Produtividade 17/03/2014

As apps que uso para aumentar a produtividade e que recomendo para você

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

A “febre” dos aplicativos parece que veio para ficar. Desde a massificação dos smartphones e dos tablets, o mundo tem conhecido milhões de apps. Atualmente, só na AppStore, estão disponíveis 1.5 milhões de aplicativos para download e só este mês de Março já foram lançadas mais de 10 mil apps.

É muita coisa!

A produtividade é uma das categorias que mais novos aplicativos recebe mensalmente. Isso é algo normal, visto que o objetivo dos smartphones, computadores e tablets é justamente poupar tempo aos seus usuários.

Foi ao ver estes números que pensei em compartilhar com vocês algumas das apps que eu uso no meu dia-a-dia enquanto freelancer. Obviamente é importante realçar que elas funcionam no MEU dia-a-dia, o que não significa que funcionem no seu. Tal como em tudo na vida, é importante analisar e adaptar à nossa própria realidade.

CleanMyMac

Parece estranho começar um artigo sobre produtividade com a app como o CleanMyMac, que tem como função manter o seu computador limpo e livre de apps/documentos que estão a mais. Pois é, mas ela é fundamental na minha organização, por vários motivos.

O primeiro é porque ao eliminar ficheiros desnecessários, o meu computador fica mais rápido, o que permite ganhar vários minutos ao longo do dia. Segundo este estudo, um computador lento pode aumentar consideravelmente o stress no trabalho, prejudicando a sua saúde…

O segundo motivo é porque ele tem uma opção para procurar por documentos que estão no meu computador há vários meses/anos. Ou seja, ele faz uma busca a partir da data da criação do documento, independentemente da sua localização.

E ao eliminar esses ficheiros obsoletos, ganho espaço no meu computador e escuso de manter o meu Mac desorganizado e sem uma estruturação lógica de pastas. O terceiro e último motivo para eu usar o CleanMyMac é porque ele dá-me uma lista dos aplicativos que tenho no computador e há quanto tempo não abro esses mesmos aplicativos.

Como trabalho constantemente para o Apptuts, sou obrigado a testar várias apps por semana e isso acabava por deixar o meu computador mais lento e desorganizado. Com o CleanMyMac, isso acabou.

Como eu uso esta app

Apesar do seu papel muito importante no meu dia-a-dia. apenas uso esta app uma vez por mês. Isso é mais do que suficiente para manter tudo organizado, até porque eu próprio tomo muito cuidado para não deixar ficheiros espalhados no computador.

No meu caso, opto por deixar um lembrete no Todoist para usar o CleanMyMac uma vez por mês. Assim, o Todoist só preciso de me lembrar: “Luciano, está na hora de usar o CleanMyMac!”. E ai eu apago todos os ficheiros e aplicativos que estão a mais no meu computador. Simples assim.

Outra função interessante do aplicativo e que eu utilizo, é um aviso para o peso da minha lixeira no computador. No meu caso, tenho definido que o CleanMyMac deve enviar-me uma notificação cada vez que a lixeira chegar aos 500MB, de forma a eu selecionar a opção para esvaziar a lixeira através do aplicativo.

O CleanMyMac pode ser baixado para Mac aqui e para Windows aqui.

Alfred

fazer busca no Alfred

Adoro o meu amigo Alfred!

Ele acompanha o meu dia-a-dia desde que foi instalado. O Alfred é uma app que permite fazer uma busca rápida por qualquer documento ou aplicativo no meu computador. Ao invés de usar o spotlight do Mac, uso o Alfred pois ele é bem mais rápido e eficaz na sua busca.

Outro ponto positivo do Alfred é que ele não ocupa espaço no meu monitor quando não estou usando ele. O aplicativo só aparece quando eu selecione um atalho específico.

Segundo as estatísticas do próprio Alfeed (sim ele também tem estatísticas!) eu uso a app em média dez vezes por dia desde a sua instalação. Sabendo que existem dias que eu nem sequer ligo o computador, está uma boa média de uso.

Como eu uso esta app

Como expliquei acima, eu uso esta app através de um atalho que tenho no meu computador. Todas as vezes que necessito de encontrar um documento, uma app ou até mesmo um número de celular, abro o Alfred e faço a minha busca.

O Alfred também é muito útil na hora de fazer cálculos matemáticos. Eu faço todas os meus cálculos a partir dele e nem sequer necessito de clicar Enter. O Alfred faz automaticamente o cálculo.

Você pode baixar esta app para Mac aqui. Para você que usa Windows, procurei por outros aplicativos semelhantes ao Alfred e o Listary é um dos melhores que encontrei.

MacJournal

Confesso que fiquei apaixonado a primeira vez que vi esta app. Ela tem como objetivo funcionar como um diário, mas pode ser usada para bem mais do que isso. O MacJournal permite organizar várias pastas com inúmeros temas e depois dividir essas pastas em sub-pastas. Para que entenda melhor vou dar um exemplo.

Esta imagem que estão vendo logo abaixo é a minha pasta para os artigos da Escola Freelancer. Ela é dividida em pequenas pastas com os vários temas que pretendo escrever no futuro.

como usar o MacJournal

A organização segue mais ou menos esta ordem:

Tema principal >>> Sub-tópicos >>> Notas relativas a esses sub-tópicos. Desta forma, sei sempre onde tenho tudo, as datas em que os ficheiros foram editados ou quantas notas tem cada pasta.

O MacJournal tem ainda outras vantagens tais como a possibilidade de marcar as suas notas por cores (uso muito isso!) ou a possibilidade de iniciar o modo de foco, onde o seu computador fica apenas com a imagem do texto que você está escrevendo, algo ideal para escritores.

A imagem que estão vendo abaixo é o exemplo deste mesmo texto escrito no MacJournal.

MacJournal com mais foco

Como eu uso este aplicativo

O MacJournal é o local onde eu escrevo todos os textos da Escola Freelancer primeiro. Ou seja, primeiro faço o texto no MacJournal e só depois é que passo para o painel do wordpress da Escola Freelancer.

Faço isso por duas razões. A primeira é porque o modo de foco diminuiu muito os meus erros de português. Com uma tela apenas focada no meu texto, a minha concentração na escrita aumenta e por consequência, os erros também diminuem.

Você deve estar pensando que isso rouba mais tempo durante a minha escrita, mas é exatamente o contrário! O tempo que invisto passando do MacJournal para o painel de escrita do blog é compensado com o aumento de foco, que impede distrações provenientes de sites e redes sociais.

O segundo motivo é porque fico com todos os textos gravados no aplicativo. Isso facilita a procura e vai ajudar-me futuramente quando quiser usar o conteúdo já escrito para criar ebooks gratuitos.

Ele serve também para eu armazenar notas, estudos e artigos que gosto de compartilhar com os meus leitores.

O MacJournal só tem dois pontos menos positivos. O primeiro é que ele custa mais de 30 dólares. O segundo é que ele grava tudo no seu computador. Ao contrário do Evernote (que vou falar logo em seguida) onde tudo fica gravado na nuvem, no MacJournal está tudo no seu computador. Ou seja, se algum dia ele estragar, você perde toda a sua informação…

Para precaver esse tipo de situações, o MacJournal sugere que você adquira um CD de forma a ter tudo sempre gravado nesse mesmo CD. Caso você pretenda o CD, terá de pagar mais 10 dólares.

Eu contorno o fato de não ter adquirido o CD fazendo um backup manual no Evernote. Quando um conteúdo é terminado no MacJournal, subo ele automaticamente no Evernote. Dá um pouco de trabalho, mas é melhor precaver do que perder tudo aquilo que já escrevi…

Você deve estar pensando: então porque razão você não faz logo tudo no Evernote? Porque considero que a melhor organização e a opção de foco total no MacJournal compensam esse trabalho de atualização natural para o Evernote. Apenas por isso 🙂

Você pode baixar o MacJournal aqui. Se você tem Windows, recomendo o Evernote.

Evernote

Este aplicativo dispensa apresentações né? Se você nunca ouviu falar do Evernote, aconselho que leia este artigo.

O Evernote também é indispensável para o meu dia-a-dia por várias razões! É lá que eu guardo todos os documentos do meu apartamento, dos meus pagamentos ao Estado ou até mesmo os emails que não quero que fiquem mais na minha caixa de entrada mas que podem ser úteis no futuro.

Ainda há bem pouco tempo usei o Evernote para organizar os medicamentos que tenho aqui em casa, mas isso fica para outro artigo…

Como eu uso o Evernote

O meu Evernote serve para coisas bem específicas, tais como:

  • Guardar documentos da casa
  • Guardar documentos do trabalho
  • Guardar documentos importantes enviados pelos meus clientes
  • Guardar artigos que já tenha no MacJournal
  • Guardar informação relevante que encontro na internet
 

Todoist

Este aplicativo dispensa apresentações aqui no blog pois já falei sobre ele neste e neste artigo.

Para quem não conhece, o Todoist é uma ferramenta simples de gestão de tarefas que sincroniza com todos os aparelhos possíveis e imaginários.

Se você quiser saber um pouco mais, confira este vídeo que o Cristiano Web gravou recentemente falando sobre as principais vantagens do Todoist.

Se está a ler este texto no seu email, confira o vídeo aqui: https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=AR-hCN0YDMA

Como eu uso o Todoist

Além da divisão de projetos que eu explico nos outros artigos, eu uso esta extensão do Todoist. Ela fica no meu Chrome e em poucos segundos consigo ver os meus projetos e tarefas por realizar. Facilita bastante a minha tarefa e não obriga a que eu tenha o aplicativo aberto o tempo todo.

Se quiser usar o Todoist basta clicar aqui.

Paymo

No outro dia li um texto num blog (não lembre ao certo em qual) que dizia que um dos piores erros do freela é não ter um Time Tracking e eu concordo com isso.

O freelancer necessita de saber quanto tempo está gastando em cada cliente. Isso é fundamental!

Confesso que a minha organização mudou a partir do momento que eu usei o meu primeiro Time Tracking, que neste caso foi o Paymo.

Ele é excelente – além de gratuito – e a sua utilização é muito simples. Basta que você crie um cliente, de seguida ligue esse projeto a esse mesmo cliente e depois é só clicar em “start” cada vez que começar a trabalhar nesse projeto. Quando finalizar clique em “Stop”.

Desta forma, é possível saber quanto foi gasto em cada projeto (ou cliente) e a partir daí entender como está sendo investido o nosso tempo.

Outro pormenor interessante é que ele gera gráficos com a nossa performance. Algo mais ou menos como isto:

horas trabalhadas Paymo

No meu caso, o Paymo ajuda bastante quando eu preciso de mostrar para um cliente que estou trabalhando demasiado tempo no projeto dele, por exemplo.

Como eu uso o Paymo

Como disse anteriormente o Paymo é bem simples. Eu normalmente acrescento clientes e projetos e depois só me preocupo em começar a finalizar tarefas. Nada mais.

Eu deixo ele no meu Dashboard, tal como demonstro na imagem abaixo:

Paymo no Dashboard

O único problema é ganhar o hábito de clicar em começar e terminar em cada uma das tarefas. Quem está começando a usar o Time Tracking, é muito normal que se esqueça de muitas vezes contar o tempo de trabalho, mas para essas pessoas também existe solução. O Paymo permite que sejam inseridas horas de trabalho de forma manual. Assim fica tudo registado!

Obviamente, que o ideal é você dar Start e Stop, garantindo que as horas ficam corretamente inseridas. É um hábito que é adquirido com muita facilidade e que vale muito a pena!

Ah e esqueci de dizer: ele funciona em todos os dispositivos e ainda tem extensões para os vários browsers!

Você pode baixar o Paymo neste link.

Skitch

Como entendo muito pouco de Photoshop, uma das minhas principais preocupações quando comecei a trabalhar pela internet era a edição de imagens.

Porém, com um pouco de pesquisa encontrei uma app que salvou a minha vida neste quesito: o Skitch. Esta app (que está disponível para Mac e Windows), é um editor de imagem para principiantes. Ele corta imagem, insere setas, textos, sublinha e permite inserir quadrados e círculos. Se quiser, poderá ainda fazer alguns desenhos nele.

É de fato bem simples e rápido e ideal para pessoas pouco instruídas na edição de imagem, como eu.

É com ele que edito todas as imagens da Escola Freelancer, incluindo as que vocês estão vendo neste artigo.

Como eu uso o Skitch

O meu uso com o Skitch é muito simples: Corto as imagens, insiro frases ou setas e depois gravo. A sua simplicidade é tão grande que não existem muitas dicas de uso que possa compartilhar com vocês.

Para baixar para Mac clique aqui e para Windows clique aqui.

Ical

Não preciso falar muito sobre esta app, está porque ela é um simples calendário. Eu só utilizo ela porque trabalho com produtos da Apple, caso contrário usaria o Google Calendar, que também é muito bom!

A dica principal que gostaria de transmitir relativamente à utilização de calendários é que eles não devem ser confundidos com gerenciadores de tarefas. Para isso use o Todoist ou qualquer outra opção. Para entender bem a diferença entre gerenciador de tarefas e calendário, aconselho que confira o vídeo que está logo abaixo:

Se está a ler este texto no seu email, confira o vídeo aqui: https://www.youtube.com/watch?v=6gN9hPVvL04&list=UUoaPk7mts4bY88NQ3Uptq3g

Extensões

As extensões são outra opção fantástica para aumentar a produtividade. Além da extensão do Todoist para Chrome, uso mais algumas. São elas:

  •  Evernote Clearly: Esta extensão deixa a página que eu estou lendo completamente em branco e preto, eliminado anúncios ou outras formas de distração. Fica apenas o essencial, que é a leitura do artigo. Isso aumenta em muito a produtividade pois não perco o foco no texto. Ele permite ainda gravar o texto no Evernote, colocar anotações e deixar comentários. Se quiser saber mais sobre ele confira este texto que escrevi em 2013.
  • Evernote Web Clipper: Mais uma extensão deste aplicativo que permite guardar a informação diretamente no Evernote, inserindo no bloco de notas e com as etiquetas que você pretenda. É muito útil para quando você encontra textos que pretende guardar para ler mais tarde ou para pesquisa futura. Uso muito isso para organizar informação exterior para os meus ebooks e palestras.
  • Google Hangouts: Para quem usa o Gtalk, esta extensão permite que você esteja online no chat sem necessariamente estar com o Google Plus ou com o Gmail abertos. Outro ponto positivo é que esta extensão fica escondida no seu browser e só abre quando você está tendo uma conversação com alguém.
  • Power Editor: É com esta extensão que acesso o Power Editor para fazer anúncios no Facebook. Já falei sobre esta extensão aqui e aqui.

Se você quiser aprofundar um pouco mais o seu conhecimento sobre este tema, aconselho que leia o texto que escrevi com as extensões do Chrome e extensões do Mozilla para aumentar a produtividade.

Esta aqui é a melhor app de todas…

Eu adoro escrever sobre apps e adoro falar sobre elas, no entanto, existe uma app que eu jamais desprezo: o meu cérebro.

Sem ele, tudo aquilo que eu falei anteriormente simplesmente não funciona!

Atualmente, muitas pessoas pensam que os aplicativos são a solução final para aumentar a sua produtividade.

Isso acontece porque existe muito marketing ao redor de uma app, e esse marketing muitas vezes transmite a mensagem de que aquela app é a solução de todos os nossos problemas de organização ou de gestão de tempo…

Isso não existe!

As apps são, no máximo, uma forma de melhorar a nossa organização, mas grande parte do segredo do nosso sucesso está na nossa disciplina profissional, nos nossos métodos de trabalho.

Que depois, obviamente, podem ser complementados com estes aplicativos…

O segredo para ser produtivo está na base, ou seja, em você mesmo.

Quem depositar toda a sua fé numa melhoria de produtividade num simples aplicativo, só estará enganando o seu inconsciente…

E você, que apps usa? E quais recomenda?

Deixe um comentário e vamos conversar um pouco!

Abraço,

Luciano Larrossa

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