Produtividade 12/01/2011

Aprenda como dividir o seu dia em blocos de tempo

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Se tiver prestado atenção em meus primeiros artigos, irá reparar que tenho insistido muito na organização pessoal e na sua capacidade de ser eficiente no seu dia-a-dia. Optei por começar desta forma os primeiros artigos do blog por considerar que estes são pontos fundamentais para quem quiser trabalhar por conta própria. Sem eles, você pode ter a melhor ideia do mundo, mas se não a puser em prática de forma eficiente de que vale? Ser produtivo no seu trabalho como freelancer é fundamental para o seu sucesso.

Por isso no artigo de hoje vou me concentrar em mais uma técnica que me tem ajudado em muito no meu trabalho: dividir as tarefas em blocos. Ou seja, você trabalhando sozinho deve ter a capacidade de saber dividir as suas tarefas de uma maneira organizada e lógica. Isso implica não passar o tempo todo verificando o seu email, atendendo a telefonemas ou confirmar o tempo todo se já recebeu algum pagamento. Apesar de serem tarefas habituais no seu trabalho, a verdade é que elas são nada mais que interrupções na sua capacidade de trabalho.

Para que entenda melhor vou lhe dar o exemplo do sono. O sono tem várias fases. Primeiro você vai para a cama, começa a tentar adormecer e mais tarde se tudo correr bem entra num sono profundo. Agora imagine que tem o seu celular ligado. Todas as vezes que está prestes a entrar num sono profundo é acordado com uma chamada. Isso acontece seis vezes durante uma noite. Teria que atender, acordar, e depois voltar a repetir aquele ritual todo novamente. Resultado? A qualidade do seu sono não foi a melhor, o que faz com que acorde no outro dia cansado e com sensação que não dormiu bem.

O mesmo acontece no seu trabalho. Se está constantemente a ser interrompido por fatores externos à sua produção, terá que iniciar novamente a sua concentração para o trabalho, voltando ao início de todo aquele ritual. E assim chegará ao final do dia mais cansado, pois utilizou mais o seu cérebro, sem no entanto conseguir uma produção razoável. Veja quais os principais inimigos da sua concentração nos dias de hoje:

  • O email. É a maior fonte de distração para quem trabalha através da internet
  • O celular. Outra forma de perder a sua produtividade muito facilmente se atender chamadas a toda a hora
  • Sites de redes sociais. “Ah vou dar apenas uma olhada neste comentário”. Esqueça, acabou de interromper a sua produtividade
  • Correio. Para quem trabalha com encomendas, são uma grande perca de tempo
  • Reuniões. São muitas vezes desnecessárias e sem grandes interesse

Mas como posso evitar estas distrações?

Tenho uma boa notícia para si. Existem técnicas que o podem ajudar facilmente a contornar estas interrupções que podem estar a dar cabo da sua produtividade no trabalho como freelancer. Se tiver o seu negócio próprio, significa que é dono e senhor do seu tempo e que está nas suas mãos conseguir alterar esta realidade. Não se desculpe com exigências dos seus clientes. De nada adiante estar a satisfazer meia dúzia se no final de contas está a perder o essencial do seu negócio: a sua produção! Aliás, basta realizar apenas uma análise da Lei de Pareto ao seu tempo e verá que estes cinco inimigos estão a consumir grande parte das suas horas de trabalho.

Nas linhas seguintes, vou lhe dar algumas dicas de como conseguir evitá-los. Sei que algumas podem parecer-lhe um pouco radicais. Agressivas até. Mas a verdade é que hoje em dias assumimos um email ou um celular como um instrumento de trabalho. Pois são mas lembre-se: divida tudo em blocos e veja a diferença.

Email

Pode ser o seu maior aliado mas também o seu maior inimigo se não o utilizar com eficácia. A maior parte das pessoas passa o dia inteiro a ir ao email. Vai seis, sete ou oito vezes no mesmo dia, como se o mundo fosse terminar apenas porque não viu uma determinada mensagem de um cliente. Mas será que é mesmo assim? Será que irá perder tantos trabalhos assim por não ir ver o email naquele momento? Veja agora três passos para começar a perder menos 90% tempo diariamente com o seu email

  • 1º passo – Desligue todos os avisos de recepção de email, seja ele messenger ou outlook. Para resistir à tentação o melhor a fazer é não saber que ela existe. Ver que está constantemente a receber emails podem tenta-lo a ir ver o que se passa. E não diga que vai ver só um, não! A regra é não ler nenhum.
  • 2º passo – Marque determinadas horas do seu dia para ir ao email. Eu faço-o duas vezes: uma à hora do almoço e outra ao final do dia, por volta das dez da noite. E porquê não logo pela manhã?  Lembre-se que o importante é produzir, daí é determinante que comece as primeiras horas do seu dia a fazer aquilo que é estritamente necessário. Ver uma mensagem é o suficiente para perder meia-hora. Guarde para momentos que não vai ter que trabalhar depois como o almoço ou a seguir ao jantar.
  • 3º passo – Crie uma resposta automática. Sei que ainda não o tenho aqui no Escola Freelancer mas pretendo tê-lo quando o volume de correspondência começar a disparar. Desta forma, os seus cliente e leitores saberão que não devem interrompe-lo desnecessariamente e darão maior valor ao seu tempo. Confira abaixo um exemplo de um auto responder que utilizo em outros trabalhos:

Bom dia,

Atualmente estou a verificar o email durante dois momentos do meu dia: ao meio-dia e às dez da noite. Portanto, o mais provável é que não responda ao seu email fora desse período. Se tiver muita urgência, ligue para o meu contato. Tomei esta atitude para conseguir uma produção mais eficaz. Espero que compreenda.

Cumprimentos,
Luciano Larrossa

Celular

Como viu no exemplo do email, falei num contato pessoal. É importante que tenha um celular particular e outro de negócio. Para que possa manter o seu pessoal sempre consigo no caso de alguma urgência familiar e o seu de negócios pronto a atender ou não conforme as situações. Trabalhe da seguinte forma: defina algumas horas do dia para se manter contactável por celular. Durante as outras horas deixe ele no silêncio e nem sequer pense nele.

Isto fará com que não diminua a sua produtividade atendendo chamadas que pouco interesse podem ter no momento. Lembras-se que não tem que estar disponível o tempo todo. Concentre-se no essencial, a produção. Quanto ao particular, vou deixa-lo à sua escolha. Eu tenho o meu sempre à mão caso aconteça alguma urgência. Mas cada caso é um caso e se for capaz de o deixar de lado, melhor ainda!

Redes Sociais

Muitos chefes impedem os seus funcionários de irem às redes sociais como o Facebook ou o Twitter. Eu sou contra isso. Elas são uma interrupção, uma forma de o nosso cérebro aliviar a cabeça de ideias para depois voltar mais produtivo. Mas as redes sociais são mesmo isso: uma distração! Ou seja, só deve utilizá-las quando está no seu tempo de descanso.

Muitos pensam “vou só ver aquela mensagem” ou “vou só colocar umas fotos novas”. Esqueça. Lembra-se do que lhe falei sobre o sono? Se foi visitar o Facebook enquanto estava a trabalhar acabou de atender uma chamada de celular e interromper o seu sono. Vai ter que reiniciar tudo outra vez. Sou fã das redes sociais confesso. Mas aproveito as minhas horas livres para visitá-las. Nada mais que isso.

Correio

Se trabalhar com venda de produtos, o mais habitual é que todos os dias tenha que visitar os correios da sua cidade. Quantas vezes o faz? Aí está outra forma de interromper a sua produtividade. Em primeiro lugar, talvez seja melhor verificar se tem mesmo a necessidade de ir lá todos os dias. Não o poderá fazer apenas dia sim dia não? Os seus clientes perderiam muito com isso?

Se é mesmo obrigado a ir lá diariamente, estude a opção de delegar essa tarefa. Veja os custos que lhe podem causar e confira se não ganharia mais se estivesse a produzir durante esse tempo. Peça a um amigo seu que está desempregado para fazer esse trabalho por si por exemplo. Ganharia ele e ganharia você que ficaria com mais tempo para se dedicar ao seu negócio. Elimine este interruptor de tempo mal possa!

Reuniões

Detesto reuniões, sempre detestei. Acho que não faz sentido estarem dez pessoas sentadas numa mesa, a ouvir apenas uma pessoa falar. Já vou que naquele momento são dez pessoas que não estão a produzir? Se a reunião durar uma hora, são dez horas de trabalho que estão a ser perdidas! Se trabalha como freelancer, o mais certo é que alguns clientes queiram marcar reuniões consigo para falar sobre os produtos deles.Contudo, vou lhe dar algumas dicas para evitar perder muito tempo com este género de situações:

  • Veja se o assunto que vão falar não pode ser tratado por email ou telefone. Se poder faça-o através desses meios
  • Caso não possa, diga para lhe enviarem antecipadamente os assuntos a serem tratados. Permite a que você chegue preparado e que a reunião aconteça de um modo mais rápido
  • Defina uma hora para terminar. Geralmente as reuniões bem organizadas não demoram mais do que quinze minutos. O problema é que as pessoas divagam e acabam por esquecer do essencial, demorando horas no que poderia ser feito em minutos

Como tem dividido o seu dia em blocos?

A lista que referi acima pode muito bem ser responsável por perder várias horas do seu dia. Com as dicas que lhe dei, poderá transformar esse tempo em minutos, aumentando largamente a sua capacidade de produção. É determinante dividi-los em blocos, para que não perca muito tempo a iniciar essas tarefas. Se ainda não o fez está na hora de o fazer. Experimente e depois deixe-nos um comentário. Se o fazia, deixe-nos a sua experiência e o que tem feito para combater estes inimigos da sua produtividade.

Abraço e lembre-se: por vezes menos é mais!

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