Produtividade 17/09/2012

As maiores dificuldades na gestão de tempo e como superá-las

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Gestão do tempo. Este termo, tão explorado em livros de gestão e de freelancing parece ser uma autêntica dor de cabeça para todos os profissionais que trabalham em casa. Tudo parece perfeito à primeira vista quando alguém inicia o próprio negócio. Mas as dificuldades começam a surgir pouco depois, e sem dúvida alguma que a gestão do tempo é uma delas. O segredo é ter muita disciplina pessoal na gestão do seu dia-a-dia. Saber que aquele é o momento para trabalhar em vez de ficar vendo televisão. Saber que está na hora de acordar em vez de ficar na cama. Enfim, existem inúmeros problemas que podem ser resolvidos apenas com um pouco mais de disciplina.

No entanto, muitos profissionais continuam tendo problemas de produtividade. Porquê? Em primeiro lugar, porque existem vários nível de disciplina pessoal. Você pode ser disciplinado o suficiente para não beber demasiado quando está no bar, mas pode não ter tanta disciplina quando o assunto é parar de ver televisão. Neste caso, existem duas soluções. A primeira é tentar “ganhar” mais disciplina, obrigando você mesmo a cumprir as tarefas que tem para fazer. A segunda, e a mais simples na minha opinião, é ir conseguindo alguns hábitos que disfarcem essa sua falta de disciplina. Eles são mais fáceis porque exigem menos tempo de adaptação e são mais eficazes quando o assunto é eliminar os maus hábitos do dia-a-dia. Para que consiga ajudá-lo na gestão do tempo, hoje vou falar dos problemas mais comuns e como resolvê-los.

LEVANTAR NAS HORAS PRETENDIDAS

Esta é uma dificuldade comum a um grande número de freelas. Apesar de parecer fácil, é um fato que ainda muitos profissionais com dificuldades em definir uma hora e acordar nesse momento definido. Isso acontece porque o freela deixa de ter um “horário empresarial” e consequentemente acaba aproveitando toda essa liberdade para ficar mais algumas horas na cama. Este é um reflexo de que o profissional não está tão comprometido assim com o seu negócio. Ele não sente que o seu trabalho é uma empresa/marca, que necessita de cumprir metas e demonstrar qualidade no trabalho. Essa falta de ligação com o que está fazendo é o primeiro passo para o seu negócio não dar certo.

Ainda esta semana, um fã da Escola Freelancer no Facebook comentou que uma das suas grandes dificuldades era acordar cedo. Logo abaixo, houve outro que aconselhou que ele pedisse “um crediário nas Casas Bahia e comprasse um monte de coisas”. Assim, ele sentiria vontade de trabalhar. Apesar da ideia ter sido transmitida de uma forma humorística, a verdade é que você precisa de sentir essa necessidade de levantar cedo e começar a rentabilizar o seu negócio.

Como fazer: Comece por eliminar aquele hábito de ficar o tempo todo desligando o despertador. Quando ele tocar, saia da cama. Não existem nem mais cinco ou dez minutos. Depois, comece a sua rotina diária para trabalhar. Outro dos conselhos que posso dar é que anote as suas tarefas num papel durante a noite anterior. Assim, sentirá um pouco mais a noção de compromisso consigo mesmo.

FOCAR-SE NO SEU TRABALHO

É fácil trabalhar em casa, o difícil é realmente fazer aquilo que tem planejado. As tentações para ficar deitado no sofá, navegando na internet ou apenas interagindo nas redes sociais é muito grande. A liberdade é uma vantagem enorme no seu trabalho de freela, mas quanto maior a liberdade maior deve ser a sua responsabilidade. E se você não é por norma uma pessoa responsável naquilo que está fazendo, fica muito fácil difícil ainda.

Como fazer: Comece por definir um horário. Suponhamos você vai trabalhar das nove às 13 horas. Durante esse período considere nem sequer ir a outros sites ou, na pior das hipóteses, utilize a Técnica de Pomodoro. Assuma esse compromisso com você mesmo. Se quiser, anuncie isso no Facebook ou no Twitter antes de começar a trabalhar. Esse “acordo” que você faz com o mundo pode ser um incentivo para conseguir ser bem sucedido.

Outra das dicas que eu posso transmitir é a utilização do Rescue Time. Como sabem, o Rescue Time gera sempre um gráfico, dizendo se o seu dia foi produtivo ou não, onde passou a maior parte do seu tempo, etc. Então, o conselho que dei para ele é que, no final do dia, partilhasse sempre o relatório do Rescue Time no Facebook, de forma a divulgar os seus progressos (ou a queda da produtividade), perante todos. Experimente e depois diga-nos o resultado. Outra das opções, é utilizar o Cold Turkey.

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CUMPRIR OS SEUS OBJETIVOS

Quando fazemos uma lista, é normal que existam dias em que não consiga fazer tudo aquilo que tem planejado. Certas interrupções como ir ao médico ou ao banco são contratempos comuns que acontecem no seu dia-a-dia. Devido a isto, é normal que se sinta muitas vezes frustrado por não conseguir atingir as suas metas. Isso significa que você está cometendo algum erro? Talvez, mas vamos analisar como pode resolver esse problema nas linhas seguintes.

Como fazer: Em primeiro lugar, compreenda que não conseguir cumprir os seus objetivos todos num dia é algo normal. As listas devem ser feitas para guiar o nosso dia, mas não devem ser vistas como algo demasiado rígido. Portanto, em certos dias o melhor é mesmo assumir que não consegue cumprir e deixar as suas tarefas pendentes para amanhã.

Mas se isso acontecer muitas vezes consecutivas, o problema pode ser mesmo seu. Ter listas demasiado extensas é um erro comum, que acaba por levar ao stress e à decepção. O meu conselho é que comece por definir um número de tarefas menor e aos poucos vá aumentando essa sua lista. Desta forma, conseguirá encontrar um equilíbrio entre o que consegue fazer e o que tem planejado.

TER UMA HORA PARA TERMINAR

O problema de não conseguir levantar às horas que pretende normalmente está relacionado com o fato de não ter uma hora certa para se deitar. Sem esse dia “mais ou menos definido”, você ficará perdido, sem saber quantas horas de trabalho tem pela frente. Sem esse hábito, a tendência é ficar trabalhando durante a noite, destruindo completamente a sua vida social.

Como fazer: Para começar, escolha uma hora para acordar no dia seguinte. Suponhamos que você definiu que vai acordar às oito da manhã. Ao escolher essa hora, automaticamente você acaba dormindo à meia-noite ou uma da manhã. Esta é a forma mais fácil de você terminar de vez com as horas de trabalho durante a noite e iniciar uma rotina normal de trabalho.

DEFINIR UM LOCAL DE TRABALHO

Ganhar tempo no seu dia-a-dia também implica que consiga definir, desde logo, um local para trabalhar. É nesse local que ficará o seu computador, os seus apontamentos ou os livros que precisa para estudar. No entanto, quando esse mesmo local de trabalho é um sofá ou a própria cama, torna-se fácil perder tempo com tarefas pouco importantes. A tentação de ligar a TV é maior ou as dores nas costas começam a surgir por não estar na posição correta.

Como fazer: O segredo para escolher o seu ambiente de trabalho perfeito é ir experimentando. Será a sala, o escritório ou um cowork o seu melhor local para trabalhar? Tudo depende de si. Portanto, o meu conselho é que vá tentando e encontre o local onde é mais produtivo e onde se sente mais alegre para trabalhar. No fundo, escolha um local onde sinta que o seu trabalho flui e que consegue ter tudo à mão.

GERIR O CANSAÇO

Um dos segredos para fazer uma boa gestão de tempo é saber trabalhar mais quando está motivado e saber descansar quando realmente sente o seu cérebro mais fatigado. Um dos erros é forçar o seu corpo a trabalhar quando ele próprio já não consegue produzir com qualidade. Se o fizer, o mais certo é ficar procrastinando durante horas e horas sem ver resultados. Depois vem a desmotivação e por aí adiante. Aprenda a gerir o seu cansaço!

Como fazer: Antes de mais, você deve conhecer-se e conseguir distinguir quando é mesmo cansaço ou se é apenas desmotivação ou preguiça. Se for mesmo cansaço, o meu conselho é que pare durante um tempo. Podem ser algumas horas ou até mesmo um dia inteiro. Escute umas músicas para relaxar ou vá dar um passeio. Eu sei que isto é tempo sem trabalhar e para você, enquanto freelancer, isto pode significar dinheiro perdido. Mas pense a longo prazo: descanse agora, para depois produzir com mais qualidade no futuro.

FAZER VÁRIAS TAREFAS AO MESMO TEMPO

Fazer várias tarefas ao mesmo tempo pode ser prejudicial? Já respondemos a essa pergunta neste artigo e continuamos a insistir: será sempre preferível fazer uma tarefa de cada vez. Os benefícios são vários: melhor qualidade, menos stress no trabalho e maior foco naquilo que está fazendo. Mas isso pode tornar o nosso trabalho mais demorado? Sem dúvida. Mas se voltarmos mais uma vez a pensar a longo prazo, verá que isso irá trazer maiores rentabilidade ao seu negócio.

Como fazer: Na sua lista, insira várias tarefas e preocupe-se em fazê-las uma de cada vez. Quando surgir um telefonema, um email ou algo do gênero, faça uma análise para definir as suas prioridades. Se essa tarefa demorar menos de dois minutos e for rapidamente concluída, significa que vale a pena ser realizada. Agora, se for algo mais demorado, insira-a na sua lista. Essa inserção pode ser no final ou entre outras tarefas, não há problema. Agora, o importante é mesmo não ficar constantemente parando uma tarefa para fazer outra, acabando por deixar ambas sem qualquer qualidade.

Quero só deixar uma ressalva, alertando que em alguns dias vão existir tarefas que, apesar de serem mais demoradas do que dois minutos, terão obrigatoriamente de ser concluídas naquele momento. Esses problemas surgem e tente encará-los como algo normal.

OPINIÃO FINAL

Fazer a gestão do tempo é algo complexo e muitos freelancers têm dificuldades em lidar com isso. É um problema ultrapassável mas que exige muita persistência e no fundo, conhecer-se a si mesmo e saber os seus limites. Felizmente é um problema completamente “curável”, desde que siga alguns dos conselhos que demos nas linhas anteriores.

E você, tem dificuldades na gestão do tempo? Como fez para solucionar os seus problemas?

Até já!

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