Profissionais que trabalham em escritórios ou em home office (isso inclui freelancers e profissionais autônomos em geral) têm encontrado uma dificuldade no que diz respeito ao gerenciamento de tempo. É bastante comum ouvir colaboradores dizerem a seus colegas que estão sem tempo, que não conseguiram concluir as tarefas do dia, de maneira que deverão levar o trabalho pra casa, ou, então, deverão chegar mais cedo no escritório no dia seguinte para que possam entregar qualquer tipo de demanda.
Na maioria das vezes em que isso é observado, o diagnóstico é: postergação. Ao receber um e-mail, respondê-lo no mesmo momento parece ser uma atitude óbvia, mas quando a mensagem ali inserida depende de alguma ação, a resposta fica para mais tarde e é atropelada por várias outras mensagens e outras demandas recebidas com o passar das horas. Essa primeira atividade ficará em stand-by e, consequentemente, existe alguém (possivelmente o remetente do e-mail), que depende dessa resposta para continuar com suas atividades diárias. Isso gera um círculo vicioso em que as tarefas não são realizadas por qualquer motivo, menos por falta de tempo.
Considerando que a maioria das pessoas tem uma carga diária de oito horas de trabalho (saiba aqui o porquê de isso não ser o mais lógico), é difícil entender como as tarefas não são feitas em tempo hábil. As aplicações de escritório, em sua maioria, contam com a utilização de um smartphone e de um computador – esse é o principal motivo que faz com que os aplicativos e ferramentas online, que potencializam maneiras de organizar e executar as tarefas, sejam tão utilizados no mundo todo. Além de organizar as tarefas para executá-las, é possível compartilhar uma lista de atividades, prazos e descrições.
O que é o Método GTD?
O método GTD (Getting Things Done ou fazer as coisas, em tradução livre) é um aliado tanto de profissionais autônomos, quanto de profissionais que trabalham de maneira mais tradicional em escritórios e têm horários determinados diariamente. Esse é o método que indica algumas verdades sobre fazer as atividades do dia a dia com excelência e em tempo hábil. Quando uma atividade pode ser realizada em até 2 minutos, ela deve ser feita na hora em que foi identificada como uma atividade em potencial. Quando a atividade deve ser delegada, o ideal é inseri-la em um sistema em que essa atividade possa ser visualizada por quem está delegando e por quem deve executá-la, de maneira que fique pendente até que seja realizada por completo. Ferramentas online e aplicativos para smartphones com opções de integração são os principais aliados de quem quer aderir ao método GTD e tornar sua vida mais fácil.
Esse método foi criado David Allen, que lançou um livro que chegou ao Brasil com o título “Produtividade Pessoal – A Arte da produtividade sem stress”, obra que preza pela realização das tarefas diárias (sejam elas profissionais ou não) com o auxílio de ferramentas online e offline que tornam a organização do que deve ser feito ainda mais eficiente. O método GTD é dividido em quatro etapas, que devem ser seguidas para que a organização seja bem sucedida: Coleta, Processamento, Ação e Revisão.
Segue abaixo um fluxograma para ilustrar de forma mais clara o funcionamento do método. Se tiver alguma dúvida não hesite em deixar um comentário no final do post:
O fluxograma preza por identificar quais são as tarefas executáveis e qual atitude deve ser tomada no caso de essa tarefa necessitar ser delegada ou definida posteriormente. Em vez de seguir somente a intuição, o usuário do GTD é incentivado a tomar consciência de suas ações de maneira que alcance mais clareza, expansão, expressão, exploração e energia em todas as suas atividades.
1.Aplicativos para fase de Coleta
Tudo o que está em sua cabeça, que deve ser feito, lembrado e realizado, deve ser registrado em uma caixa de entrada (muitas pessoas utilizam um caderno básico). Nessa caixa de entrada, a coleta de todas as informações que estão pendentes deve ser registrada e, nessa etapa, tudo deve ser considerado, desde as atividades profissionais, pessoais e domésticas. O ideal é que a separação das informações dessa fase seja feita em datas. Abaixo compartilho algumas opções de aplicativos para essa fase:
1. WorkFlowy: 
Uma excelente ferramenta de coleta de ideias e criação de listas é Workflowy, que tem como slogan “organize seu cérebro”. Através do WorkFlowy você poderá transferir tudo que está na sua cabeça para essa lista online, de forma que você consiga registrar e organizar tudo, sem deixar passar nada. É possível criar listas por categorias e separações que fazem com que tudo seja organizado em áreas de responsabilidade, que auxiliam na hora de definir as prioridades e executar tarefas. Essa ferramenta está disponível através da web, mas também oferece o aplicativos para iOS e uma versão mobile para os usuários de outros sistemas.
2. Google Keep: Uma excelente novidade que o google lançou esse ano é o Google Keep. Rival do Evernote, o serviço permite que você crie notas e listas de tarefas com áudio, imagem e até mesmo os “post-its” virtuais. Disponível para o Chrome e Android (4.0 ou superior), o aplicativo é totalmente customizável, pois possibilita que as notas, figuras e fotos sejam personalizadas com até oito cores diferentes e ainda oferece a opção de transcrever a fala em texto, incorporando o áudio original à nota. Para começar, é necessário que você tenha uma conta Google, além de acesso ao Drive.
3. Pocket: Este é um aplicativo desenvolvido para que você não deixe nada de interessante passar em branco, deixando armazenado tudo que você viu de interessante na web ou até mesmo aquilo que deseja ler posteriormente. É um aplicativo multiplataforma que funciona em seu smartphone, tablet ou até mesmo em seu Pc ou Mac. Todo seu conteúdo salvo é sincronizado automaticamente entre todos dispositivos, e ainda é possível utilizar e ler seus arquivos mesmo sem uma conexão de internet ativa (offline). O Pocket também oferece extensões para os navegadores Chrome e Firefox para salvar o conteúdo com apenas um clique.
2.Aplicativos para fase de Processamento
Essa é a fase em que as ferramentas de “o que fazer” deve ser acionada. É o momento de examinar todos os inputs recolhidos na fase anterior e decidir quais os significados, objetivos e que compromissos queremos estabelecer para cada um deles. Existem várias ferramentas gratuitas e online, que podem ser integradas entre o computador, celular e outros dispositivos móveis, para que sejam visualizadas com mais facilidade.
4. MindMeister: A técnica de mapas mentais é um dos recursos mais eficientes para conseguir organizar as ideias de uma forma mais clara. Isso porque ela contribui diretamente com a cognição e a memorização. O aplicativo auxilia também no desenvolvimento do trabalho, pois permite que vários colaboradores em diferentes lugares possam desenvolver o mesmo mapa, auxiliando nos trabalhos que deve ser realizados de forma colaborativa. Entre as funções do aplicativo Mindmeister está a possibilidade de adicionar links, comentários, tarefas, ícones, relacionar os itens do mapa, inserir itens multimídia e anotações. O app pode ser alterado também via SMS e por email, e todas essas modificações feitas são salvas automaticamente. O app está disponível para iPhone, Ipad e Android, além da versão web.
5. SimpleMind: Está é uma excelente ferramenta disponível para Android, iOS, Windows e Mac, que oferece ao usuário todos os recursos necessários para a criação de mapas mentais. Com ele, você será capaz de estruturar uma ideia fazendo com que tudo que a envolva esteja interligado de alguma forma. Independente da plataforma usada, o SimpleMind oferece comandos acompanhados de ícones representativos de sua função, o que simplifica o uso mesmo com a aplicação disponível apenas no idioma Inglês.
6.Evernote: O Evernote é um dos aplicativos mais conhecidos e utilizados no mundo todo e não poderia faltar aqui nesta lista. O app permite o armazenamento de diferentes conteúdos, como fotos, desenhos, áudios e vídeos. Através dele podemos organizar as ideais em cadernos utilizando o mesmo conceito de mapa mental. Os cadernos podem ser os troncos principais e os sub-troncos ramificamos em notas. Com isso visualmente você pode perceber o quão relevante é uma informação. O aplicativo está disponível para baixar de forma gratuita para Android e iPhone, porém ele também oferece uma versão premium com alguns recursos adicionais.
3.Aplicativos para fase de Ação
É a hora da verdade. Para que os objetivos de toda a organização sejam alcançados, é necessário que tudo que foi coletado e processado seja executado. Para que isso aconteça, David Allen, criador do método GTD, defende que realizar as tarefas em ordem é uma das maneiras mais eficientes para que tudo seja feito de acordo com o tempo disponível. Por isso, é extremamente importante elencar a importância de cada uma das atividades e de sua realização em tempo hábil.
7. Remember The Milk: É um aplicativo que prioriza a criação de listas de tarefas através de uma interface muito intuitiva e divertida. Você organiza quantas listas precisar e da forma que você quiser, de uma maneira muito rápida e fácil. Ele está disponível para todas as plataformas de smartphones e oferece integração também com serviços de e-mail, evernote, sms e mensagens instantâneas para que você não esqueça nada mesmo.
8. Todoist: Uma das melhores opções de aplicativos para aumentar a produtividade. Trata-se de uma plataforma para gerenciar atividades, muito fácil de organizar e que pode ser utilizada em todos os dispositivos. Sua interface é intuitiva e simples, e o aprendizado de todas as funções é rápido. Conta com duas versões para baixar, uma paga e outra gratuita, porém as duas possuem funcionalidades muito úteis e podem ser baixadas no seu Android, iPhone ou Ipad.
9. Wunderlist: Este aplicativo funciona muito bem para priorizar a ordem das atividades. Além do mais ele conta com um formato de lista e ainda oferece a possibilidade de compartilhar as tarefas com outras pessoas, tudo online. A sua estrutura permite que cada usuário do aplicativo possa organizar a sua vida de forma simplificada tirando partido das suas funcionalidades.O Wunderlist é um app que funciona para iOS, Android, Windows, Kindle e também via Web.
10. Asana: Considerado como um dos melhores gerenciadores de projetos em equipe do mercado, Asana oferece inúmeros recursos para gestão de tarefas compartilhadas, funcionando quase como um quadro de afazeres no qual estão dispostos os projetos, as atividades a serem realizadas e os participantes que estão incluídos na questão. Disponível para Android e iOS o aplicativo oferece uma interface organizada em três partes: hoje, o que está por vir e os sem data definida. Em todas, são apresentadas uma lista de tarefas a serem cumpridas, com detalhes, texto e dados para serem utilizados em sua realização.
4.Revisão
Essa é uma fase que não depende especificamente de qualquer aplicativo. Seja qual for os apps que esteja utilizando, é o momento em que usuário do GTD vai observar se suas ações estão sendo feitas com sucesso, ou seja, que estão sendo executadas de acordo com os prazos determinados. Na verdade essa parte de análise e revisão pode ser feita diariamente, semanalmente ou ocasionalmente, dependendo da quantidade de atividades registradas, coletadas, processadas e é claro, executadas.
Conclusão
O uso de aplicativos com funcionamento online em diversas plataformas de sistema facilita que as atividades sejam revisadas independente do lugar em que se está. O fato de tudo funcionar online e ser integrado com outros widgets faz com que estar sempre a par de suas próprias tarefas fique muito mais fácil e rápido. Encontre o melhor app para organizar suas tarefas, siga os passos indicados pelo método GTD e descubra novas maneiras de vencer suas demandas com qualidade!
E vocês leitores, já conheciam ou têm alguma experiência com o método GTD? O que acharam dos aplicativos? Quais aplicativos vocês utilizam? Deixem seus comentários abaixo.
Um forte abraço,
Thiago Sanches