importante que tenha já um número de clientes considerável, para que tenha a mínima certeza de que terá dinheiro para pagar ao seu novo colaborador.Contratar uma pessoa é muito positivo pelo fato de que você poder ensiná-la e fazer com que seja um profissional melhor a cada dia que passa. No fundo, está a criar algo muito positivo para ambas as partes: o profissional evolui e com essa evolução o trabalho da sua empresa tem melhor qualidade.
- Pagar comissões: Aconselho a utilização desta opção quando o número de clientes é ainda um pouco inconstante mas você já não tem capacidade de resposta para todos os pedidos. Neste caso, escolha um profissional da sua confiança para realizar alguns projetos consigo, principalmente nos momentos de maior fluxo de clientes. No entanto, tenha em atenção aos pagamentos que vai fazer. Não explore o seu colaborador e garanta que ele recebe um bom valor para que ele se mantenha motivado. 80% para o freela e 20% para si penso serem valores interessantes e corretos para os dois. Nesta opção, você acaba garantindo a entrada de mais capital e evita que esteja constantemente a recusar clientes.
ESCOLHENDO O PROFISSIONAL
Este é uma das chaves para que a relação com o seu colaborador seja positiva. Contrar um funcionário não é uma tarefa fácil e existem alguns princípios que você deve seguir. O primeiro de todos é ser paciente. Se você está precisando de alguém, investigue bem antes de contratar essa pessoa. Coloque em ofertas de emprego freelancer e fique esperando até que surja uma pessoa interessante. Não é por você estar precisando de alguém que necessita de tomar uma decisão em dois ou três dias. Espere até aparecer a pessoa certa.
O passo seguinte está ligado ao primeiro: não tenha medo de contratar pessoas melhores do que você. O colaborador que trabalhar ao seu lado deve ser um ativo importante na sua empresa e contribuir para o crescimento dela, aumentando a qualidade e acrescentando valor. No entanto, muitos empresários têm medo de trabalhar com alguém que saiba mais do que eles. Retire esse receio da sua vida. Se você está investindo dinheiro em alguém, ao menos que seja para realizar um trabalho de qualidade.
O terceiro ponto que você deve analisar é o quanto vai pagar para essa pessoa. Compreendo que queira poupar ao máximo, mas isso poderá ser um passo em falso em poucos meses. Pense comigo. Se você contratar um profissional mais barato, por norma, também terá menos qualidade. E ao não realizar serviços tão bons, a sua empresa também não cresce. Invista nas pessoas que terá à sua volta. Mais vale pagar um pouco mais acima do que a generalidade do mercado mas poder exigir qualidade e empenhamento nos seus colaboradores.
A título de exemplo, no outro dia contratei uma empregada para fazer as limpezas aqui em casa.Essa mesma senhora cobra cinco euros por hora. Então eu decidi pagar seis, de forma a garantir que tenho um serviço bem feito e para que ela se sinta mais motivada a trabalhar aqui em casa.
CUIDADO COM OS FAMILIARES
É agradável quando um amigo ou um parente consegue ser novo parceiro no trabalho. Existe uma cumplicidade enorme, o que ajuda no desenvolvimento do projeto. Contudo, nem todas as pessoas com alguma proximidade podem ou devem trabalhar consigo. Existem amigos em que eu confiaria a vida, mas dificilmente entregaria a eles algum dos meus sites. Digo-lhe por experiência própria: trabalhar com alguém tão próximo aumenta as probabilidades de algo acontecer de errado.
Isto acontece porque depositamos muitas esperanças nessas pessoas, tendo como base a nossa relação pessoal. Ao trabalharmos com amigos, pensamos que tudo vai correr bem, como no dia-a-dia, mas é um erro. Por esse motivo, vamos precaver os problemas para que eles não sejam maiores. O meu conselho é que logo ao início (repito: logo ao início) faça um contrato, explicando as funções de cada um na empresa, quanto irão receber, etc. Isto não significa que está a desconfiar da outra pessoa, bem pelo contrário. Significa que você estará protegendo tanto a sua relação pessoal como a profissional.
Também tenha cuidado em definir o que acontece se algum de vocês abandonar a empresa. Com quanto tempo de antecedência terá de avisar? O que acontecerá aos trabalhos que já estão em desenvolvimento? Pense se realmente quer trabalhar com uma pessoa mais próxima. Se o fizer, comece desde o início a definir os pormenores.
UTILIZE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS
Uma das formas para gerir melhor o trabalho com o seu freela ou com alguém que trabalhe para si mas que esteja longo, é utilizar ferramentas que o ajudem na gestão de projetos. Com elas, poderá definir prazos, acompanhar o trabalho ou partilhar ficheiros, tudo numa só plataforma. Já aqui na Escola Freelancer aconselhamos o Airgile, mas também existem outras ferramentas interessantes como o Basecamp. Se utilizar mais algumas no seu trabalho, deixe um comentário no final do artigo para que os outros leitores possam ter acesso a elas.
MANTENHA O CONTATO DURANTE O PROCESSO
Um bom líder não diz o que o colaborador tem para fazer e depois espera o resultado final. Um bom líder informa ao seu funcionário das tarefas e vai acompanhando o processo, para que tenha garantias que o trabalho final é satisfatório para ambos. Delegar uma tarefa jamais significa que você deixa de ter contato com ela. A única alteração é que agora outra pessoa estará realizando grande parte do processo, mas os pormenores irão continuar sendo da sua responsabilidade.
TODOS NÓS SOMOS SUBSTITUÍVEIS
É certo que uns somos mais do que outros, mas no fundo, todas as pessoas são substituíveis. Podemos perder algum tempo até encontrar uma pessoa que consiga os mesmos resultados que nós, mas com o passar do tempo certamente irá encontrar alguém que tenha o mesmo desempenho. Retire essa ideia de que se você não fizer as coisas, dificilmente alguém consegue fazê-lo com a mesma qualidade.
A última dica que vou passar irá ajudá-lo a manter a qualidade da performance dos seus próximos funcionários. Recentemente li num livro que existem empresas que estão criando as suas próprias wikis, nas quais têm tutoriais de como realizar várias tarefas ou de como lidar com alguns clientes. Parece-me uma ideia interessante, que poderá poupar muito tempo, evitando que explique tudo de novo a cada funcionário que entrar pela primeira vez na sua empresa.
E você, já alguma vez delegou as suas tarefas? Quais foram as suas principais dificuldades?
Abraço