Ferramentas 24/01/2012

13 agendas para organizar o seu dia da melhor forma

Luciano Larrossa Publicado por Luciano Larrossa

Para manter a organização e com isso aumentar os seus níveis de produtividade, nada melhor que uma agenda. Utilizo-a há alguma tempo e já não consigo viver sem ela. Além de fazer com que não me esqueça do que tem combinado, ainda permite que o seu cérebro se concentre naquilo que tem de fazer no momento. No artigo com dicas para organizar o seu dia de forma eficiente, referi que para conseguir fazer uma maior número de tarefas, necessita de apontar tudo o que vai fazer. E que esse deve fazer parte da sua rotina. Este hábito, permite que se sinta livre para se concentrar na tarefa que está a fazer naquele momento.

No post de ontem, falei-lhe do prejuízos de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Uma agenda tem uma grande colaboração nesse hábito. Apenas ela pode nos impedir de ficar pensando no que vamos fazer amanhã ou durante a tarde. Escreva aquilo que tem para fazer e tire isso da sua mente. Ultimamente, tenho tentado trocar a minha agenda de papel por uma no computador, visto que agora passo mais tempo na frente do monitor do que no exterior. Por isso, hoje vou lhe dar a conhecer 13 agendas que pode utilizar para organizar o seu dia. Algumas são online, outras podem trabalhar no computador sem uma ligação à internet.

1. iCal

A agenda de eleição da Apple. Tal como qualquer aplicativo desta empresa, a simplicidade é a sua imagem de marca. Uma pessoa que o comece a utilizar, em poucos dias fica a conhecer todos os seus pormenores. A forma fácil como se consegue agendar as tarefas é outro ponto a favor. Aconselho vivamente a utilização a quem tem um Mac. Permite ainda sincronizar com o iPhone ou iPad.

2. EssentialPim

Ao contrário da apresentada acima, conta com outras funcionalidades além da agenda. Com o EssentialPIM, você tem uma lista de tarefas, lista de contatos e um bloco de notas. Das agendas gratuitas, é considerada das melhores a nível mundial. O seu visual simples torna fácil a sua navegação. Quanto à lista de tarefas, pode parecer um pouco estranho uma opção estar incluída numa agenda que por si só, já permite a inclusão de tarefas para um determinado dia. Mas em pouco minutos de utilização ficará a perceber o porquê desta opção, que foi criada para ser utilizada em situações de maior emergência.

3. Tecnobyte

Com um design um pouco mais “antigo”, o Tecnobyte é uma agenda muito mais prática que as anteriores. É dedicado àquelas pessoas que não gostam de perder muito tempo a analisar uma nova ferramenta. Além disso, quem tiver dificuldades com o inglês tem aqui um software completamente traduzido. Outra das suas grandes vantagens é o fato de contar com alarme para lhe recordar dos aniversários e dos compromissos.

4. Speed Agenda

Tal como o nome indica, esta agenda tem o objetivo de ser o mais rápida e funcional possível. Por isso, conta apenas com quatro funcionalidades: agenda de compromissos, despertador, agenda telefônica e bloco para anotações. Para quem detesta estar procurando um contato por ordem alfabética, esta agenda conta com uma barra de pesquisa bastante útil, que lhe pode ajudar a poupar muito tempo no seu trabalho. Infelizmente, o design é bastante antigo e pouco atrativo para o usuário. Outro dos seus problemas é a janela principal, que fica o tempo todo em primeiro plano. Contudo, este pormenor também pode se tornar uma vantagem, caso queira estar sempre de olho nos seus compromissos.

5. Agenda Nova Era

Apesar de termos uma agenda, é normal que certos compromissos nos passem ao lado, apenas porque nos esquecemos de ir consultar as nossas anotações. Com a Agenda Nova Era, ela estará sempre presente no ambiente de trabalho do seu computador, lembrando cada vez que você tem alguma tarefa para realizar. Resumindo: básica mas eficiente. Apenas disponível para Windows.

6. Noto Personal Organizer

Para quem quer ter um misto de uma agenda física e de uma agenda eletrônica, esta é a melhor opção. O Noto Personal Organizer conta com todos os pormenores, desde separadores, virar de página ou um calendário. Se quiser personalizar, tem seis temas à sua escolha. Quem gostar daqueles adesivos com várias cores, esta agenda permite que marque os eventos mais importantes com as cores que quiser. Infelizmente, conta apenas com uma versão de teste de trinta dias, tendo depois um custo de 40 dólares.

7. Google Agenda

Tal como em qualquer coisa que existe na internet, o Google tem de ter uma palavra a dizer. O Google Agenda está um pouco longe de ser das melhores opções, mas conta com uma grande vantagem: pode sincronizar com o Gmail. Outro dos pontos positivos é o fato de possuir atalhos, que permitem avançar ou retroceder no tempo. O menu esquerdo apresenta um calendário para agendar compromissos e a opção para a criação de novas agendas. O que se torna bastante interessante para quem tem mais do que uma conta de email.

8. Kalendra

Este programa com mil e uma funcionalidades: agenda, álbum de fotos, despertador, servidor de email, importador de endereços, entre outras coisas. Comparativamente com outras opções, esta parece ser a que conta com mais funcionalidades. Contudo, alguns utilizadores têm tido problemas na utilização de todas as ferramentas disponíveis, deixando algumas críticas. Uma das principais vantagens é que permite a personalização da agenda, podendo alterar o visual através do através do HTML.

9. Art Easynoter

Tal como o Noto Personal Organizer, esta agenda tem um aspecto bastante semelhantes a uma agenda física. Habitualmente, quem trabalha com esta ferramenta fica maravilhado. É de fácil funcionalidade, contêm bastantes recursos e é um ficheiro com pouco peso, podendo facilmente ser transportado numa pendrive. A sua característica de destaque é provavelmente o reminder. Esta opção permite que você guarde uma tarefa e no momento de ser realizada, ela manda um aviso com o nome da tarefa que você tem de fazer. E mais: o software abre automaticamente o que você necessita de fazer. Imagine que tem de fazer um artigo no Word. Basta dizer ao Art Easynoter qual é e ele abre o documento Word por si, na hora que escolheu.

10. Agenda Permanente

Uma agenda dedicada a quem pretende aumentar a sua produtividade. O seu forte não é o gerenciamento de tarefas, mas sim o de contatos telefônicos e cobranças. Ideal para freelancers que precisem de gerir melhor a ligação com os seus clientes. Permite que envie cartas personalizadas, impressão de etiquetas, emails, entre outras coisas. Para cada pessoa cadastrada, o freela poderá controlar as contas à pagar e a receber de cada uma delas. Todas as pessoas físicas e jurídicas serão cadastradas dentro de grupos definidos por vocês. Aconselho vivamente a quem tenha dificuldades em controlar as suas cobranças.

11. Elefante

É das que está há mais tempo no mercado (desde 1997) e isso tem um motivo: a sua utilização simples. Completamente em português, permite que você tenha acesso em qualquer lugar pois funciona num sistema de cloud computing. Além disso, pode verificar o que tem para fazer através do seu celular. É completamente gratuita.

12. Comquest Memo-Rex

Esta agenda com um nome estranho, conta com um grande número de opções. Vejamos algumas:

  • Aviso de chegada de emails
  • Agenda de compromissos
  • Lista de contato
  • Livro de anotações
  • Relógio Cuco
  • Dicionário online
  • Pesquisa na Web
  • Lembra os seus aniversários
  • Frase do dia

Todas estas opções, fazem do ComQuest uma excelente escolha para quem gosta de ter várias funções na sua agenda.

Qual tipo de agenda é o seu favorito?

Enquanto escrevia o artigo, fiz uma pequena pergunta aos fãs da página no Facebook da Escola Freelancer, a quem agradeço a participação desde já. A maioria deles respondeu que prefere uma agenda física. Nada contra, pois cada um deve sempre tentar encontrar uma forma para se sentir confortável para trabalhar.

Recentemente tenho procurado essa mudança (da física para a digital) e sinceramente tenho alcançado bons resultados. Mas isso só acontece porque, há algumas semanas, tenho passado mais horas à frente do computador do que fora dele. Como disse nas dicas para organizar o ambiente de trabalho, uma das formas para manter o meu local de trabalho limpo é armazenando tudo no computador. Se será essa a melhor solução no caso da agenda? Ainda não tenho certezas quanto a isso, mas nada melhor do que irmos fazendo testes e procurar sempre a máxima produtividade.

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