A produtividade é daqueles temas que mais me motiva a escrever, pois pode mudar radicalmente as nossas vidas. E o meu gosto por ajudar os leitores do blog a conseguirem fazer um maior número de tarefas com menos stress gira em torno disso mesmo: porque ele também mudou a minha vida. Tudo começou há bem pouco tempo, com o livro 4 horas por semana do Tim Ferris. Desde essa leitura, comecei a acreditar que toda aquela falta de organização do meu dia-a-dia seria capaz de ser resolvida. Estudei mais sobre o assunto, lendo tudo o que podia sobre a Técnica de Pomodoro, a Lei de Pareto ou a Lei de Parkinson. Todas elas com dicas extremamente valiosas, que adaptadas a cada caso, podem mudar realmente o seu modo de trabalhar como freelancer.
Outro dos métodos que tenho estudado recentemente são provenientes do livro Zen to Done. Este conceito resulta do autor do blog Zen Habits e tem o intuito de ajudar as pessoas a simplificarem um pouco mais a sua vida, conseguindo fazer mais tarefas de um modo menos estressante. Leo Babauta é o autor da página que conta com mais de 230 mil subscritores e milhares de visitas por dia. O blog conta, também, com vários livros, entre os quais o Zen To Done. Esta obra, apesar de estar a ser comercializada, conta com uma versão gratuita, que foi traduzida por português pelo Lucas Teixeira, com as devidas autorizações do Leo Babauta. O livro pode ser lido neste link e aconselho vivamente que dê uma olhada.
Em que consistem os Zen Habits?
Tal como no meu caso, a ideia dos Zen Habits surge pelo fato de o autor ser bastante desorganizado e ter melhorado a sua produtividade com alguns dos métodos que descreve no blog. Mas ao contrário de muitos outros sistemas, os Zen Habits focam-se principalmente na simplicidade das tarefas e no foco em realizar essas mesmas tarefas, dando prioridade àquelas que têm maior relevância no seu dia-a-dia em detrimento de outras menos importantes. Algumas delas estão contidas no meu artigo sobre as 7 dicas para organizar o seu dia de forma eficiente.
Logo no início do livro, o autor aconselha a que tente realizar um hábito a cada mês, para que chegue ao final de um ano (mais ou menos), com todas as mudanças necessárias na sua vida. E é nesta dica que a meu ver os Zen Habits têm o seu maior ponto a favor. Enquanto outros métodos aconselham a que troque de um só vez os seus maus hábitos, este livro diz-lhe para alterar um por mês. Este ponto tem duas vantagens:
- Interioriza os hábitos mais facilmente: Se tentar mudar completamente a sua vida de um dia para o outro, o mais certo é que consiga fazê-lo durante uma semana e que depois desista. Ao tentar alterar um por mês, acaba por interiorizar estes hábitos, tornando-os parte da sua disciplina pessoal e do seu dia-a-dia.
- Evita uma mudança mais brusca: Ao alterar um hábito de cada vez, mais facilmente você vai assimilar estas suas novas atitudes. Se lhe pedisse de um momento para o outro para organizar a sua agenda, manter a sua caixa de email vazia ou organizar o seu ambiente de trabalho, talvez você começasse a pensar duas vezes antes de realmente mudar a sua rotina. Ao fazer um a um, começa a acreditar que essa mudança realmente é possível.
De seguida, veja os 10 pontos descritos no livro Zen to Done e como eles podem ajudar no seu dia-a-dia de freelancer:
1. Capture
Este primeiro hábito tem sido bastante referido por mim e é também um dos pontos principais do Zen To Done. O hábito “capture”, não é mais do que ter um local bem definido para anotar todas as ideias que surgem ou guardar todos os números de telefone que surgem. O objetivo é mesmo evitar que aponte tudo em qualquer local ou que chegue ao final do ano sem saber dos papéis para pagar os seus impostos. O autor sugere que use um simples bloco de notas para escrever tudo o que acontece no seu dia-a-dia. Depois, quando chegar a casa em frente ao computador, coloque tudo na sua lista principal de tarefas, seja ela uma agenda ou uma ferramenta para tomar notas. O importante é que tenha um pequeno bloco de notas (no livro é definido como “caixa de entrada”) que ande sempre consigo.
Leo Babauta indica este método pois assume que o nosso cérebro é perito em se esquecer das coisas quando mais precisamos delas e se lembrar quando essas mesmas ideias já não têm qualquer utilidade. Ele refere mesmo que levemos o nosso bloco de apontamentos para todo o lado, seja para uma loja ou para um jantar, pois não sabemos quando pode surgir alguma ideia ou tarefa para apontar.
2. Processe
Depois de adquirir o hábito de apontar tudo o que faz, você deve estar se perguntando: o que fazer com toda esta informação? É neste ponto que começa a ação. Ou seja, não deixe as coisas acumularem na sua caixa de entrada. Uma ou mais vezes por dia, passe toda essa informação que tem anotada para a prática. Deixar as coisas acumularem é adiar as tomadas de decisão. Se você fizer as coisas imediatamente a seguir a descarregar a sua caixa de entrada, as tarefas não vão acumular. É como aquela pessoa que deixa “para amanhã” para esvaziar a sua caixa de email. Quando vê, tem centenas de email acumulados.
O autor aconselha que tenha o mínimo de caixas de entrada possíveis. Por exemplo, veja onde guarda todos os seus papéis, quer sejam eles do trabalho, as contas da casa papéis relacionados com a sua família. Tente reduzir isso ao mínimo, sem perder a organização como é óbvio. Quanto menos caixas de entrada tiver, mais produtivo será. Veja como o Leo Babauta aconselha que processe as suas tarefas:
- Processe de cima para baixo: Comece pelo seu primeiro item da caixa de entrada e tome uma decisão imediata sobre o que vai fazer.
- Remova: Se não precisar desse item, jogue-o fora para não incomodar mais.
- Delegue: É essencial que seja você fazendo isso? Se não for, delegue.
- Faça: Se demorar menos de dois minutos, faça essa tarefa imediatamente.
- Defina para mais tarde: Se demorar mais que dois minutos, faça-a depois.
- Arquive: Se vir que lhe vai fazer falta no futuro, arquive imediatamente. Não deixe para”arquivar mais tarde”. Faça-o no momento.
- Não deixe em situação nenhuma um item na sua caixa de entrada: Trabalhe em cada item até que a sua caixa de entrada esteja completamente vazia. Repito, completamente!
- Repita este processo: Se tem mais do que uma caixa de entrada, repita este processo em todas as outras. Defina sempre um momento do dia para o fazer.
3. Planeje
Quantas vezes não chega ao final do dia com a sensação de que realmente trabalhou muito, mas que pouco fez realmente importante? Isso acontece porque não define quais são as suas tarefas realmente importantes para fazer. O Zen To Done sugere que liste três TMI’s (grandes Rochas do dia) que são aquelas tarefas mesmo indispensáveis para que o seu dia possa ser considerado de produtivo. O autor aconselha que esses sejam os trabalhos que faz logo ao início do dia, para que não existem desculpas para que não sejam cumpridas. É claro que vai fazer outras tarefas, caso contrário seria muito difícil ganhar dinheiro apenas com três tarefas. Mas estas são aquelas que realmente fazem toda a diferença.
Em vez de ficar à espera que o destino escolha como vai ser a sua vida, você passa a definir como você quer que seja a sua vida. Mas como funciona isso? No início da semana, defina o que você realmente quer para essa semana. Coloque em cada dia essas três principais tarefas. Aquelas que realmente o vão ajudar a chegar ao final dessa semana com a sensação de que realmente evoluiu. É claro que poderá ter que adaptá-las conforme forem surgindo outras prioridades.
4. Faça
Planejar tudo o que vai fazer é muito bonito, mas não se esqueça de um coisa: é preciso realizar essas tarefas. O Zen To Done defende que você deve fazer uma tarefa de cada vez, em vez de pensar em ser multitarefas. Por isso, quando tiver alguma das suas TMI’s, não deixe que o interrompam, quer seja o email ou uma notificação no Facebook. Veja como deve fazer:
- Defina uma TMI: Escolha uma tarefa importantes e foque-se nela. Decida até quando a deve fazer. Se será até ao final dessa mesma tarefa ou durante um período de tempo.
- Elimine todas as distrações: Antes de começar, feche ou elimine tudo aquilo que o possa desconcentrar.
- Cronometre: Ao por um período de tempo, cria pressão para finalizar o trabalho o mais rápido possível. Se quiser saber como fazer, leia o meu artigo sobre as 10 coisas que pode fazer no seu negócio em apenas cinco minutos, pois tem lá uma extensão que pode ajudá-lo nesta parte.
- Interrupções: Se por uma determinada razão alguma coisa o interrompeu, anote na sua caixa de entrada para realizar mais tarde. Não tente fazer tudo ao mesmo tempo.
É claro que vão existir momentos em que parar é inevitável. Quando isso acontecer, anote onde parou e guarde todos os documentos que necessita numa pasta, para que quando voltar esteja pronto a trabalhar em poucos segundos. O autor também aconselha a fazer intervalos de vez em quando ou “dar uma recompensa” a si mesmo quando terminar a tarefa.
5. Sistema confiável simples
Para conseguir manter a produtividade, é importante que crie um sistema que lhe permita ser regular durante muito tempo ou até mesmo para o resto da vida. Para isso, Leo Babauta aconselha que crie listas, para que possa manter as suas tarefas organizadas. Por exemplo, crie as listas @trabalho, @pessoal, @fora, @ligações ou @espera. Isto serve para que cada uma não interfira na outra. Assuntos do trabalho, guarde num local apenas dedicado ao trabalho. E faça o mesmo para as outras listas. Isto ajuda a que consiga definir o “modo” em que está, evitando que problemas com o trabalho, interfiram na sua vida pessoal, por exemplo.
Utilizar ferramentas como o Evernote são exemplos simples de como organizar as nossas listas. Lá, você grava tudo o que precisa sobre esses tópicos. O autor também aconselha a que dê uma olhada em cada uma dessas listas uma vez por dia, para que não se esqueça do que tem para fazer.
6. Organize
Se está constantemente à procura das chaves do carro ou do seu celular, você tem um problema claro de organização. O ponto número seis do Zen To Done tenta ensinar isso mesmo: a colocar cada coisa no seu lugar. O autor refere que a melhor forma para fazer isso mesmo é ter um sistema bem organizado. Ele sugere que antes de colocar qualquer coisa, seja ela um casaco ou umas simples chaves, faça o seguinte pensamento: “Este é mesmo o lugar dela?”. Se não, trate já de deixar no local que definiu.
Leo Babauta refere que as transições são mesmo o principal problema. Ou seja, quando você termina uma tarefa e depois começa outra. É nesse período de tempo que surge a oportunidade de deixar algo fora do local que depois vai prejudicar a sua organização no ambiente de trabalho. Ficam abaixo alguns pontos interessantes:
- Mantenha as superfícies planas limpas: Jamais jogue algo para cima de uma mesa ou de um sofá. Nesse momento, volte a retirar o que jogou e deixe no devido lugar. Nunca quebre esta regra.
- Tenha etiquetas: Em todos os locais, tenha uma etiqueta a dizer o que é para deixar lá.
- Avalie: Periodicamente, avalie a sua organização e veja o que poderia retirar para que possa melhorar ainda mais a sua produtividade.
7. Revise
Com o passar do tempo, o foco no seu objetivo acaba por se perder, pois todos nós somos humanos e nunca seremos máquinas de organizar tarefas. Mas para evitar isso, surge o sétimo hábito, que não é mais do que um incentivo a que, semanalmente, reveja as suas metas e o que tem feito para as alcançar. No domingo, avalie o que fez para conseguir atingir a sua meta anual. Quais foram os seus progressos e o que fez para estar um passo mais próximo. Ficam aqui cinco dicas de como o fazer:
- Revise as suas metas de curto e longo prazo: Revise as suas metas de vida. A partir desse objetivo, nomeie uma que queira concluir até final do ano. Só uma, para que se consiga entregar completamente. Se escolher demais, acabará por perder o foco.
- Revise as suas anotações: Ao seguir o primeiro hábito, irá anotar tudo o que surgir. Verifique se não deixou nada para trás como tarefas por fazer ou números de telefone por anotar.
- Revise o seu calendário: Olhe pro seu calendário da semana passada pra ver se tem alguma coisa que precise ser movida pra frente, ou se alguma coisa gerou novas tarefas que precisem ser feitas.
- Revise suas listas: Por mais listas que tenha, é importante verificar se todas elas estão organizadas.
- Defina sua meta semanal: Se conseguiu concluir as suas tarefas, está na hora de pensar em novas.
8. Simplifique
Quando pensar em listas, esqueça aquelas coisas enormes que você costuma ler em livros de gestão de tempo, pois o resultado ao final do dia será a não conclusão da maioria delas, fazendo com que fique desmotivado no trabalho. Muitas listas grandes significam falta de prioridade e isso é um verdadeiro problema. Leo Babauta refere que devemos simplificar ao máximo a nossa lista de tarefas. Veja os passos chave para fazer isso:
- Elimine: reserve um pequeno período para eliminar todas as tarefas que não considerar mesmo necessárias. O objetivo é colocar o menor número possível
- Saiba o que é essencial: A melhor forma de definir o que é essencial é pensar se essa tarefa ajuda você a chegar ao seu objetivo final.
- Simplifique os compromissos: Pense em quantos projetos você tem. Realmente precisa de todos eles? É importante você aprender a dizer não, para que possa concentrar no essencial. Por mais que queiramos, não podemos fazer tudo.
- Simplifique seus fluxos de informação: No artigo que escrevi sobre o fato de ser ignorante pode ajudá-lo a ser mais produtivo, falei que só deveria prestar atenção a notícias ou livros que realmente fizessem a diferença para a sua vida. O autor refere o mesmo. Que deve eliminar toda a sua entrada de informação de coisas que não vão contribuir para o seu objetivo final.
- Revise semanalmente: A sua lista de tarefas irá aumentar durante a semana. Por isso revise, de modo a eliminar o máximo que conseguir.
- Concentre-se no que tiver maior valor: Foque-se naqueles objetivos a longo prazo e que realmente vão mudar a sua vida. Elimine o resto.
- Agrupe tarefas pequenas: Tal como referi no texto sobre como dividir o seu dia em blocos de tempo, Leo Babauta também aconselha que faça as suas tarefas menores em grupo, de modo a perder menos tempo.
9. Defina rotinas
O seu dia-a-dia pode muitas vezes parece caótico caso não tenha rotinas. Elas fazem com que tenhamos controle do dia, em vezes de andarmos atrás de coisas que aconteçam. Você desenha o seu futuro e não espera que o desenhem. O autor sugere que se definam tarefas para se realizar, tanto a nível do trabalho ou particular. As tarefas que aconteçam todos os dias, como ir ao email ou esvaziar a caixa de entrada, devem ter uma hora específica para serem feitas.
O mesmo deve acontecer com as coisas que acontecem duas a três vezes por semana. O passo final será testar mesmo todas essas rotinas. Será que deu certo? Preciso de diminuir o número de tarefas ou posso aumentar? Isto ajudou a ficar mais perto do meu objetivo?
10. Encontre a sua paixão
Apesar de ser a última, considero esta uma das mais importantes. Quanto maior for a sua paixão naquilo que está a fazer, menor será a probabilidade de adiar tarefas ou perdendo tempo no Facebook. Se não está no emprego certo e não encontra motivação, você não estará apenas a tomar uma má opção: estará mesmo a não aproveitar todo o seu potencial. Ficam aqui algumas dicas deixadas pelo autor de como você poderá encontrar a sua paixão:
- Você ama fazer alguma coisa? Se tem alguma coisa que o faz levantar de manhã da cama com mais vontade, essa será a sua verdadeira paixão. Com certeza existem várias formas de você conseguir rentabilizar esse trabalho.
- Sobre que assunto passa várias horas lendo? Já tentou ver o que o atrai mais para ler? Será sobre WordPress ou HTML 5? Geralmente, você só vai ler por vontade própria se realmente amar isso.
- Brainstorm: Se você ainda não tem nenhuma ideia, pegue numa folha de papel e pense na primeira coisa que lhe vem à cabeça. Anote tudo e depois tire conclusões.
- Pergunte: Faça questões às outras pessoas do que elas acham que será a sua verdadeira paixão. Quanto maior for o número de possibilidades que lhe derem, mais fácil será de escolher.
- Faça um teste: Se não tem certezas do que poderá dar certo, o melhor é fazer um teste primeiro. Faça isso a part-time ou como um hobby. Isto porque muitas vezes pensamos que é a nossa paixão, mas depois acabamos por ver que a realidade não é mesmo essa.
Nem todos encontramos a nossa paixão à primeira. Exista quem já nasca com ela à frente dos olhos, enquanto outros têm que a procurar. O mais importante é mesmo ser muito persistente e ter consciência que ela não surge sempre de um modo natural. Por vezes temos de ser nós a ir atrás da nossa paixão, ajudando a construir o nosso futuro.
Minha opinião sobre os Zen Habits
A palavra “perfeito” poderia ser a que melhor caracteriza este método. Não apenas porque nos ajuda a ser organizados, mas porque também torna bastante simples o fato de passarmos de pessoas desorganizadas para pessoas realmente produtivas. O modo como divide os objetivos, dando um para cada mês, faz com que torne possível um maior número de pessoas melhorarem a sua performance no trabalho. Para quem pensa que não conseguiria deixar de ser desorganizado, os Zen Habits estão aqui para demonstrar realmente o contrário.