Produtividade 23/02/2011

Aumentar a produtividade com a Lei de Parkinson

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

“Se quiser realizar uma tarefa de uma forma rápida, entregue-a a uma pessoa ocupada”. Esta frase é bastante conhecida e pode ser facilmente considerada um resumo da Lei de Parkinson. Mas porquê uma pessoa mais ocupada, consegue realizar uma tarefa mais rapidamente do que uma pessoa que tenha muito tempo livre? A resposta é simples. Quando temos pouco tempo para realizar uma tarefa, concentramos todas as nossas forças nesse trabalho, deixando de parte coisas que podem estar a retirar-nos a concentração. Pode parecer bastante simples de explicar, mas quando fizer uma análise ao seu dia-a-dia, com certeza verá que existem situações em que isso acontece.

Principalmente nos seus tempos de estudante. Aliás, a Lei de Parkinson é bastante semelhante ao síndrome do estudante. O melhor exemplo são os trabalhos de grupo. Quando um professor define uma data, existe habitualmente aquele grupo de alunos que pede para que a data de entrega seja adiada, evocando uma grande quantidade de tarefas que o impedem de realizar o trabalho a tempo. Devido a isso, o professor acaba por dar mais uma semana para a conclusão do trabalho. O que acontece? Os estudantes acabam realizando o trabalho apenas nas últimas 24 horas antes da entrega. Isto sucede porque,  quanto mais tempo livre você tiver, maiores serão as distrações e menos concentrado no essencial está, que é produzir. No fundo, significa que quanto menos tempo tiver para realizar uma tarefa, mais se irá concentrar nela para concluí-la o mais rápido possível.

Terá que ser sempre assim?

Nem sempre precisará que fazer tudo em cima do joelho para conseguir ser produtivo. Essas situações apenas acontecem com as pessoas que são desorganizadas e que necessitam de sentir a pressão do trabalho para realmente concentrarem-se em produzir. O segredo centra-se numa palavra: organização. Você pode perfeitamente aplicar a Lei de Parkinson com muita antecedência relativamente à época de entrega de algum serviço ou produto. Vou lhe dar outro exemplo para que perceba mais facilmente. Imagine que tem um trabalho para entregar dentro de duas semanas. Obrigue a si mesmo em concluir a tarefa uma semana antes do prazo final. Basta “simular” essa data na sua mente. Isto faz com que crie uma pressão fictícia em cima de si, levando-o a concluir o trabalho muito mais cedo.

É claro que ter esta atitude exige que tenha uma disciplina pessoal extremamente forte. Sim não é para qualquer um. A maioria das pessoas até se pode propor a esta tarefa, mas duvido que a faça. Mas se quiser ser um freelancer de sucesso, necessita de a conseguir cumprir. E não apenas uma vez. Necessita de fazê-lo todos os dias. Além da entrega de trabalhos como dei no exemplo acima, veja em que situações pode utilizar a Lei de Parkinson:

Organização do email

Manter a sua caixa de email vazia é uma coisa importante. É uma tarefa que nos mantém organizados, mas que na verdade não contribui para a produção de algo com valor, como um produto ou serviço. No nosso trabalho podemos fazer três coisas: organizar, estudar ou produzir. Manter o email vazio faz parte do primeiro ponto. Mas mais diretamente, é apenas o terceiro que nos garante os rendimentos ao final do mês. Portanto, deve ser encarado como mais importante que os outros dois.

E aí a Lei de Parkinson ganha um papel importante. Se temos uma tarefa que não nos dá dinheiro, devemos aplicar esta técnica ao máximo. Para isso, aconselho que defina um tempo limite para organizar o seu email. Na sua agenda coloque que não vai perder mais do que meia-hora por dia com isto. Mas não perca mesmo! Ou já reparou que enquanto organiza a sua caixa de email perde dinheiro? Não se esqueça que um freelancer na maioria das vezes recebe à hora..

Analisar a concorrência

Saber o que os seus concorrentes estão a fazer é bom. Mas o bom é inimigo do essencial. E o essencial é a sua produção. Portanto, em vez de perder tempo a reparar o que eles andam a fazer, programe uma hora do seu dia para analisar os seus concorrentes e depois não perca mais tempo com isso. Afinal de contas, eles não devem estar a fazer algo tão importante que o obrigue a desconcentrar-se do essencial.

Estudar

Já mencionei várias vezes que renovar os conhecimentos é importante. Faz com que ganhe novas ideias e aumente as suas capacidades de negócio. É essencial que o faça todos os dias. Mas não é tão essencial ao ponto de se concentrar da produtividade. Eu tenho como regre ler, no mínimo, um capítulo de um livro antes de me ir deitar. Mas como estou a aplicar a Lei de Parkinson. O fato de estar com sono nesses momentos, faz com que me concentre apenas no que estou a ler para terminar aquilo o mais rápido possível. Quando tiver que estudar, foque-se no essencial e deixe alguns pormenores para depois. Ganha muito mais em começar um novo livro do que em ver alguns pontos do livro anterior.

Reuniões

Adoro aplicar a Lei de Parkinson nestes momentos. “Peço desculpa, mas só tenho meia-hora pois já tenho outra reunião marcada, portanto vamos direto ao assunto”. As pessoas parecem ganhar outra cara quando digo isto no início de uma reunião.  A verdade é que ao aplicar isto o tempo despendido nas reuniões caiu drasticamente. Mas o mais curioso é que o resultado das mesmas até melhorou! Por dois motivos. O primeiro, como é óbvio, ao dizer que tenho menos tempo as pessoas concentram-se no essencial. O segundo é que ao fazer as coisas mais depressa, os clientes/fornecedores sentem-se mais satisfeitos, pois têm a sensação que estão a conseguir fazer o mesmo mas em muito menos tempo, deixando-os motivados comparativamente com outras pessoas que costumem reunir.

A minha opinião sobre a Lei de Parkinson

Tal como em tudo na vida, a Lei de Parkinson quando utilizada em excesso pode ser mais maléfica do que benéfica. Isto porque ao utilizá-la em algumas tarefas, principalmente na parte da produção, faz com que tente fazer as coisas depressa demais, acabando por querer cada vez mais e mais trabalho. Aí estará a funcionar com os benefícios completamente ao contrário. Quando utiliza a Lei de Parkinson, é para que consiga realizar as tarefas mais secundárias de um modo mais rápido, para depois poder concentrar-se mais facilmente no essencial. E estas tarefas secundárias podem dividir-se em duas partes:

  • Coisas básicas de um produto/serviço: Com certezas existem rituais que você necessita de realizar na maioria das suas tarefas diárias. Imagine que está a escrever um texto. Colocar links, fazer a formatação das letras ou fazer o resumo no último parágrafo são tarefas que se repetem em todos os artigos que escrevo. Ora, isto são tarefas secundárias, pois têm pouca influência na qualidade do texto que vou escrever. Portanto, nelas posso aplicar a Lei de Parkinson, para realizá-las o mais rápido possível e poder me concentrar na produção do texto em si.
  • Tarefas organizacionais ou de estudo: Estas tarefas são todas as que referi nos títulos acima. Apesar de serem importantes para o nosso trabalho, a verdade é que se não as realizássemos, talvez o nosso negócio continuaria a existir. Pior do que está de certeza, mas continuaria.

Além destas duas, existe outra situação, que é a mais importante. E a essa dá-se o nome de produção. Nela não o aconselho a utilizar o tempo todo. Isto é. Utilize a Lei de Parkinson para realizar as tarefas básicas, mas depois disso, não tenha pressa em tratar dos pormenores. Isto porque são eles que fazem toda a diferença. Portanto, tenha pressa naquilo que é supérfluo mas faça o que é essencial com a maior calma possível.

Já conhecia esta lei?

A Lei de Parkinson é bastante benéfica, desde que utilizada nos momentos certos. Tal como a Lei de Pareto ou a Técnica de Pomodoro, este método permite-lhe ganhar tempo e ajudá-lo a concentrar-se no essencial, uma característica que deve estar presente na vida de qualquer freelancer. O que o aconselho a fazer é experimentar em todos os aspectos do seu dia-a-dia e ver em qual é que se adequa mais. Só assim saberá em que ramos ela é benéfica. Defina um tempo limite para realizar uma tarefa. Ele até pode parecer absurdo. Algo que normalmente demora uma hora a fazer, tente realizá-lo em quinze minutos. Se der deu. Se não deu, vá alargando o tempo até ver qual é o seu limite. Depois é só espantar-se com os resultados.

Aproveite para deixar um comentário depois de experimentar e diga-nos como foi. Ou então diga-nos o que achou do nosso artigo e se já conhecia a Lei de Parkinson.

Abraço!

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