Marketing Digital 11/04/2013

Como conseguir cumprir os prazos na entrega de um trabalho?

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Existem alguns princípios que o freelancer deve seguir caso pretenda ter uma carreira bem sucedida. Existem inúmeras características que diferenciam o freelancer de sucesso de um que vai permanecer no mercado durante apenas alguns meses. Explicamos isso no nosso ebook Ser Freelancer e no post com as 101 dicas para ter sucesso no seu negócio. Neste texto vamos abordar um tema muito importante e que deve ser lido por todos aqueles que pretendam ter sucesso nesta área: como conseguir cumprir os prazos na entrega de um trabalho?

Sem dúvida alguma que cumprir as datas estabelecidas é um pormenor que os clientes mais admiram e apenas assim conseguirá criar relações com clientes de longo prazo. Acredito até, que a par da qualidade, o cumprimento do prazo de entrega são as duas características mais apreciadas. Porém, todos sabemos o quanto é difícil isso ser concretizado. É um pormenor que atrasa num dia, uma resposta que fica por dar no outro e por ai vai. Um projeto que era para ser entregue num dia acaba passando a data limite. Você poderá pensar que isso não é nada do outro mundo mas a verdade é que muitos clientes valorizam essa vertente. Vejamos algumas razões para você manter o foco numa entrega eficaz dos seus trabalhos:

  • Aumento da confiança entre o freelancer e o cliente: A confiança é uma das características que faz manter o seu cliente a longo prazo. Uma vez destruída é difícil de ser recuperada.
  • Os prazos são importantes para futuras recomendações: Os clientes passam as informações uns aos outros de uma forma muito pormenorizada. Evite frases como “gostei de trabalhar com aquele freelancer mas ele demora sempre para entregar os projetos e não cumpre os prazos”. Você contraria alguém com esse “currículo”?
  • Evita stress no relacionamento: O freelancer e o cliente normalmente entram em conflito por três motivos: pormenores do projeto, pagamentos e prazos de entrega. Se você conseguir evitar este último ponto, menos preocupações terá.
  • Uma oportunidade única de surpreender o cliente: Se entregar o projeto antes do planejado, ganhará muitos pontos a seu favor. Vai perder esta oportunidade?

COMEÇANDO DO INÍCIO

A entrega correta do prazo começa logo no início, com o acerto de todos os pormenores sobre o trabalho. Depois do cliente dar a conhecer tudo aquilo que ele pretende, surge a tão esperada pergunta: “Quando pretende entregar o projeto?”. Este é o momento em que você pára, pensa e lança uma data. O meu conselho vai no sentido contrário: não dê uma data naquele momento. Diga para ele esperar um pouco mais e dê a resposta mais tarde. Vejamos um exemplo prático.

Cliente A: Agora que você já conhece todos os pormenores, consegue me dizer que data você pretender entregar o projeto?

Freelancer: Cliente A, vou estudar alguns pontos e responderei ainda hoje, enviando um email com todos os passos que vamos cumprir e com o prazo de entrega. Caso preferir, poderei fazê-lo por telefone. É que prefiro não dar a resposta agora pois poderei errar no prazo. Com algum tempo para pensar, poderei dar certezas quanto à data. Prezo muito a entrega dos trabalhos na data definida e não quero cometer qualquer erro. Está tudo ok para você?

Na conversa acima, estamos referindo dois processos que os clientes, por norma, gostam: a entrega da data hoje e as várias opções de contato (email e telefone). Desta forma, ele não ficará pensando que você quer adiar a sua resposta ou que está procrastinando. Além disso, ele ficará com a sensação inicial de que você é uma pessoa cumpridora das datas que propõe. Agora, como é óbvio, tenha o cuidado para efetivamente cumprir o que prometeu. 

como saber os prazos para um cliente?

PASSOS A SEGUIR DURANTE O PROCESSO

Depois de enviar o seu email, chegou o momento de ir trabalhando o projeto. Durante a realização do mesmo, seja rápido nas respostas dos emails mas acima de tudo vá comunicando alguns passos aos seus clientes (apenas aqueles passos que considerar mais relevantes). Desta forma, evita que ele fique muito ansioso e que se sinta perdido durante a realização do projeto. Ficar um mês sem dizer nada ao cliente é um erro. Ele sente a necessidade de saber que você está trabalhando naquilo que se propôs. Caso contrário, poderá pensar que você nem sequer começou a construir o vosso projeto.

Dica: De tempos a tempos entre em contato. O seu cliente acabará por se sentir mais seguro.

Dica 2: Responda aos emails rapidamente e às chamadas com alguma rapidez (evite fazer o cliente esperar mais do que 24 horas).

O MEU PROJETO ESTÁ ATRASADO. E AGORA?

Por mais que prometa datas ou que pelo menos tente cumprir essas datas, por vezes existem contratempos na sua vida que não permitem manter a sua promessa. Nesses momentos, o melhor é ser mesmo sincero com o cliente, explicar a situação e conseguir definir nova data de entrega. Mas atenção: este hábito deve ser visto como exceção no seu relacionamento com o cliente. Além disso, não caia no erro de não dizer nada sobre o seu atraso. Isso só fará com que o cliente fique mais stressado, irritado e decepcionado com o seu trabalho. Em alguns casos o atraso no projeto não compromete o prazo final. Nesses casos, cabe a você conseguir contornar a situação e trabalhar um pouco mais para entregar o trabalho no tempo que foi definido. A imagem abaixo resume bem como devem ser as suas atitudes.

Dicas para conseguir cumprir os prazos na entrega de um trabalho

OS MAIORES ERROS NA DEFINIÇÃO DOS PRAZOS DE ENTREGA

Apesar de ser uma das características mais valorizadas pelos clientes, o atraso na entrega dos projetos é também algo muito comum no dia-a-dia dos freelancers. Ou seja, um dos pormenores que os clientes mais valorizam está sendo subvalorizado pelos freelas. Qual o motivo disso acontecer? Na minha opinião, existem aqui alguns fatores que fazem com que isso aconteça:

  • Falta de humildade: O freelancer que acha que consegue bater sempre prazos recordes é quase sempre aquele que mais falha na hora da entrega. Ao definir uma data, seja humilde e coloque sempre tempo a mais do que você imagina.
  • Medo de perder a proposta: Com medo de ouvir um “não” do cliente, o freelancer acaba muitas vezes por definir prazos muito curtos. Isso pode garantir a realização do projeto, mas certamente trará muitos problemas no futuro. Seja sincero na escolha da data e se for para não cumprir com o prometido, o melhor mesmo é nem iniciar a parceria.
  • Necessidade de surpreender: Aqueles freelas que têm consciência da pouca qualidade do seu trabalho, por norma gostam de usar os prazos de entrega como “arma”. Pode parecer uma boa solução, mas não é uma boa escolha se quiser aumentar a qualidade do seu trabalho.
  • Falta de conhecimento sobre o seu ritmo de trabalho: Um freelancer que esteja no início de carreira não tem qualquer noção do tempo que demora a conseguir realizar um projeto e por isso muitas vezes cai no erro de dar uma estimativa errada. O meu conselho é que nos primeiros trabalhos opte por dar um tempo superior ao que considera necessário. Assim, terá alguma margem de manobra caso algo aconteça.

 Todos os erros que mencionei acima são recorrentes, mas podem ser evitados com um pouco de organização. Lembre-se: mais vale dar prazos mais alargados e cumprir o que disse do que ter problemas com o seu cliente.

ENTREGAR SEMPRE NA DATA PREVISTA É POSSÍVEL?

Conseguir ser sempre cumpridor dos prazos que define é praticamente impossível. Uma vez ou outra irá falhar por isso encare isso com normalidade. Porém, é necessário saber amenizar a situação para conseguir uma boa relação com o cliente. Certamente ele compreenderá se você, num trabalho ou noutro, não conseguir entregar na data combinada. O que você não deve fazer é deixar o cliente esperando e não dar qualquer justificação. Apesar de ser possível alterar a situação, tenha também o cuidado de cumprir acima de 90% dos prazos a que se propõe.

Resumindo: Os atrasos acontecem. O segredo está em gerir bem a situação com o cliente para que esse atraso não se torne num problema maior.

E você, costuma atrasar a entrega dos seus projetos? Como lida com a situação?

Abraço e até já!

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