É bastante usual receber comentários no blog sobre leitores que não conseguem manter o foco enquanto trabalham no computador. Os motivos são vários: demasiado tempo no Facebook, ficar sempre verificando o email ou visitar sites que pouco interessam para o seu dia de trabalho. A internet é um mar de tentações e é relativamente fácil você perder o foco enquanto está a fazer o seu trabalho de freelancer. Já dei a conhecer aqui alguns hábitos que você pode ter para evitar essas situações, como o fato de definir objetivos ou fazer uma tarefa de cada vez.
Mas a verdade é que nem todos os profissionais conseguem ter esta capacidade de ficarem focados no essencial e esquecerem o resto. Em alguns casos, torna-se necessário utilizar ferramentas que possam ajudar na concentração ou que o ajudem a recordar de todas as tarefas. E é sobre esse tema que iremos falar hoje. Nas próximas linhas, vou dar a conhecer alguns softwares que podem ser bastante úteis na hora de escolher as suas prioridades, definir metas ou organizar a sua agenda on-line.
1. OMNIFOCUS
É dos softwares mais conhecidos e mais completos no mercado. Apesar do seu preço elevado (79 dólares), o OmniFocus pode ser uma grande ajuda na hora de organizar o seu dia de freela. O sistema é baseado no método Get The Things Done de David Allen e divide o seu dia em várias tarefas, que depois depois vão sendo eliminadas conforme forem resolvidas. Além disso, essas tarefas podem ser agrupadas por pastas (trabalho, vida pessoal ou email) e pode “riscar” as tarefas quando eles estiverem concluídas. Para quem é fã de Iphones ou Ipads, o OmniFocus também conta com uma versão disponível. De realçar, ainda, que o aplicativo conta com uma versão de teste, na qual poderá experimentar todos os seus benefícios.
2. REMEMBER THE MILK
Este aplicativo teve como objetivo principal fazer com que o seu fundador não esquecesse de buscar o leite pela manhã, mas acabou sendo mais do que isso. O Remember The Milk é outra ferramenta que pode ajudá-lo a manter a organização, bastando para isso que adicione tarefas e retire-as quando estiverem concluídas. O log-in pode ser feito através da sua conta no Gmail e pode sincronizar as suas tarefas com o Iphone, Ipad, Android ou até fazer perguntas através do Siri.
3. EVERNOTE
É daqueles sites básicos e que você consegue ter tudo lá. Tem uma ideia para um artigo? Aponte-a. Tirou uma foto com o celular, gostou e quer passá-la para um site? Faça isso no Evernote. Este site não é mais do que um bloco de notas na internet. Esta ferramenta para frelancers é gratuita (apesar de ter uma versão premium) e poderá colocar lá quase tudo o que quiser. O bom é que ainda por partilhar no seu Facebook ou enviar para o email o que quiser.
4. ASANA
O seu nome tem uma origem bastante peculiar. Asana é uma posição de yoga e tal como seria de esperar, tem o objetivo de relaxar e aumentar a concentração de quem a pratica. Foi baseado nestes dois princípios que o Asana surgiu. Este software é bastante semelhante ao OmniFocus, mas mais focado nos trabalhos em grupo. Tal como seria de esperar, permite que você aponte tarefas e separe-as com “taggs” bem definidas. É grátis e ainda por cima conta com aplicativos para celulares.
5. TOODLEDO
É das ferramentas mais antigas mas continua a ser bastante útil nos dias de hoje. Foi das primeiras que utilizei e ainda recomendo, apesar de ficar um pouco atrás das anteriores. Mesmo assim, ainda compensa para quem quer uma opção grátis. Este software conta também com uma versão pro, que permite a utilização de sub-tags, visualização de estatísticas ou a colaboração de outros trabalhadores.
6. RESCUE TIME
O Rescue Time é a minha ferramenta de eleição para conseguir saber onde realmente anda a gastar o seu tempo. Com um site bastante simples, esta plataforma faz uma análise de todas as janelas que tem abertas no seu computador, criando posteriormente um relatório no qual diz quanto tempo perdeu em cada site. E isso tudo está disponível no site do Rescue Time a qualquer hora. Contudo, o software envia também um email todo o final de semana com um relatório completo de onde você andou a perder todo o seu tempo durante os dias de trabalho.
7. TODO
Direcionado apenas para os fãs do Mac, o Todo funciona num sistema de Cloud Computing, permitindo que tenha acesso às suas tarefas em qualquer computador, tablet ou celular do mundo. Ele é bastante semelhante ao OmniFocus na organização, apesar de ter um design um pouco menos atraente. Conta com uma versão de teste de 14 dias, tendo depois um custo de 20 dólares por ano para ter acesso continuo. Vale a pena o investimento.
8. TODO.TXT
Nascido em 2006, o Todo.txt é o mais simples possível: trabalha num arquivo TXT e fica inserido na DropBox. Deste aplicativo, não espere um design apurado, mas sim uma facilidade imensa em acrescentar tarefas, dar prioridades ou alterar a sua estrutura através de qualquer computador ou sistema informativo. Mais simples que esta ferramenta era impossível. A única desvantagem é custar dois dólares, mas torna-se um valor irrisório comparado com aquilo que oferece.
9. ASTRID
Completamente grátis, o Astrid permite que você organize tarefas, defina prioridades, acrescente notas ou ainda que partilhe informação com outros utilizadores. É relativamente fácil de usar e tem um login simples, podendo criar sua conta em poucos segundos através do Facebook ou Gmail. O Astrid funciona tanto em utilizadores de Iphone como em Androids.
10. ORCHESTRA
Se você é daqueles profissionais que dá muita importância ao design de uma ferramenta, o Orchestra é para si. De todos os softwares apresentados, este é o que mais se destaca nesse aspecto. Contudo, o Orchestra é mais direccionado para grupos, apesar de poder ser utilizado a nível individual. De resto, contém todas as outras funções habituais de um aplicativo deste género. Além disso, ainda é grátis.
11. DOIT.IM
Tem vindo a melhorar nos últimos anos, principalmente a nível de apresentação. Uma das suas principais vantagens é o fato de poder sincronizar com computador, celulares ou tablets, num sistema de Cloud Computing. É completamente grátis e conta todas as funções esperadas de um aplicativo do gênero.
12. PRODUCTEEV
A Producteev é mais uma ferramenta para conseguir gerir projetos em grupo, tal como o Asana. Tal como seria de esperar para um aplicativo coletivo, funciona com qualquer software. O seu ponto forte é a boa integração com o email.
QUE FERRAMENTAS VOCÊ UTILIZA?
Neste artigo nomeei algumas das melhores ferramentas existentes no mercado, para que possa gerir as suas tarefas de forma eficaz e sem muito stress. Aconselho que escolha uma ou duas e que faça testes. É a melhor forma de saber qual delas é mais adequada para o seu trabalho. Você até pode utilizar mais do que uma ao mesmo tempo. Eu, por exemplo, utilizo o Evernote e o Rescue Time. Mas ultimamente também tenho experimentado o OmniFocus. Acredito que só fazendo testes podemos chegar a níveis elevados de produtividade.
E você, que ferramentas utiliza? Algum destas faz parte da sua rotina? Conte a sua experiência aos outros leitores e diga-nos qual prefere!
Abraço e bom trabalho